Kdo dává najevo, že je téměř trvale pracovně zaneprázdněn, je dobrým signálem, jak takového nepříliš výkonného člověka rozpoznat. Většinou na svou zaneprázdněnost také navenek upozorňuje, nebo si na ni i pokrytecky stěžuje.
Hledáte loajální zaměstnance? Inzerujte online přes webové rozhraní portálu jobDNES.cz. |
Když se ho zeptáte, jak jeho práce na určitém úkolu pokročila, dozvíte se většinou, co vše již vykonal a kolik času na něj vynaložil. Pokud jde o člověka ve vedoucí funkci, sdělí vám navíc často i to, kolik týmů či komisí k řešení úkolu vytvořil, jak pilně se tyto týmy scházejí či kolik písemných podkladů již vytvořily.
Časté jsou odpovědi tohoto druhu především u lidí, jejichž práce je „papírová“, tedy administrativní či řídící. Často se tak s nimi setkáváte ve veřejném sektoru. Udýchaní politici či vyšší úředníci nás téměř denně ubezpečují, jak intenzívně se určitému úkolu věnují a kolik schůzek či jednání již k němu uspořádali.
Společným jmenovatelem těchto a podobných odpovědí je, že o tom, nač jsme se ptali, tedy jakých výsledků tito lidé dosáhli, nic neříkají. Často i proto, že žádné nemají. Informují nás proto o tom, na co jsme se neptali. A to o rozsahu nejrůznějších aktivit, které úkol vyvolal. Vynaložená práce, a možná i úsilí, na straně jedné, a dosažené výsledky na straně druhé, jsou často dvě zcela různé a odlišné věci. Neměli bychom je proto vzájemně zaměňovat.
Pokud jsme manažery, měly by nás odpovědi tohoto typu zneklidnit a daným lidem věnovat napříště větší pozornost.
Jak přežít ve světě korporací, aby vás nenahradil někdo snaživější |
Zaneprázdněnost jako módní trend
K nejčastějším reakcím na otázku: „Jak se vám daří?“ patří podle akademických výzkumů odpovědi typu: „Mám toho v poslední době hodně“, „Nestíhám“ nebo „Přál bych si mít trochu více času.“ Dlouhodobé studie ve vyspělých zemích ukazují navíc i to, že „časová chudoba“ či „tyranie pracovní zaneprázdněnosti“, jak je tento problém barvitě nazýván, s postupem let roste.
Mnohé výzkumy, zabývající se podrobnějším sledováním zaneprázdněnosti, poukazují však i na to, že příčinou naší rostoucí zaneprázdněnosti není vždy jen zvýšený počet úkolů a náročných termínů. Důvodem je, že zaneprázdněnost je „trendy“. Navíc vyhovuje i některým psychologickým sklonům, které nás občas provázejí.
Jan Urban
|
Jedním z hlavních důvodů, proč je zaneprázdněnost považována za důležitou, je mýtus, který ji mylně chápe jako jednu z nejdůležitějších cest k úspěchu. „Chcete být úspěšní? Pak se připravte na to, že budete muset být velmi zaneprázdnění, říká.
Zaneprázdněnost jako taková ve skutečnosti k žádným pozoruhodným výsledkům nevede. Spíše je jen příčinou zvýšené únavy, snížené výkonnosti, snížené schopnosti přijít s něčím novým, a prvým krokem k vyhoření. Předpokladem vyšší produktivity je totiž často snížení počtu hodin, které práci věnujeme.
Sklon dávat najevo svou zaneprázdněnost vychází i z určitých módních trendů. Je veden snahou vytvořit o své zaneprázdněnosti zdání a jako zaneprázdněný člověk působit. A to přesto (či právě proto), že aktivity, které nás zaneprázdňují, nic podstatného nepřinášejí.
Ruku v ruce s těmito módními trendy však ke skutečné či předstírané zaneprázdněnosti přispívá i převažující společenský názor (ve skutečně ale spíše iluze), že zaneprázdnění lidé jsou společensky důležití a je třeba je chápat jako vážené osobnosti. Zaneprázdněnost se tak stává symbolem společenského statutu, a to i v případě, že daní lidé staví svou údajnou zaneprázdněnost jen záměrně na odiv.
Mnohdy je to i kvůli tomu, že hlavní příčinou jejich zvýšené zaneprázdněnosti je, že na svou práci nestačí nebo si ji nedokážou správně zorganizovat.
Psychologické příčiny zaneprázdněnosti
Ke sklonu některých lidí dávat najevo zaneprázdněnost, aniž by cokoli významného produkovali, přispívají i tři psychologické okolnosti.
Tou prvou je sklon lidí preferovat činnost před nečinností. Nepostihuje všechny a nepůsobí vždy, je však poměrně rozšířený. Prokázaly jej pokusy, které daly lidem v určitém čase na výběr, zda nechtějí dělat nic, nebo zda chtějí mít možnost vykonávat určitou činnost. A to i za cenu, že šlo o činnost, která nikam nevede. Příkladem bylo opakované skládání a rozebírání určitého předmětu. Výzkum ukázal, že většina lidí dávala přednost možnosti druhé.
K obdobným výsledkům vede i sklon zaměstnávat se činnostmi, jejichž hlavním cílem je vytvořit si alibi, že „něco“ vykonáváme. Činnosti spadající do této kategorie bývají označovány jako zaneprázdňující. Jejich jediným smyslem je usnadnit nám, abychom jiné činnosti, většinou podstatně důležitější, ale i náročnější a méně příjemné, odkládali do budoucna. Tedy přesvědčit sami sebe, že určité důležité činnosti neodkládáme proto, že jsme líní, ale že jsme zaneprázdněni činnostmi jinými. Dokladem je, že lidé, mající k odkládání sklon, dokážou být v jiných oblastech velmi aktivní. Problémem ale je, že zaneprázdňující činnosti, které vykonávají, k ničemu podstatnému nevedou.
Proč je naše vůle důležitá a jak ji můžeme posílit, radí psycholog |
Třetí a často i nejzávažnější psychologickou okolností, mající sklon naše zaneprázdnění podporovat, je zjištění sociální psychologie, které říká: „Čím více lidé na určité věci pracují, nebo v minulosti pracovali, tím více si jí i jejího výsledku váží.“
Jde o princip označovaný jako „ospravedlnění vlastního úsilí“. Jeho podstatou je, že výsledek práce, které jsme věnovali značný čas a úsilí, je téměř automaticky chápan jako hodnotnější. Hodnota, kterou mu přikládáme, souvisí totiž především s časem, který jsme na něj vynaložili.
Za hodnotnou či dobře odvedenou práci může tak, v souladu s tímto principem, být považována i práce, jejíž objektivní hodnota je jen nevelká, nebo dokonce velmi malá.
Uvedený princip vynaložené úsilí ospravedlňuje a podporuje. Působí nejen tehdy, když vynaložená práce k ničemu nevedla, nebo postrádala jakýkoli význam, ale dokonce i tehdy, kdy provedená činnost nic nepřinesla ani nám osobně. Jedním z paradoxních důsledků tohoto principu, který občas mohou zneužít i někteří zaměstnavatelé, je, že lidé si umí s odstupem času ospravedlnit i náročnou práci, která žádný hmotný prospěch nepřinesla ani jim samotným. Ve zpětném pohledu se totiž domnívají, že se muselo jednat buď o práci osobně velmi zajímavou, nebo společensky významnou.
Vyjádřeno jinak: „Čím větší množství času a úsilí na určitou věc lidé vynakládají, tím větší význam dané činnosti přikládají. A to bez ohledu na její skutečný dopad.“
Firemní kultura zaneprázdněnosti
Kultuře zaneprázdněnosti, tedy sklonu vykonávat činnosti bez ohledu na jejich přínos či hodnotu a oceňovat zaneprázdnění na úkor produktivity, mohou ke své škodě občas propadnout i firmy.
Pět typů toxických vůdců, kteří umí zničit i dobrou firmu |
K hlavním projevům, vedle vysokého zaneprázdnění lidí, patří zaměňování práce za její výsledky. Dále také přizpůsobování práce jednotlivým lidem nebo týmům i vysoký počet nejrůznějších schůzí a papírových aktivit, které brání zaměstnancům vykonávat produktivní práci. K dalším důsledkům této kultury patří zvýšený důraz na dodržování zavedených pravidel a postupů, bez jakéhokoli zkoumání jejich efektivity.
K nebezpečným důsledkům této kultury patří především sklon nevěnovat se kvůli „vysokému zaneprázdnění“ úkolům potřebnějším či novým. Pokročilejší fáze této kultury, spíše však choroby organizace, je spojena se ztrátou její schopnosti bránit jednotlivým lidem, aby nepřenášeli svou zaneprázdněnost a nízkou produktivitou na druhé. Výsledkem této choroby je, že dochází ke snižování výkonnost organizace jako celku.
Pokud máte podezření, že zaneprázdněnost hrozí i vám, položte si několik otázek:
- „Jsou všechny činnosti, které pravidelně vykonávám, skutečně důležité?“
- „Neprovádím je jen proto, že je mám v oblibě, aniž by mi něco podstatného přinášely?“
- „Jde o činnosti, ze kterých mají užitek i naši zákazníci či další části naší organizace?“
- „Nejde o činnosti, které jsou motivovány jen snahou být zaneprázdněný, nebo tak navenek působit?“
Jak s kulturou zaneprázdněnosti bojovat
Problémem organizací, postižených kulturou zaneprázdněnosti je, že tato kultura má značnou odolnost a setrvačnost. Nižší produktivita ani snížená schopnost inovovat totiž řadě pracovníků nevadí. A ti, kteří na ni poukazují, mohou být snadno označeni za nevýkonné či dokonce líné.
Radikální cestou, jak se s touto kulturou vypořádat, je většinou kritický pohled na odměňování. Pro jednání lidí v organizacích platí totiž známé jednoduché pravidlo: „Vykonávají to, za co jsou placeni!“ Pokud je platíme za výsledky, získáme výsledky. Když je odměňujeme za činnosti, získáme činnosti. A to včetně těch, které žádné výsledky nepřinášejí?
