1. Nejtěžší úkoly řešte jako první
Udělejte si jasnou představu o plánovaných pracovních úkolech, které je třeba za celý týden vykonat, a promyslete si odpovídající časový harmonogram pro jejich splnění.
Odkládáte úkoly na neurčito? Možná jste prokrastinátor. Otestujte se |
Těžké nebo nepříjemné pracovní úkoly neodkládejte na později, stejně jim neutečete. Lepší bude, když se jim budete věnovat hned ráno, kdy jste svěží a odpočatí. Nejprve dokončete jeden úkol, pak se pusťte do dalšího. Buďte přitom realisté. Málokdo je schopný odpoledne soustředěně pracovat déle než tři nebo čtyři hodiny v kuse. Budete pomalí a v práci zůstanete zase přesčas.
Nenechte se zahltit množstvím úkolů, které se nedají zvládnout. Naučte se říkat stop v momentě, kdy cítíte, že vám práce přerůstá přes hlavu.
2. Nereagujte na každý e-mail
Mobilní technologie a internet nám umožňují být v kontaktu neustále. Pokud však potřebujete něco koncepčního udělat, každé vyrušení vás vytrhne ze soustředění a dalších skoro deset minut pak podle průzkumů trvá, než se znovu zaberete do práce. Proto se naučte občas nebýt „na příjmu“. Svět se nezboří, když nebudete okamžitě reagovat na každou zprávu.
Čtěte také |
„Přijde-li vám za den například třicet e-mailů a odpověď na každý z nich vám zabere více než pět minut, strávíte jen dopisováním přes dvě a půl hodiny svého pracovního času. A ten vám bude samozřejmě chybět. Příchozí poštu proto zběžně prohlédněte a odpovídejte podle priorit. E-maily, které lze vyřídit do dvou minut, řešte okamžitě, zbytek si rozplánujte,“ doporučuje Jan Dvořák z Počítačové školy Gopas.
3. Porady a schůzky řešte efektivněji
Velkým žroutem času jsou pracovní schůzky a jednání. Podle průzkumu, který uskutečnila společnost Verizon, zaberou průměrnému zaměstnanci různé porady a schůzky až 37 % času, což je asi devět hodin týdně. Jak zvýšit efektivitu pracovních schůzek, aby čas na nich strávený byl vynaložený účelněji? Pokud to jde, snažte se vyhnout neefektivním schůzkám, nebo je omezte na maximálně jednou týdně. Zároveň buďte na schůzku či poradu připraveni, aby proběhla v co nejkratším čase.
Cestovní náklady, ale především čas šetří například i videokonference pořádané místo klasických porad. „Podle studie společnosti Verizon se náklady vyjádřené v počtu pracovních hodin jednotlivých zaměstnanců snižují až o dvě třetiny ve chvíli, kdy meeting probíhá přes videokonferenční techniku,“ říká Andrej Hronec, odborník na komunikační techniku ze společnosti Audiopro.
4. Pozor na prokrastinaci
Jestliže strávíte v pracovní době půl hodiny denně na sociálních sítích nebo aplikacích typu Viber či Messenger, za měsíc promarníte klábosením s přáteli deset hodin. A to je víc než jeden standardní pracovní den, který si budete muset nahradit přesčasy. Na druhou stranu, pokud máte klíčové úkoly splněné a cítíte se unaveni, může jít o skvělý způsob relaxace.
Co dělat, když schází energie? „Prvním krokem je přijmout realitu a říct si, co s tím chcete dělat. Například vás otravuje nějaká administrativní činnost: buď můžete až do důchodu brblat, nebo se s tím smíříte a naučíte se dělat otravnou práci automaticky. Pak na to nemusíte myslet a už vás to tak neobtěžuje,“ navrhuje řešení psycholog Tomáš Vašák.
