Tři osvědčené zásady, jak se vyhnout pracovnímu stresu z termínů

aktualizováno 
Stresuje vás, že máte před sebou úkol s pevně stanoveným termínem, o kterém víte, že je šibeniční? Nebo se umíte vystresovat sami tím, že se pustíte do práce až v momentě, kdy termín hoří? Podle psychologa Jana Urbana nemusí být stresující žádný termín, ani ten nejnáročnější. Stačí dodržovat tři základní zásady.

Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

Stres, který je s termíny spojen, totiž nemusí plynout z nich samých. Často pramení spíše z toho, jak k termínovaným úkolům přistupujeme.

1. zásadaČas je třeba odhadnout realisticky

Jestliže si stanovujete své termíny sami, stávají se stresujícími především proto, že nejste schopni správně odhadnout čas, který budete na vykonání úkolu potřebovat.

Čtěte také

Často se totiž domníváme, že úkol spojený s určitým termínem, je jednoduchý, a nebude s ním příliš práce. Máme proto tendenci „přidělit“ si na něj méně času, než by bylo žádoucí, nebo pracovat pomaleji, než je třeba. A to často až do chvíle, kdy se termín nebezpečně přiblíží.

Pomoci může, když zvážíte, kolik času jste na podobné úkoly potřebovali v minulosti, a pro jistotu „trochu“ přidáte. Orientačně můžete vyjít z toho, že úkoly většinou trvají zhruba dvakrát déle, než očekáváme. K realističtějšímu odhadu potřebného času pomůže někdy i to, když přistoupíte k úkolu jako novému či neznámému. Zdají-li se nám totiž určité činnosti známé, stává se naše představa o jejich časové náročnosti méně přesná. Čas potřebný k dokončení úkolu tak můžeme podcenit, například tím, že na úkolu začneme pracovat později, než je třeba.

2. zásadaTermíny nejsou vždy „svaté“

Jestliže vám termíny pro dokončení úkolu stanoví někdo jiný, například nadřízený nebo zákazník, je situace složitější. Když je vám ale jasné, že termín dokončení úkolu je nerealistický, pokuste se jej změnit. Váš vedoucí totiž nemusí mít o náročnosti úkolu zcela jasnou představu a ke kratšímu termínu ho může vést snaha předat úkol svým nadřízeným dříve, než je skutečně třeba.

Vyjednávat o změně termínu můžeme například s odvoláním na to, že „v rámci úkolu bude třeba provést činnosti A, B a C, o nichž lze realisticky předpokládat, že budou trvat tak a tak dlouho, pokud ovšem vše půjde dobře“.

Když dodáte, že byste raději na úkol měli dostatek času, abyste ho nemuseli uspěchat, je velmi pravděpodobné, že se vám termín podaří posunout a úkol vás tak nebude stresovat.

3. zásadaČas je třeba správně rozvrhnout

Pokud je termín stanoven pevně, je třeba si čas, který na úkol máte, správně rozvrhnout. Stanovte si tedy, kolik času mu budete věnovat a kdy a jak dlouho na něm budete pracovat.

Jan Urban (1953)

  • Autor publikací Přestaňte se v práci stresovat a Jak lépe naložit s časem.
  • Věnuje se personálnímu a manažerskému poradenství a firemnímu vzdělávání.
  • Je absolventem VŠE Praha a Filozofické fakulty UK, obor psychologie práce a řízení.
„Platy některých státních úředníků, především těch vedoucích, u nás patří k...

Například když máte úkol odevzdat do týdne, můžete se rozhodnout, že mu věnujeme 35 hodin. Poté si úkol třeba rozdělte do dílčích kroků, kterým realisticky přiřadíte určitý čas. Tyto kroky by pak ve vašem plánu měly získat v následujících dnech prioritu.

Dílčí kroky si přitom naplánujte na dobu, kdy jste schopni pracovat s maximální výkonností (je to zpravidla 2–3 hodiny dopoledne a 2–3 hodiny odpoledne) a kdy nás v práci nikdo příliš nevyrušuje.

Když nic nepomáhá

Pokud tyto zásady dodržujete a váš stres spojený s dodržováním termínů trvá, zkuste si položit několik otázek:

1. Nesnažím se své úkoly vykonávat příliš dokonale, možná dokonaleji, než je zapotřebí?
Termín vás může stresovat jen proto, že se toho v daném čase snažíte vykonat více, než je nutné. Je možné, že náš nadřízený či zákazník by dal přednost včasnému odevzdání práce i za cenu jejího méně dokonalého provedení. U každého úkolu je proto třeba ověřit, zda správně chápete jeho priority.

2. Pracuji skutečně natolik efektivně, jak bych mohl?
Je možné, že některé části úkolu byste mohli delegovat na někoho jiného. Možná by se daly použít i lepší nástroje nebo rychlejší způsob, jak práci vykonat. Můžete se proto pokusit zeptat některého kolegů, pracujících na podobných úkolech, zda postupují podobně jako vy.

3. Nemám sklon určité činnosti odkládat nebo se při jejich provádění nechat zbytečně vyrušovat?
Je-li tomu tak, je namístě zamyslet se nad tím, co vás k tomu vede, a pokuste se sklonu k odkládání čelit.

4. Nesnažím se pracovat příliš dlouho bez přestávky?
Úkoly s náročnými termíny nelze vykonávat, aniž byste práci občas přerušili. Práce bez přestávky totiž zpravidla není efektivní: naše produktivita při nepřerušované práci vždy postupně klesá. Přestávku lze vyplnit jakoukoli jinou činností, která by vám však neměla bránit vrátit se k práci po krátkém čase.

Jestliže tyto otázky zcela nepomohou, a termíny jsou pro vás i nadále stresující, zbývá poslední pravidlo:
Před prací se zhluboka nadechněte, uvolněte, připomeňte si, co všechno jste již pro provedení úkolu úspěšně vykonali, o které své schopnosti se můžete opřít a pusťte se do práce. Pomůže i to, když si uklidíte stůl či pracoviště, odstraníte z něj vše, co v danou chvíli nepotřebujete a zaměříte se na práci jako takovou. Tedy nikoli na termín, který před vámi stojí.

Autor:

24. - 25. 5. proběhnou volby do Evropského parlamentu v České republice.
Celkem kandiduje 39 uskupení. S výběrem vám může pomoci volební kalkulačka.
Inventura hlasování zjistí, ke kterému současnému poslanci máte nejblíže.

Nejčtenější

Jak vyjít se sociopatem na pracovišti a jak ho spolehlivě rozpoznat

Sociopat - ilustrační foto

Podle mezinárodních odhadů spadá do kategorie sociopatů zhruba každý pětadvacátý. Je proto velmi pravděpodobné, že se s...

Žebříček 10 nejlepších bankovních běžných účtů. Pořadí se mění

Ilustrační snímek

Banky dál vylepšují běžné účty a snaží se neztratit své klienty. Ve spolupráci s analytiky Scott & Rose a odborným...

Karetní realita: PIN na šupině, kartu dala synovi, účet vysál kolega

Ilustrační snímek

Platit kartou Čechy baví. V digitálních platbách jsme dokonce na špici v Evropě. Používáme je doma i v cizině a platíme...

Dostal výpověď pro nadbytečnost, firma přitom inzeruje volná místa

Ilustrační snímek

Zaměstnavatel nám může dát výpověď jen z důvodů vyjmenovaných v zákoníku práce. Co ale dělat, když výpovědní důvod...

Podnikal a tloustl. Drasticky shodil 33 kilo a změnil si tím život

Stanislav Petříček

Stanislav Petříček začal podnikat a přibývat na váze. Během roku vystřídal pět velikostí kalhot. Pak začal mít strach,...

Další z rubriky

Mzdy rostou, někde raketově. Kdo dostal letos přidáno nejvíce

Ilustrační snímek

Lektorkám, jeřábníkům, manažerům hotelů a dalším profesím se od Nového roku zvedají platy o tisíce měsíčně. Zato...

Podnikal a tloustl. Drasticky shodil 33 kilo a změnil si tím život

Stanislav Petříček

Stanislav Petříček začal podnikat a přibývat na váze. Během roku vystřídal pět velikostí kalhot. Pak začal mít strach,...

Své razítko by měl mít každý, říká grafička. Prodala jich už tisíce

Lída Kejmarová si ze své záliby udělala zaměstnání a je spokojená.

Zdánlivě zapomenutá razítka začínají být opět v kurzu, a to nejen proto, že šetří čas, ale dokážou vtisknout dané věci...

Navýšení rodičáku nestačí. Kapacita mateřských škol je zoufalá!

Navýšení rodičáku nestačí. Kapacita mateřských škol je zoufalá!

Kurzy.cz V poslední době se hojně hovoří o plánovaném navýšení rodičovského příspěvku o 80.000 Kč. Ten by měl pomoci maminkám zv...

Najdete na iDNES.cz