Premium

Získejte všechny články
jen za 89 Kč/měsíc

Pronajměte si virtuální kancelář. Budete stále k zastižení

Drahé pronájmy a stále dokonalejší technika, to je důvod, proč některé firmy nechávají lidi pracovat z domova. A to třeba i asistentky, bez jejichž stálé přítomnosti nebylo donedávna možné si chod kanceláře představit.

Především ženy s dětmi ocení možnost pracovat z domova. Ilustrační foto. | foto: Profimedia.cz

I toto může být recept na krizi: pošlete zaměstnance domů, vybavte je potřebnou technikou a vyděláte na tom. Ušetříte za nájemné a zejména ženy s dětmi budou při práci z domova spokojenější.

Každá firma sice musí mít sídlo, ale to už dneska lze snadno zajistit díky takzvaným virtuálním kancelářím. Ty sice v Česku i v zahraničí začaly vznikat kvůli tomu, aby firmy mohly mít sídlo na lukrativnějších adresách, zejména v hlavních městech, ale nyní začínají mít i jiné, mnohem praktičtější využití.

Dvě místnosti pro desítky firem

Slovo virtuální neznamená, že kancelář neexistuje. Jde o to, že jeden prostor a adresu si pronajímají desítky či stovky firem a díky společnému sdílení jsou jejich náklady mnohem levnější. Je to v podstatě jako internetová kavárna, využijete ji, jen když potřebujete.

Pokud například máte stavební firmu, která každou chvíli staví na jiném místě v republice, adresa virtuální kanceláře vám poslouží jako sídlo, zatímco vaše skutečná kancelář ve stavební buňce se stěhuje s vámi zrovna tam, kde stavíte.

"Virtuální kancelář zajistí i základní servis - přijímání a předávání pošty, přepojování telefonních hovorů a třeba i jednání s úřady," říká Rostislav Gallo, ředitel společnosti KancelarPlus, která tyto služby nabízí. Přestože tedy bydlíte v Brně a zrovna stavíte v Karlových Varech, ani vy a ani vaše asistentka nemusíte jezdit do Prahy, kde máte oficiálně sídlo. "Virtuální" asistentka vám každý den naskenuje přišlou poštu a jednou měsíčně originály odešle na adresu, kde se zrovna pohybujete.

Když nejste k zastižení

Právě přijímání pošty bylo hlavním důvodem pro firmu Raves LMT, která se specializuje na zemní práce, proč využít služeb KancelarPlus. "Největší výhodou virtuální kanceláře pro nás je dostupnost pošty, působíme po celé České republice a potřebujeme být mobilní. Protože nepracujeme na jednom místě, jen těžko bychom kontrolovali přišlou poštu. Dopisy za nás virtuální kancelář převezme a pošle nám je do mailu," říká Darina Pátková z Raves LMT.

"Navíc, pokud nám třeba kurýr přiveze nějakou náhradní součástku do nákladního automobilu, vždy je v našem sídle někdo, kdo ji převezme," dodává. Podle ní to však není jediná výhoda. "Díky virtuální kanceláři má Raves LMT prestižní sídlo v Praze. Navíc si díky ní můžeme dovolit mít spojení i na pevnou linku, nejen na mobil," poznamenává.

Vyplatí se to?

Mezi zákazníky KancelarPlus jsou tradičně kromě řady stavebních firem také internetové obchody a spediční společnosti. "V srpnu jsme ale zaznamenali změnu, neboť zájem o virtuální kancelář začaly projevovat firmy, které se rozhodly zrušit kancelář, nebo si musely pronajmout menší prostory, kde ale pro ně není možné mít sídlo," říká Rostislav Gallo.

Lenka Rendlová ze společnosti Regus, která virtuální kanceláře také pronajímá, k tomu dodává: "Virtuální kancelář může využívat prakticky kterákoliv firma, i když třeba pro průmyslové podniky se přirozeně hodí méně, jelikož jejich zaměstnanci potřebují být v kontaktu s výrobou. Velké korporace také jen tak nezruší svá sídla a nepřevelí všechny zaměstnance domů, nicméně částečné využití najít mohou."

Zatímco pronájem kanceláře vyjde třeba na 20 až 30 tisíc korun měsíčně, základní sazba za virtuální kancelář se obvykle pohybuje od několika set zhruba do dvou tisíc korun. Odvíjí se samozřejmě podle toho, na jaké adrese je sídlo: například Praha 13 zpravidla vyjde levněji než atraktivní Praha 1.

Finální cenu pak ovlivní i to, na jak dlouho podepíšete smlouvu a jaké služby si kromě zřízení sídla anebo třeba přijímání pošty objednáte. Virtuální kanceláře totiž - pokud si to budete přát - podají i daňové přiznání nebo zajistí účetní poradenství. "Můžeme i zajistit právníka a s plnou mocí firmy vyřídit i různé úřední záležitosti," dodává ředitel KancelarPlus.

Například virtuální kancelář Prague Business Office nabízí i zajištění překladů a poradenství při startu nového podnikání.

A když pak náhodou potřebujete kvůli nějakému obchodnímu jednání kancelářské prostory, rezervujete si čas a virtuální kancelář zajistí konferenční místnost nebo i skutečnou kancelář. Stejně tak je k dispozici kopírka, fax nebo služby asistentky.

Samozřejmě i podle toho se dá vybrat virtuální kancelář, jedny se totiž specializují na malé a střední podniky a tomu odpovídá i nabídka konferenčních místností. Jiné, jako je třeba mezinárodní Regus, jejímiž nejčastějšími klienty jsou poradenské, účetní a vzdělávací společnosti i velké korporace nebo firmy, které se pokoušejí proniknout na nový trh, mají širší nabídku prostor k jednáním. Jejich služby jsou navíc nepřetržité sedm dní v týdnu.

Nikdo nic nepozná

Nicméně ani ředitel KancelarPlus si nemyslí, že klasické kanceláře zcela zaniknou. "Nikdy nemůžeme plně zastoupit asistentku, jejíž firma vyžaduje určité know-how a specializaci," poznamenává. Řešením tedy je, že zatímco asistentka ve virtuální kanceláři vyřídí vše potřebné v místě sídla, firma si může najmout na spolupráci asistentku, která může z domova zpracovávat náročnější úkoly. A nikdo to nepozná.

"Možnosti už jsou dnes takové, že ústředna telefonní hovor směrovaný na telefonní číslo vedené v Praze automaticky přesměruje třeba do Příbrami, kde asistentka pracuje u sebe doma," říká ředitel KancelarPlus.

"Na dálku mohou těžko pracovat i asistentky manažerů. Naopak firemním asistentkám může tento systém pomoci k alternativním úvazkům, jako je práce na půl úvazku," soudí Jan Poledník, prezident Asociace profesionálů v administrativě. Asistentky pracující z domova se podle něj vyplatí všem, kteří se v kanceláři vyskytují málo, například jen pár hodin týdně.

  • Nejčtenější

Elixír z bylin, cukru a radosti, pro jeho autora úkol za odměnu. Příběh Kofoly

Přes šedesát let dělá Čechům Kofola společnost na výletě, pod stanem i vánočním stromkem. Za časů císaře Rudolfa II. bývalo Staré Město pražské plné alchymistů, kteří se snažili přimět rtuť...

13. července 2024

O hypotéky se zvedá zájem. Zmapovali jsme nejlepší nabídkové sazby

Premium

Výrazné zlevňování hypotečních úvěrů se podle odborníků nedá očekávat. Řada lidí proto již nečeká a žádá o hypotéku. Trh s hypotékami se tak postupně rozhýbává, což potvrzuje aktuální situace na...

17. července 2024

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Měl opatrovníka, ale byl svéprávný. Banka mu přesto nedala jeho peníze

Soudem určený opatrovník pro nakládání s majetkem nijak neomezuje danou osobu v případě, že ji soud zároveň neomezil na svéprávnosti. V praxi se ale stává, že je banka přespříliš obezřetná a peníze...

16. července 2024

Jak se dědí družstevní byt a kdy přechází na dědice právo nájmu

Premium

Součástí pozůstalosti je veškerý majetek zůstavitele, tedy například i byt ve vlastnictví. Jak je to ale s bytem družstevním nebo nájemním? Nejen na tuto otázku čtenáře iDNES.cz odpovídá advokát...

12. července 2024

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Proč a jak investovat do umění a co ovlivňuje hodnotu díla

Umělecká díla zpravidla nevznikají s cílem vytvořit nástroj investování. Často však tuto schopnost mají. Předpokladem je, že se při tomto investování řídíme určitými pravidly. Co brát do úvahy,...

15. července 2024

Dukovany rozjíždějí nábory. Poptávají elektroinženýry či šéfa bezpečnosti

Vítěz na dostavbu dalšího jaderného bloku je znám sotva osmačtyřicet hodin, ale české podniky na náborech lidí pracují už několik měsíců. A to včetně samotného ČEZ.

19. července 2024

Aby letní hodokvas neprodražil dovolenou. Kolik může stát zdravotní péče

Premium

Na poskytnutí bezplatné zdravotní péče se nedá ani v zemích Evropské unie na sto procent spolehnout. Riziky jsou různé doplatky na recepty, léky, vyšetření nebo i pobyt na lůžku. Nejdražší je ale...

18. července 2024

O hypotéky se zvedá zájem. Zmapovali jsme nejlepší nabídkové sazby

Premium

Výrazné zlevňování hypotečních úvěrů se podle odborníků nedá očekávat. Řada lidí proto již nečeká a žádá o hypotéku. Trh s hypotékami se tak postupně rozhýbává, což potvrzuje aktuální situace na...

17. července 2024

Měl opatrovníka, ale byl svéprávný. Banka mu přesto nedala jeho peníze

Soudem určený opatrovník pro nakládání s majetkem nijak neomezuje danou osobu v případě, že ji soud zároveň neomezil na svéprávnosti. V praxi se ale stává, že je banka přespříliš obezřetná a peníze...

16. července 2024

Zemřela Shannen Doherty. Hvězda Beverly Hills 90210 podlehla rakovině

Po téměř deseti letech boje s rakovinou zemřela americká herečka Shannen Doherty, informují média. Proslavil ji seriál...

Princezna Kate přišla s dcerou na Wimbledon, setkala se i s Krejčíkovou

Princezna Kate (42) přišla na mužské finále letošního Wimbledonu spolu se svou dcerou Charlotte (9). V zákulisí se...

Piju každý den. Dřív nebo později se upiju k smrti, líčí bývalý fotbalista Fenin

Fotbalista Martin Fenin (37) neprožívá nejlepší období. Nejen, že mu nevyšlo manželství s policistkou Beatou, se kterou...

Restauratéři chtějí zakázat vstup Biance Censori, vadí jim její odhalování

Přítelkyně rappera Kanyeho Westa (47) Bianca Censori (29) je známá svým stylem „oblečená neoblečená“ a snaží se šokovat...

Rytmusovi shořelo auto na dálnici, podařilo se mu vyváznout bez zranění

Slovenský raper Rytmus (47) zveřejnil na Instagramu video hořícího vozu. Je to auto jeho manželky Jasminy Alagič (35),...