Pronajměte si virtuální kancelář. Budete stále k zastižení

Drahé pronájmy a stále dokonalejší technika, to je důvod, proč některé firmy nechávají lidi pracovat z domova. A to třeba i asistentky, bez jejichž stálé přítomnosti nebylo donedávna možné si chod kanceláře představit.

Především ženy s dětmi ocení možnost pracovat z domova. Ilustrační foto. | foto: Profimedia.cz

I toto může být recept na krizi: pošlete zaměstnance domů, vybavte je potřebnou technikou a vyděláte na tom. Ušetříte za nájemné a zejména ženy s dětmi budou při práci z domova spokojenější.

Každá firma sice musí mít sídlo, ale to už dneska lze snadno zajistit díky takzvaným virtuálním kancelářím. Ty sice v Česku i v zahraničí začaly vznikat kvůli tomu, aby firmy mohly mít sídlo na lukrativnějších adresách, zejména v hlavních městech, ale nyní začínají mít i jiné, mnohem praktičtější využití.

Dvě místnosti pro desítky firem

Slovo virtuální neznamená, že kancelář neexistuje. Jde o to, že jeden prostor a adresu si pronajímají desítky či stovky firem a díky společnému sdílení jsou jejich náklady mnohem levnější. Je to v podstatě jako internetová kavárna, využijete ji, jen když potřebujete.

Pokud například máte stavební firmu, která každou chvíli staví na jiném místě v republice, adresa virtuální kanceláře vám poslouží jako sídlo, zatímco vaše skutečná kancelář ve stavební buňce se stěhuje s vámi zrovna tam, kde stavíte.

"Virtuální kancelář zajistí i základní servis - přijímání a předávání pošty, přepojování telefonních hovorů a třeba i jednání s úřady," říká Rostislav Gallo, ředitel společnosti KancelarPlus, která tyto služby nabízí. Přestože tedy bydlíte v Brně a zrovna stavíte v Karlových Varech, ani vy a ani vaše asistentka nemusíte jezdit do Prahy, kde máte oficiálně sídlo. "Virtuální" asistentka vám každý den naskenuje přišlou poštu a jednou měsíčně originály odešle na adresu, kde se zrovna pohybujete.

Když nejste k zastižení

Právě přijímání pošty bylo hlavním důvodem pro firmu Raves LMT, která se specializuje na zemní práce, proč využít služeb KancelarPlus. "Největší výhodou virtuální kanceláře pro nás je dostupnost pošty, působíme po celé České republice a potřebujeme být mobilní. Protože nepracujeme na jednom místě, jen těžko bychom kontrolovali přišlou poštu. Dopisy za nás virtuální kancelář převezme a pošle nám je do mailu," říká Darina Pátková z Raves LMT.

"Navíc, pokud nám třeba kurýr přiveze nějakou náhradní součástku do nákladního automobilu, vždy je v našem sídle někdo, kdo ji převezme," dodává. Podle ní to však není jediná výhoda. "Díky virtuální kanceláři má Raves LMT prestižní sídlo v Praze. Navíc si díky ní můžeme dovolit mít spojení i na pevnou linku, nejen na mobil," poznamenává.

Vyplatí se to?

Mezi zákazníky KancelarPlus jsou tradičně kromě řady stavebních firem také internetové obchody a spediční společnosti. "V srpnu jsme ale zaznamenali změnu, neboť zájem o virtuální kancelář začaly projevovat firmy, které se rozhodly zrušit kancelář, nebo si musely pronajmout menší prostory, kde ale pro ně není možné mít sídlo," říká Rostislav Gallo.

Lenka Rendlová ze společnosti Regus, která virtuální kanceláře také pronajímá, k tomu dodává: "Virtuální kancelář může využívat prakticky kterákoliv firma, i když třeba pro průmyslové podniky se přirozeně hodí méně, jelikož jejich zaměstnanci potřebují být v kontaktu s výrobou. Velké korporace také jen tak nezruší svá sídla a nepřevelí všechny zaměstnance domů, nicméně částečné využití najít mohou."

Zatímco pronájem kanceláře vyjde třeba na 20 až 30 tisíc korun měsíčně, základní sazba za virtuální kancelář se obvykle pohybuje od několika set zhruba do dvou tisíc korun. Odvíjí se samozřejmě podle toho, na jaké adrese je sídlo: například Praha 13 zpravidla vyjde levněji než atraktivní Praha 1.

Finální cenu pak ovlivní i to, na jak dlouho podepíšete smlouvu a jaké služby si kromě zřízení sídla anebo třeba přijímání pošty objednáte. Virtuální kanceláře totiž - pokud si to budete přát - podají i daňové přiznání nebo zajistí účetní poradenství. "Můžeme i zajistit právníka a s plnou mocí firmy vyřídit i různé úřední záležitosti," dodává ředitel KancelarPlus.

Například virtuální kancelář Prague Business Office nabízí i zajištění překladů a poradenství při startu nového podnikání.

A když pak náhodou potřebujete kvůli nějakému obchodnímu jednání kancelářské prostory, rezervujete si čas a virtuální kancelář zajistí konferenční místnost nebo i skutečnou kancelář. Stejně tak je k dispozici kopírka, fax nebo služby asistentky.

Samozřejmě i podle toho se dá vybrat virtuální kancelář, jedny se totiž specializují na malé a střední podniky a tomu odpovídá i nabídka konferenčních místností. Jiné, jako je třeba mezinárodní Regus, jejímiž nejčastějšími klienty jsou poradenské, účetní a vzdělávací společnosti i velké korporace nebo firmy, které se pokoušejí proniknout na nový trh, mají širší nabídku prostor k jednáním. Jejich služby jsou navíc nepřetržité sedm dní v týdnu.

Nikdo nic nepozná

Nicméně ani ředitel KancelarPlus si nemyslí, že klasické kanceláře zcela zaniknou. "Nikdy nemůžeme plně zastoupit asistentku, jejíž firma vyžaduje určité know-how a specializaci," poznamenává. Řešením tedy je, že zatímco asistentka ve virtuální kanceláři vyřídí vše potřebné v místě sídla, firma si může najmout na spolupráci asistentku, která může z domova zpracovávat náročnější úkoly. A nikdo to nepozná.

"Možnosti už jsou dnes takové, že ústředna telefonní hovor směrovaný na telefonní číslo vedené v Praze automaticky přesměruje třeba do Příbrami, kde asistentka pracuje u sebe doma," říká ředitel KancelarPlus.

"Na dálku mohou těžko pracovat i asistentky manažerů. Naopak firemním asistentkám může tento systém pomoci k alternativním úvazkům, jako je práce na půl úvazku," soudí Jan Poledník, prezident Asociace profesionálů v administrativě. Asistentky pracující z domova se podle něj vyplatí všem, kteří se v kanceláři vyskytují málo, například jen pár hodin týdně.

  • Nejčtenější

Soused topí v krbu, zahradu máme plnou sazí a smradu. Jak se bránit?

26. února 2024

Náklady na topení v rodinných domech bývají výraznou složkou celkového rozpočtu domácnosti. Každý...

Brzy se změní státní příspěvek v „penzijku“. Expertka radí, jak neprodělat

22. února 2024

„Teď stále ještě dostáváte za částku 1 000 korun od státu 230 korun. Ale po změně zákona...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Rozbil jsem služební tablet. Po třech letech mi přišel účet na 10 tisíc

28. února 2024

Zaměstnanec je ve vztahu k zaměstnavateli považován za slabší stranu a je proto českým právním...

Přejít ze starého do nového „penzijka“ je snazší. Komu se to vyplatí?

27. února 2024

Staré penzijní připojištění peníze příliš nezhodnocuje oproti novému doplňkovému penzijnímu...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Daně 2023: Jak zdanit příjmy z nájmu a na co si dát pozor

21. února 2024

Řada lidí si přivydělává pronájmem nemovitosti, a to nejen bytu, domu nebo jeho části, ale také...

VIDEO: Střílej po mně! Kameraman natočil téměř celý útok v centru Prahy

Premium Ve čtvrtek zemřelo rukou střelce Davida K. 14 obětí, 25 lidí je zraněných, z toho deset lidí těžce. Jedním z prvních na...

Máma ji dala do pasťáku, je na pervitinu a šlape. Elišku čekají Vánoce na ulici

Premium Noční Smíchov. Na zádech růžový batoh, v ruce svítící balónek, vánoční LED svíčky na baterky kolem krku. Vypadá na...

Test světlých lahvových ležáků: I dobré pivo zestárne v obchodě mnohem rychleji

Premium Ležáky z hypermarketů zklamaly. Jestli si chcete pochutnat, běžte do hospody. Sudová piva totiž dopadla před časem...

Rozbil jsem služební tablet. Po třech letech mi přišel účet na 10 tisíc

28. února 2024

Zaměstnanec je ve vztahu k zaměstnavateli považován za slabší stranu a je proto českým právním...

Daně 2023: Od jakých příjmů se podává přiznání. Limity jsou mírnější

28. února 2024

Růžové formuláře budete vyplňovat a daně platit, pokud jsou vaše přivýdělky vyšší než stanovené...

Open ani free space k výkonu nevedou. Co zaměstnance dnes motivuje

27. února 2024

Premium Zaměstnavatelé chtějí od svých zaměstnanců, aby podávali výkon a zbytečně nezaháleli. Ale strávit...

Přejít ze starého do nového „penzijka“ je snazší. Komu se to vyplatí?

27. února 2024

Staré penzijní připojištění peníze příliš nezhodnocuje oproti novému doplňkovému penzijnímu...

Útok moukou byl podvod. Bendigovi hrozí trest, že úřady zaměstnal zbytečně

Zpěvák Jan Bendig se nestal obětí útoku moukou, jak sám všude rozhlašoval. Celou událost s „pachatelem“ ve skutečnosti...

Zemřela slovenská moderátorka, oblíbený byl její pořad, který pomáhal dětem

Zemřela moderátorka a logopedka slovenské dětské televizní stanice JOJko Lucia Palugyayová. Bylo jí 47 let. Na...

Bufet v Českém Krumlově se stal přes noc hitem. Zaujal řízkovým chlebíčkem

Fotografie chlebíčku na řízku obletěla na sociálních sítích během středečního dne téměř všechny skupiny. Tuto...

Jak uspokojit ženu? Odborníci vědí, jak na to. A za pokus to rozhodně stojí

„Přestože jsem po třicet let zkoumal ženskou psychiku, nejsem s to odpovědět na velkou, dosud nezodpovězenou otázku, co...

Prý vypadám jako chlap. Kritika na sítích mě ranila, přiznává Julia Robertsová

Julia Robertsová (56) je americká herečka a bývalá modelka, jejíž jméno a filmové role zná celý svět. Navzdory slávě se...