Pronajměte si virtuální kancelář. Budete stále k zastižení

aktualizováno 
Drahé pronájmy a stále dokonalejší technika, to je důvod, proč některé firmy nechávají lidi pracovat z domova. A to třeba i asistentky, bez jejichž stálé přítomnosti nebylo donedávna možné si chod kanceláře představit.

Především ženy s dětmi ocení možnost pracovat z domova. Ilustrační foto. | foto: Profimedia.cz

I toto může být recept na krizi: pošlete zaměstnance domů, vybavte je potřebnou technikou a vyděláte na tom. Ušetříte za nájemné a zejména ženy s dětmi budou při práci z domova spokojenější.

Každá firma sice musí mít sídlo, ale to už dneska lze snadno zajistit díky takzvaným virtuálním kancelářím. Ty sice v Česku i v zahraničí začaly vznikat kvůli tomu, aby firmy mohly mít sídlo na lukrativnějších adresách, zejména v hlavních městech, ale nyní začínají mít i jiné, mnohem praktičtější využití.

Dvě místnosti pro desítky firem

Slovo virtuální neznamená, že kancelář neexistuje. Jde o to, že jeden prostor a adresu si pronajímají desítky či stovky firem a díky společnému sdílení jsou jejich náklady mnohem levnější. Je to v podstatě jako internetová kavárna, využijete ji, jen když potřebujete.

Pokud například máte stavební firmu, která každou chvíli staví na jiném místě v republice, adresa virtuální kanceláře vám poslouží jako sídlo, zatímco vaše skutečná kancelář ve stavební buňce se stěhuje s vámi zrovna tam, kde stavíte.

"Virtuální kancelář zajistí i základní servis - přijímání a předávání pošty, přepojování telefonních hovorů a třeba i jednání s úřady," říká Rostislav Gallo, ředitel společnosti KancelarPlus, která tyto služby nabízí. Přestože tedy bydlíte v Brně a zrovna stavíte v Karlových Varech, ani vy a ani vaše asistentka nemusíte jezdit do Prahy, kde máte oficiálně sídlo. "Virtuální" asistentka vám každý den naskenuje přišlou poštu a jednou měsíčně originály odešle na adresu, kde se zrovna pohybujete.

Když nejste k zastižení

Právě přijímání pošty bylo hlavním důvodem pro firmu Raves LMT, která se specializuje na zemní práce, proč využít služeb KancelarPlus. "Největší výhodou virtuální kanceláře pro nás je dostupnost pošty, působíme po celé České republice a potřebujeme být mobilní. Protože nepracujeme na jednom místě, jen těžko bychom kontrolovali přišlou poštu. Dopisy za nás virtuální kancelář převezme a pošle nám je do mailu," říká Darina Pátková z Raves LMT.

"Navíc, pokud nám třeba kurýr přiveze nějakou náhradní součástku do nákladního automobilu, vždy je v našem sídle někdo, kdo ji převezme," dodává. Podle ní to však není jediná výhoda. "Díky virtuální kanceláři má Raves LMT prestižní sídlo v Praze. Navíc si díky ní můžeme dovolit mít spojení i na pevnou linku, nejen na mobil," poznamenává.

Vyplatí se to?

Mezi zákazníky KancelarPlus jsou tradičně kromě řady stavebních firem také internetové obchody a spediční společnosti. "V srpnu jsme ale zaznamenali změnu, neboť zájem o virtuální kancelář začaly projevovat firmy, které se rozhodly zrušit kancelář, nebo si musely pronajmout menší prostory, kde ale pro ně není možné mít sídlo," říká Rostislav Gallo.

Lenka Rendlová ze společnosti Regus, která virtuální kanceláře také pronajímá, k tomu dodává: "Virtuální kancelář může využívat prakticky kterákoliv firma, i když třeba pro průmyslové podniky se přirozeně hodí méně, jelikož jejich zaměstnanci potřebují být v kontaktu s výrobou. Velké korporace také jen tak nezruší svá sídla a nepřevelí všechny zaměstnance domů, nicméně částečné využití najít mohou."

Zatímco pronájem kanceláře vyjde třeba na 20 až 30 tisíc korun měsíčně, základní sazba za virtuální kancelář se obvykle pohybuje od několika set zhruba do dvou tisíc korun. Odvíjí se samozřejmě podle toho, na jaké adrese je sídlo: například Praha 13 zpravidla vyjde levněji než atraktivní Praha 1.

Finální cenu pak ovlivní i to, na jak dlouho podepíšete smlouvu a jaké služby si kromě zřízení sídla anebo třeba přijímání pošty objednáte. Virtuální kanceláře totiž - pokud si to budete přát - podají i daňové přiznání nebo zajistí účetní poradenství. "Můžeme i zajistit právníka a s plnou mocí firmy vyřídit i různé úřední záležitosti," dodává ředitel KancelarPlus.

Například virtuální kancelář Prague Business Office nabízí i zajištění překladů a poradenství při startu nového podnikání.

A když pak náhodou potřebujete kvůli nějakému obchodnímu jednání kancelářské prostory, rezervujete si čas a virtuální kancelář zajistí konferenční místnost nebo i skutečnou kancelář. Stejně tak je k dispozici kopírka, fax nebo služby asistentky.

Samozřejmě i podle toho se dá vybrat virtuální kancelář, jedny se totiž specializují na malé a střední podniky a tomu odpovídá i nabídka konferenčních místností. Jiné, jako je třeba mezinárodní Regus, jejímiž nejčastějšími klienty jsou poradenské, účetní a vzdělávací společnosti i velké korporace nebo firmy, které se pokoušejí proniknout na nový trh, mají širší nabídku prostor k jednáním. Jejich služby jsou navíc nepřetržité sedm dní v týdnu.

Nikdo nic nepozná

Nicméně ani ředitel KancelarPlus si nemyslí, že klasické kanceláře zcela zaniknou. "Nikdy nemůžeme plně zastoupit asistentku, jejíž firma vyžaduje určité know-how a specializaci," poznamenává. Řešením tedy je, že zatímco asistentka ve virtuální kanceláři vyřídí vše potřebné v místě sídla, firma si může najmout na spolupráci asistentku, která může z domova zpracovávat náročnější úkoly. A nikdo to nepozná.

"Možnosti už jsou dnes takové, že ústředna telefonní hovor směrovaný na telefonní číslo vedené v Praze automaticky přesměruje třeba do Příbrami, kde asistentka pracuje u sebe doma," říká ředitel KancelarPlus.

"Na dálku mohou těžko pracovat i asistentky manažerů. Naopak firemním asistentkám může tento systém pomoci k alternativním úvazkům, jako je práce na půl úvazku," soudí Jan Poledník, prezident Asociace profesionálů v administrativě. Asistentky pracující z domova se podle něj vyplatí všem, kteří se v kanceláři vyskytují málo, například jen pár hodin týdně.

24. - 25. 5. proběhnou volby do Evropského parlamentu v České republice.
Celkem kandiduje 39 uskupení. S výběrem vám může pomoci volební kalkulačka.
Inventura hlasování zjistí, ke kterému současnému poslanci máte nejblíže.

Nejčtenější

Je to triko 21. století a chceme, aby ho měl každý, říká podnikatel

Pavel Hrstka (zleva), Martin Burkoň a René Němeček z chrudimské firmy CityZen

Tři inženýři a tátové od rodin. Společně podnikat začali teprve vloni. Letos vyhráli celorepublikové kolo soutěže...

KOMENTÁŘ: Podílové fondy letí nahoru a „roztřesené ruce“ pláčou

ilustrační snímek

Roztřesené ruce jsou investoři, kteří se při výkyvech trhů vzdají své strategie a vrací peníze zpět do krabice od bot....

Úrokové sazby hypoték dál klesají, a to díky akčním nabídkám bank

Ilustrační snímek

Hypotéky dál zlevňují, a to už pátý měsíc. Průměrná úroková sazba poklesla z únorových 2,99 procent na červnových 2,76...

Proč vypnout o dovolené a jak si umět odpočinout, radí psycholog

Ilustrační snímek

Kdo nedokáže o dovolené vypnout a relaxovat, koleduje si o potíže. Nejen že klesne pracovní produktivita, ale vzroste...

Odkládat hledání práce se nevyplácí. Absolventi, kteří nečekají, mají výhodu

Ilustrační snímek

Řada absolventů středních a vysokých škol si užívá prázdniny a odkládá hledání nového uplatnění. Personalisté však...

Další z rubriky

V letním období ulevte zaměstnancům, vzkazují odborníci

ilustrační snímek

Letní dovolené jsou v plném proudu. Toto období nebývá pro firmy ani pro samotné zaměstnance úplně jednoduché. Jak...

Odkládat hledání práce se nevyplácí. Absolventi, kteří nečekají, mají výhodu

Ilustrační snímek

Řada absolventů středních a vysokých škol si užívá prázdniny a odkládá hledání nového uplatnění. Personalisté však...

Jak se chovat na novém pracovišti a přečíst kolegy, abyste zapadli

Ilustrační snímek

Nástup do nové práce je vždy velkým krokem. Pro řadu absolventů to je krok zcela nový. I na ty zkušenější, kteří už...

Zdravotní sestra zveřejnila rozpis směn. To byste nechtěli dělat

Zdravotní sestra zveřejnila rozpis směn. To byste nechtěli dělat

Kurzy.cz Těžko uvěřitelnou pracovní dobu mají některé zdravotní sestry. Na sociálních sítích jedna z nich zveřejnila svůj rozpis...

Advantage Consulting, s.r.o.
SPECIALISTA PLÁNOVÁNÍ

Advantage Consulting, s.r.o.
Jihomoravský kraj
nabízený plat: 30 000 - 40 000 Kč

Najdete na iDNES.cz