Cloudová služba Google dokumenty nedávno oslavila své 15. narozeniny. Za svoji dobu přilákala nejednoho uživatele – včetně těch firemních – a těm nabízí řadu užitečných funkcí. S jejich pomocí je možné vytvářet dokumenty kdykoliv a přitom to nestojí ani korunu. Stát se mistrem při jejich tvorbě se můžete díky těmto tipům i vy.
1. Nový dokument rychle
Nový dokument lze vytvořit zadáním jednoduchého příkazu do browseru
Spíše než funkce Google dokumentů je toto jeho skvělá vychytávka. Zkuste zadat do internetového prohlížeče – a je jedno do jakého – příkaz „doc.new“. Po odeslání a následném případném přihlášení Google účtem (pokud jste už předem přihlášení nebyli) se zobrazí nový dokument, právě ve službě Google dokumenty. Snadný a rychlý způsob, jak začít okamžitě tvořit dokumenty.
2. Pište hlasem
Umělá inteligence a strojové učení je den od dne lepší. Důkazem je tato skvělá funkce. Pokud nemáte chuť nebo možnost psát prostřednictví klasické nebo virtuální klávesnice, potom využijte svůj hlas. Ano, texty umějí Google dokumenty přepisovat z mluveného slova. Klikněte v aplikaci na Nástroje a vyberte volbu Hlasové zadávání. Poté, co autorizujete používání mikrofonu touto aplikací a kliknutím na ikonu mikrofonu, začněte diktovat své myšlenky. Zadávat lze i čárky, otazníky a vykřičníky – stačí vyslovit – nebo požádat o nový odstavec, o ztučnění atd. Nástroj je připraven i na toto.
Psát můžeme i hlasem
3. Diskutujte a revidujte
Diskutujte a revidujte
Označte libovolné slovo nebo jen část a v menu vyberte Vložit -> Okomentovat. Zobrazí se dialogové okno s vaším avatarem a možností přidat komentář – například tak můžete nějakou část textu okomentovat, nebo tímto způsobem zrevidovat i cizí text. Tento systém nabízí jednoduchý způsob, jak diskutovat o textu v dokumentu bez toho, aby se v něm prováděly nějaké změny. Vždy samozřejmě případně můžete využít režim úprav – obdoba revizí (klikněte na Zobrazit -> Režim -> Úpravy).
4. Přístup k historii dokumentů
Revize v Google dokumentech
Tak jako ve Windows, ale i jinde, existuje možnost vrátit se zpět v čase, tedy třeba i k dřívější verzi souboru, tak i Google dokumenty zaznamenávají změny v průběhu času. Klikněte na Soubor -> Historie verzí -> Pojmenujte současnou verzi. Tím se postaráte o to, že zachováte pojmenovanou verzi dokumentu v aktuálním časovém okamžiku. Případně máte možnost přistupovat k automaticky uloženým verzím vašeho dokumentu (volba pod Soubor -> Historie verzí -> Zobrazit historii verzí).
5. Porovnejte dva dokumenty
Funkce pro srovnání dokumentů
Když už jsme u historie dokumentů, pokud se k vám dostanou dva dokumenty bez zaznamenané historie, potom změny odhalíte snadno prostřednictvím funkce porovnání dokumentů. Google dokumenty, tak jako například Word, mohou porovnat aktuální dokument s jiným. Klikněte na Nástroje -> Porovnat dokumenty. Vyberte jiný dokument, upravte jméno uživatele, s nímž chcete porovnat rozdíly (v případě potřeby), a poté klikněte na Porovnat. Zobrazí se výzva k otevření třetího, nově vytvořeného dokumentu se zvýrazněnými rozdíly. Tato funkce se objevila loni.
6. Inteligentní menu
Super funkce, která se také objevila nedávno. Otevřete si nový dokument a vložte znak zavináče (@). Jakmile tak učiníte, zobrazí se kontextové okno s chytrým menu (firma to nazývá čip). Umístěním ukazatele myši na chytrý čip zobrazíte informace a navrhované aktuálně dostupné akci. Tímto způsobem lze přidat informace o ostatních uživatelích s e-mailovou adresou, dokumentech, tabulkách a prezentacích Google či událostech Google kalendáře.
Když v chytrém čipu zmíníte jiného uživatele, automaticky tím nezíská přístup k vašemu dokumentu – to se stane tehdy, pokud dokument nasdílíte. Po umístění kurzoru myši v případě vložení datumů máte možnost den změnit a provádět další úpravy. Upravovat lze i vložené nadcházející události z kalendáře.
7. Rozšiřte funkčnost pomocí doplňků
Také za doplňky Google dokumentů se skrývá prosperující ekosystém třetích stran – stačí kliknout na volbu Doplňky. S jejich pomocí máte možnost vkládat matematické rovnice, nejrůznější tabulky, nebo dokonce hudební noty. Další doplňky vám pomohou zjednodušit podepisování, organizovat citace, spravovat sloučení a tisknout obálky a štítky.
Další funkce přinesou doplňky
8. Dokument v různých formátech
Dokument si lze stáhnout ve vybraných formátech.
Pro ukládání používají Google dokumenty svůj vlastní formát. Zároveň je však možné dokument kdykoliv stáhnout, a to rovnou v několika jiných formátech. K dispozici je jak DOCX, tak ODT, ale třeba i RTF, PDF či EPUB (určen pro elektronické čtečky) nebo internetový HTML. Klikněte na Soubor -> Stáhnout jako a vyberte formát.
9. Publikování na webu
Dokumenty lze publikovat na internetu.
Když už jsme zmínili internetový formát, tak nesmíme zapomenout zmínit, že Google dokumenty umějí vytvořené také rovnou publikovat. Tím dokument zpřístupní komukoliv s přístupem na internet. Ale pozor, je to něco jiného než v případě, že použijete funkci sdílet. Klikněte na Soubor -> Publikovat na web a následně na Publikovat. Objeví se unikátní odkaz. Všechny změny, které provedete v původním dokumentu, se projeví i v publikované verzi. Pokud chcete soubor z internetu odstranit, musíte ho přestat publikovat.
10. Překlad do jiného jazyka
A teď tu máme něco pro všechny, kteří pracují s cizojazyčnými dokumenty/texty. Pokud máte text v cizím jazyce nebo ho do něj potřebujete převést, můžete využít funkci pro strojový překlad (Nástroj -> Přeložit dokument a vyberte jazyk). Pro standardní, běžné použití jsou výsledky uspokojivé. Nástroj využívá další službu Google, a to sice Google překladač.
Text i celý dokument lze přeložit
11. Zobrazte aktivitu dokumentu
Zobrazit si lze aktivitu týmu na dokumentu.
Tato funkce je vhodná pro firmy nebo týmy, které spolupracují na jednom dokumentu – v případě, že potřebujete zjistit, kdo se na něj podíval nebo ho změnil. Tady tak máte přehled o aktivitách v něm. Využívat ji můžete jen tehdy, pokud již s vámi někdo s pracovním nebo školním účtem sdílí soubor. Kdo historii uvidí, lze přitom nastavit, tedy omezit.
12. Upravujte kdekoliv
Zatímco Google dokumenty poskytují nejplnohodnotnější prostředí v internetových prohlížečích na počítačích, tak i mobilní aplikace pro Android a iOS umožňují prohlížet, upravovat a spolupracovat na dokumentech z telefonů a tabletů. A nezapomeňte na to, že pokud pracujete v prohlížeči nebo na mobilním zařízení a ocitnete se offline, provedené změny se budou synchronizovat při příštím připojení k internetu.
Google dokumenty fungují i v offline režimu.
Jsou nějaké další klíčové funkce Google dokumentů, které používáte vy? Dejte vědět v diskusi.
