Středa 29. června 2022, svátek má Petr, Pavel
  • schránka
  • Přihlásit Můj účet
  • Středa 29. června 2022 Petr, Pavel

Skladoval konzervy, nyní hlídá klíčové dokumenty stovkám firem

  8:46
Dokumenty tu počítají na kilometry. Budějovická společnost Zásoby uskladňuje pro firmy a úřady účetnictví a všechny důležité dokumenty. Celkem 500 klientů má v jejím speciálně zabezpečeném archivu šanony o délce 15 kilometrů. Firma je jednou z nejvýznamnějších společností v oboru u nás. Před 20 lety ji založil Milan Šváb.

Jednatel společnosti Zásoby Milan Šváb | foto: Slavomír Kubeš, MAFRA

Má takový gigantický archiv smysl v dnešní digitální době?
Není to jen u nás, je to po celém světě. Stát stále vyžaduje všechno na papíře. Kvůli všem možným kontrolám. Možná se tomu příliš nedivím. Když se podíváte zpět na všechna před 10 lety moderní zařízení, tak jsou zastaralá. Formáty se stále zdokonalují, ale papír je stále papír.

Podle vašich internetových stránek firma vznikla na základě povinnosti udržování zásob pro případ mobilizace. Co to znamená?
To byla činnost, kterou jsme dělali úplně na začátku. Udržovali jsme zásoby jídla pro vojsko, vězeňství, policii. Později se k tomu přidaly i okresní úřady. Tenkrát to bylo pro lidi na deset dnů, kdyby se něco stalo – povodně či jiná katastrofa. Byl tam cukr, konzervy.

Pro kolik lidí to mělo být?
Dělali jsme to v podstatě pro všechny okresy v jižních Čechách a pak i Plzeňsko. Bylo toho ohromné množství, všechno jsme ale neměli ve skladech. Měli jsme to nasmlouvané u různých potravinářských firem. Povinnost držet tyto zásoby skončila v roce 1997 s Klausovými úspornými opatřeními.

Milan Šváb

Narodil se 10. května 1964 v Kaplici, od dětství ale žije v Budějovicích. Vystudoval VUT v Brně, obor strojař. Po vojně se stal vojákem z povolání. Po revoluci se vrhnul na podnikání. Nejprve se švagrem, který měl velkoobchod s potravinami. V roce 1994 založil s manželkou společnost Zásoby. Od roku 1997 archivuje dokumenty a účetnictví firem, konkurzních správců či úřadů. Firma má deset kmenových zaměstnanců a dalších deset externistů. Švábovým velkým koníčkem je sport. Hlavně fotbal, hokej, tenis a kolo. Má dvě děti, synovi je 28, ten již podniká v Praze, a dceři 25 let.

Jak jste se ze skladování konzerv dostal k šanonům?
Dělal jsem konkurzního správce a potřeboval jsem neuvěřitelné množství prostoru na dokumenty a účetnictví. Stejné problémy měli i ostatní správci. Takže mě napadlo, že bychom mohli dělat spisovou archivační službu. Nejprve jsme měli pronajaté dvě patra v bývalé budově, kde později vyrostlo IGY. Později jsme si pořídili vlastní objekt. Dnes více ukládáme "živé firmy" – nikoli ty v konkurzu.

Proč si společnosti dávají svoje dokumenty do skladu jiné firmy?
Většina firem existuje od 90. let. Za tu dobu se jim hromadí dokumenty a najednou zjistí, že ta jedna místnost, kam to celou dobu dávají, už nestačí. Nevědí, co mohou vyhodit a kam všechny věci dávat.

Chápu, že menší firma nemá prostor a je to pro ni náročné. Mezi vašimi klienty jsou ale velké společnosti, které mají stovky zaměstnanců. Ty by si to přece zvládly archivovat samy, ne?
Ano, ale je to pro ně značně nákladné. Archiv dnes musí splňovat přesné parametry, které stanovuje zákon. Jak má být zabezpečený, má tam být stálá vlhkost, teplota, nesmí tam být vodovodní svody. Je to docela přísné. Dále by si firma musela pořídit regálový systém a v neposlední řadě tam musí být pracovník, který se o to stará. Musí chodit na školení, protože legislativa se neustále mění. To všechno stojí peníze. A když si to firma spočítá, zjistí, že je levnější to dělat externě. Nemají s tím žádnou starost a mají veškerý servis.

Co si taková firma u vás nechává skladovat?
Zaprvé jsou u nás dokumenty, které se musí povinně archivovat. Vybírá si je oblastní archiv k trvalému uložení pro další generace. Tam najdete všechno možné včetně třeba vašeho vysvědčení ze školy. Od firem si berou zakládající listiny, zápisy z porad, valných hromad a podobně. Teď jsme třeba dělali Zemědělskou vodohospodářskou správu, a to jsme tam odváželi asi čtyři dodávky dokumentů, které se trvale ukládaly.

Předpokládám, že ne všechno se ukládá na věčné časy.
Ne, třeba účetnictví, faktury, dodací listy, to se ukládá na 10 let. Mzdové věci na 45 let, notářské až na sto.

To jsou docela důvěrné dokumenty. Jak to máte zabezpečené?
Do prostoru, kde jsou takové věci uložené, se normální smrtelník nedostane. Maximálně když nějaký nový klient chce vidět, jak to máme zabezpečené. Teď jsme tu měli zástupce Oberbank až z Vídně, aby schválili, jestli tu jejich dokumenty mohou být. Skladujeme některé materiály, které jsou pro firmy vyloženě klíčové – například Robert Bosch či Engel strojírenská z Kaplice tam mají výkresy všeho, co vyrábí. Je to jejich know-how.

Kolik toho v regálech máte?
Máme zhruba 14 až 15 kilometrů dokumentů. Měří se to na délku šanonů vyskládaných vedle sebe. Máme pojízdné regály, což ohromně spoří prostor.

Kdo se v tom vyzná?
Když máte systém, je to snadné. Pokud firma potřebuje něco vyhledat, uděláme to během chvíle. Máme tam systém jako v knihovně. Když nepotřebují originál, naskenujeme to a pošleme. Pokud ano, musí si sem přijít jen oprávněná osoba – statutární zástupce a podobně. Ta se musí legitimovat a zapíše se, co si kdy půjčovala.

Když se podívám na váš pracovní stůl, nemáte tam zrovna vzorný pořádek.
Nemám. Ale říká se o mně, že jsem velký puntičkář. Podle mě to není tak horké. (smích)

Autor:
  • Nejčtenější

Takový déšť jsem nikdy nezažil, voda se valila do domu všude, popisuje reportér

Z čistého nebe začaly padat kroupy o velikosti pingpongových míčků. Pak přišel liják, který se spustil okolo deváté...

187,5 milimetru srážek. U Strakonic se z nebe vylilo jako jindy za čtyři měsíce

V Katovicích na Strakonicku napršelo při pondělní večerní bouřce 187,5 milimetru srážek, což odpovídá běžnému úhrnu za...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

V jihočeské garáži shořelo elektroauto při napájení, první v kraji

Hasiči v pondělí ráno likvidovali hořící elektromobil, který byl v garáži připojený na napájení. Oheň zvládli a pak...

Lákavá výzva, ale nemůžu. Poslanec Vojtko odmítl převzít Gazdíkův resort

Poslanec za STAN Viktor Vojtko odmítl nabídku na vedení ministerstva školství. Jeden z možných kandidátů na ministra to...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Vypálil elektriku, vyrval vše kovové. Kulový blesk poničil dům na Táborsku

Premium Manželé Škaloudovi si šestnáct let opravovali domek v obci na Táborsku. Před měsícem do něj vlétl kulový blesk a...

Nadané děti mají společné rysy. Rodiče to někdy nepoznají, říká expert Mensy

Premium Pouhá dvě promile populace – tedy jenom jeden člověk z pěti set – má IQ vyšší než 150. Zhruba každý padesátý má přes...

Cesta do Chorvatska 2022: Jak projet rozkopané Slovinsko a tankovat v Maďarsku

Premium Dobrá zpráva pro dovolenkáře mířící autem na Jadran. Cesta byla letos hladká, na nejrychlejší trase přes Vídeň, Graz...

Ekonomie hlouposti: počet hlupáků „v oběhu“ je vyšší, než si myslíte

Premium Hloupí lidé patří ekonomicky k nejnebezpečnějším. Za hloupé je třeba považovat ty, kteří škodí druhým i sobě samým. V...

  • Další z rubriky

Druhá automatická nonstop prodejna vznikla v Českém Krumlově, přibudou další

Na jihu Čech otevřela již druhá samoobslužná nonstop prodejna. Nachází se nedaleko městského divadla v Kaplické ulici v...

187,5 milimetru srážek. U Strakonic se z nebe vylilo jako jindy za čtyři měsíce

V Katovicích na Strakonicku napršelo při pondělní večerní bouřce 187,5 milimetru srážek, což odpovídá běžnému úhrnu za...

Zfetovaná řidička v autě s rozbitým čelním sklem ujížděla policistům

Píseckým policistům se o víkendu pokusila ujet žena, která řídila auto s rozbitým předním sklem. Když ji chytili,...

Lupiče z trafiky dodali policisté do vězení, kde už měl sedět

Ačkoliv měl šestatřicetiletý muž sedět ve vězení, spáchal na jihu Čech několik dalších trestních činů. S pistolí v ruce...

Akční letáky
Akční letáky

Všechny akční letáky na jednom místě!

Aerolinky ruší tisíce prázdninových letů. Pilot vysvětluje proč

Tisíce zrušených letů, mnohahodinové fronty, vyčerpaný personál ostřelovaný výpověďmi. Současné letectví je v těžké...

Kladivo na ruské dělostřelectvo. HIMARS se zapojil do bojů

Americký dělostřelecký systém HIMARS, po kterém Ukrajina volá už několik týdnů, byl konečně dopraven k bojujícím...

Někde bědují nad benzinem, jinde už hladoví. Zdražování pociťují lidé všude

To, že je všechno dražší a že pravděpodobně bude ještě o něco hůř, se rozhodně netýká jen Česka. Britský deník The...

Tradiční hluboká orba vadí Bruselu. Čeští farmáři mohou přijít o peníze

Premium Jarní ječmen, který se používá v pivovarnictví a sladařství, ztratí kvalitu. Česká pole už nebudou jako dřív a farmáře...

Proč dřív lidé vypadali na fotce starší. Rychleji se stárnulo, nebo je to klam?

Premium Tak schválně, udělejte si čas a zalistujte rodinnými alby. Podívejte se na svoje rodiče, prarodiče, praprarodiče. A...