Skladoval konzervy, nyní hlídá klíčové dokumenty stovkám firem

  8:46aktualizováno  8:46
Dokumenty tu počítají na kilometry. Budějovická společnost Zásoby uskladňuje pro firmy a úřady účetnictví a všechny důležité dokumenty. Celkem 500 klientů má v jejím speciálně zabezpečeném archivu šanony o délce 15 kilometrů. Firma je jednou z nejvýznamnějších společností v oboru u nás. Před 20 lety ji založil Milan Šváb.

Jednatel společnosti Zásoby Milan Šváb | foto: Slavomír Kubeš, MAFRA

Má takový gigantický archiv smysl v dnešní digitální době?
Není to jen u nás, je to po celém světě. Stát stále vyžaduje všechno na papíře. Kvůli všem možným kontrolám. Možná se tomu příliš nedivím. Když se podíváte zpět na všechna před 10 lety moderní zařízení, tak jsou zastaralá. Formáty se stále zdokonalují, ale papír je stále papír.

Podle vašich internetových stránek firma vznikla na základě povinnosti udržování zásob pro případ mobilizace. Co to znamená?
To byla činnost, kterou jsme dělali úplně na začátku. Udržovali jsme zásoby jídla pro vojsko, vězeňství, policii. Později se k tomu přidaly i okresní úřady. Tenkrát to bylo pro lidi na deset dnů, kdyby se něco stalo – povodně či jiná katastrofa. Byl tam cukr, konzervy.

Pro kolik lidí to mělo být?
Dělali jsme to v podstatě pro všechny okresy v jižních Čechách a pak i Plzeňsko. Bylo toho ohromné množství, všechno jsme ale neměli ve skladech. Měli jsme to nasmlouvané u různých potravinářských firem. Povinnost držet tyto zásoby skončila v roce 1997 s Klausovými úspornými opatřeními.

Milan Šváb

Narodil se 10. května 1964 v Kaplici, od dětství ale žije v Budějovicích. Vystudoval VUT v Brně, obor strojař. Po vojně se stal vojákem z povolání. Po revoluci se vrhnul na podnikání. Nejprve se švagrem, který měl velkoobchod s potravinami. V roce 1994 založil s manželkou společnost Zásoby. Od roku 1997 archivuje dokumenty a účetnictví firem, konkurzních správců či úřadů. Firma má deset kmenových zaměstnanců a dalších deset externistů. Švábovým velkým koníčkem je sport. Hlavně fotbal, hokej, tenis a kolo. Má dvě děti, synovi je 28, ten již podniká v Praze, a dceři 25 let.

Jak jste se ze skladování konzerv dostal k šanonům?
Dělal jsem konkurzního správce a potřeboval jsem neuvěřitelné množství prostoru na dokumenty a účetnictví. Stejné problémy měli i ostatní správci. Takže mě napadlo, že bychom mohli dělat spisovou archivační službu. Nejprve jsme měli pronajaté dvě patra v bývalé budově, kde později vyrostlo IGY. Později jsme si pořídili vlastní objekt. Dnes více ukládáme "živé firmy" – nikoli ty v konkurzu.

Proč si společnosti dávají svoje dokumenty do skladu jiné firmy?
Většina firem existuje od 90. let. Za tu dobu se jim hromadí dokumenty a najednou zjistí, že ta jedna místnost, kam to celou dobu dávají, už nestačí. Nevědí, co mohou vyhodit a kam všechny věci dávat.

Chápu, že menší firma nemá prostor a je to pro ni náročné. Mezi vašimi klienty jsou ale velké společnosti, které mají stovky zaměstnanců. Ty by si to přece zvládly archivovat samy, ne?
Ano, ale je to pro ně značně nákladné. Archiv dnes musí splňovat přesné parametry, které stanovuje zákon. Jak má být zabezpečený, má tam být stálá vlhkost, teplota, nesmí tam být vodovodní svody. Je to docela přísné. Dále by si firma musela pořídit regálový systém a v neposlední řadě tam musí být pracovník, který se o to stará. Musí chodit na školení, protože legislativa se neustále mění. To všechno stojí peníze. A když si to firma spočítá, zjistí, že je levnější to dělat externě. Nemají s tím žádnou starost a mají veškerý servis.

Co si taková firma u vás nechává skladovat?
Zaprvé jsou u nás dokumenty, které se musí povinně archivovat. Vybírá si je oblastní archiv k trvalému uložení pro další generace. Tam najdete všechno možné včetně třeba vašeho vysvědčení ze školy. Od firem si berou zakládající listiny, zápisy z porad, valných hromad a podobně. Teď jsme třeba dělali Zemědělskou vodohospodářskou správu, a to jsme tam odváželi asi čtyři dodávky dokumentů, které se trvale ukládaly.

Předpokládám, že ne všechno se ukládá na věčné časy.
Ne, třeba účetnictví, faktury, dodací listy, to se ukládá na 10 let. Mzdové věci na 45 let, notářské až na sto.

To jsou docela důvěrné dokumenty. Jak to máte zabezpečené?
Do prostoru, kde jsou takové věci uložené, se normální smrtelník nedostane. Maximálně když nějaký nový klient chce vidět, jak to máme zabezpečené. Teď jsme tu měli zástupce Oberbank až z Vídně, aby schválili, jestli tu jejich dokumenty mohou být. Skladujeme některé materiály, které jsou pro firmy vyloženě klíčové – například Robert Bosch či Engel strojírenská z Kaplice tam mají výkresy všeho, co vyrábí. Je to jejich know-how.

Kolik toho v regálech máte?
Máme zhruba 14 až 15 kilometrů dokumentů. Měří se to na délku šanonů vyskládaných vedle sebe. Máme pojízdné regály, což ohromně spoří prostor.

Kdo se v tom vyzná?
Když máte systém, je to snadné. Pokud firma potřebuje něco vyhledat, uděláme to během chvíle. Máme tam systém jako v knihovně. Když nepotřebují originál, naskenujeme to a pošleme. Pokud ano, musí si sem přijít jen oprávněná osoba – statutární zástupce a podobně. Ta se musí legitimovat a zapíše se, co si kdy půjčovala.

Když se podívám na váš pracovní stůl, nemáte tam zrovna vzorný pořádek.
Nemám. Ale říká se o mně, že jsem velký puntičkář. Podle mě to není tak horké. (smích)

Autor:

Nejčtenější

Huawei si staví „Čínský Krumlov“, kopii jihočeského města v sídle firmy

Pohled na kopii českokrumlovského zámku v Číně.

Číňané si natolik zamilovali Český Krumlov, že staví jeho přesnou kopii. Ve městě Tung-kuan dokončuje firma Huawei...

Každý den v roce šel na Kleť. V nemoci i vánici

Václav Bauer se loni stal rekordmanem ve výstupech na Kleť za rok.

Denně stoupal na Kleť, jednou i čtrnáctkrát. Václav Bauer se zapsal do historie nadšenců, kteří zdolávají nejvyšší...

Schody mě popravily, přiznal Štybar. V zatáčkách občas nadával

Zdeněk Štybar dojel na mistrovství republiky na čtvrtém místě.

Útok na osmý titul mu nevyšel. Zdeněk Štybar skončil na domácím šampionátu v cyklokrosu mezi poraženými a s obličejem...

Lékařka vypila v noci půl litru vodky a druhý den řídila. Narazila do stromu

Tragická dopravní nehoda mezi obcemi Velíková a Hrobice na Zlínsku.

V noci vypila půl litru vodky a druhý den po poledni usedla za volant, ale do cíle nedojela. Jindřichohradečtí...

Řidič po nehodě upadl do bezvědomí. Záchranáře přivolal systém v autě

Škoda na havarovaném vozidle byla vyčíslena na 700 tisíc korun.

V úterý ráno vyjížděly všechny složky integrovaného záchranného systému k nehodě u Hořic na Šumavě na Českokrumlovsku....

Další z rubriky

Řidič po nehodě upadl do bezvědomí. Záchranáře přivolal systém v autě

Škoda na havarovaném vozidle byla vyčíslena na 700 tisíc korun.

V úterý ráno vyjížděly všechny složky integrovaného záchranného systému k nehodě u Hořic na Šumavě na Českokrumlovsku....

Počet porodů císařským řezem loni klesl, říká českobudějovický primář

Primář gynekologicko-porodnického oddělení Miloš Velemínský je úspěšným...

Více než třetinu všech novorozenců na jihu Čech přivádějí tradičně na svět porodníci v českobudějovické nemocnici....

Největší odměnou je led plný spokojených dětí, říká trenérka krasobruslení

Barbara Dufková si cení sošky, kterou dostala v soutěži Díky trenére. Chce, aby...

Šestadvacetiletá Barbara Dufková strávila většinu svého života na ledě. Dříve závodila, pak založila a dodnes vede v...

Akční letáky
Akční letáky

Prohlédněte si akční letáky všech obchodů hezky na jednom místě!

Najdete na iDNES.cz