Neděle 11. dubna 2021, svátek má Izabela
  • schránka
  • Přihlásit Můj účet
  • Neděle 11. dubna 2021 Izabela

Skladoval konzervy, nyní hlídá klíčové dokumenty stovkám firem

  8:46
Dokumenty tu počítají na kilometry. Budějovická společnost Zásoby uskladňuje pro firmy a úřady účetnictví a všechny důležité dokumenty. Celkem 500 klientů má v jejím speciálně zabezpečeném archivu šanony o délce 15 kilometrů. Firma je jednou z nejvýznamnějších společností v oboru u nás. Před 20 lety ji založil Milan Šváb.

Jednatel společnosti Zásoby Milan Šváb | foto: Slavomír Kubeš, MAFRA

Má takový gigantický archiv smysl v dnešní digitální době?
Není to jen u nás, je to po celém světě. Stát stále vyžaduje všechno na papíře. Kvůli všem možným kontrolám. Možná se tomu příliš nedivím. Když se podíváte zpět na všechna před 10 lety moderní zařízení, tak jsou zastaralá. Formáty se stále zdokonalují, ale papír je stále papír.

Podle vašich internetových stránek firma vznikla na základě povinnosti udržování zásob pro případ mobilizace. Co to znamená?
To byla činnost, kterou jsme dělali úplně na začátku. Udržovali jsme zásoby jídla pro vojsko, vězeňství, policii. Později se k tomu přidaly i okresní úřady. Tenkrát to bylo pro lidi na deset dnů, kdyby se něco stalo – povodně či jiná katastrofa. Byl tam cukr, konzervy.

Pro kolik lidí to mělo být?
Dělali jsme to v podstatě pro všechny okresy v jižních Čechách a pak i Plzeňsko. Bylo toho ohromné množství, všechno jsme ale neměli ve skladech. Měli jsme to nasmlouvané u různých potravinářských firem. Povinnost držet tyto zásoby skončila v roce 1997 s Klausovými úspornými opatřeními.

Milan Šváb

Narodil se 10. května 1964 v Kaplici, od dětství ale žije v Budějovicích. Vystudoval VUT v Brně, obor strojař. Po vojně se stal vojákem z povolání. Po revoluci se vrhnul na podnikání. Nejprve se švagrem, který měl velkoobchod s potravinami. V roce 1994 založil s manželkou společnost Zásoby. Od roku 1997 archivuje dokumenty a účetnictví firem, konkurzních správců či úřadů. Firma má deset kmenových zaměstnanců a dalších deset externistů. Švábovým velkým koníčkem je sport. Hlavně fotbal, hokej, tenis a kolo. Má dvě děti, synovi je 28, ten již podniká v Praze, a dceři 25 let.

Jak jste se ze skladování konzerv dostal k šanonům?
Dělal jsem konkurzního správce a potřeboval jsem neuvěřitelné množství prostoru na dokumenty a účetnictví. Stejné problémy měli i ostatní správci. Takže mě napadlo, že bychom mohli dělat spisovou archivační službu. Nejprve jsme měli pronajaté dvě patra v bývalé budově, kde později vyrostlo IGY. Později jsme si pořídili vlastní objekt. Dnes více ukládáme "živé firmy" – nikoli ty v konkurzu.

Proč si společnosti dávají svoje dokumenty do skladu jiné firmy?
Většina firem existuje od 90. let. Za tu dobu se jim hromadí dokumenty a najednou zjistí, že ta jedna místnost, kam to celou dobu dávají, už nestačí. Nevědí, co mohou vyhodit a kam všechny věci dávat.

Chápu, že menší firma nemá prostor a je to pro ni náročné. Mezi vašimi klienty jsou ale velké společnosti, které mají stovky zaměstnanců. Ty by si to přece zvládly archivovat samy, ne?
Ano, ale je to pro ně značně nákladné. Archiv dnes musí splňovat přesné parametry, které stanovuje zákon. Jak má být zabezpečený, má tam být stálá vlhkost, teplota, nesmí tam být vodovodní svody. Je to docela přísné. Dále by si firma musela pořídit regálový systém a v neposlední řadě tam musí být pracovník, který se o to stará. Musí chodit na školení, protože legislativa se neustále mění. To všechno stojí peníze. A když si to firma spočítá, zjistí, že je levnější to dělat externě. Nemají s tím žádnou starost a mají veškerý servis.

Co si taková firma u vás nechává skladovat?
Zaprvé jsou u nás dokumenty, které se musí povinně archivovat. Vybírá si je oblastní archiv k trvalému uložení pro další generace. Tam najdete všechno možné včetně třeba vašeho vysvědčení ze školy. Od firem si berou zakládající listiny, zápisy z porad, valných hromad a podobně. Teď jsme třeba dělali Zemědělskou vodohospodářskou správu, a to jsme tam odváželi asi čtyři dodávky dokumentů, které se trvale ukládaly.

Předpokládám, že ne všechno se ukládá na věčné časy.
Ne, třeba účetnictví, faktury, dodací listy, to se ukládá na 10 let. Mzdové věci na 45 let, notářské až na sto.

To jsou docela důvěrné dokumenty. Jak to máte zabezpečené?
Do prostoru, kde jsou takové věci uložené, se normální smrtelník nedostane. Maximálně když nějaký nový klient chce vidět, jak to máme zabezpečené. Teď jsme tu měli zástupce Oberbank až z Vídně, aby schválili, jestli tu jejich dokumenty mohou být. Skladujeme některé materiály, které jsou pro firmy vyloženě klíčové – například Robert Bosch či Engel strojírenská z Kaplice tam mají výkresy všeho, co vyrábí. Je to jejich know-how.

Kolik toho v regálech máte?
Máme zhruba 14 až 15 kilometrů dokumentů. Měří se to na délku šanonů vyskládaných vedle sebe. Máme pojízdné regály, což ohromně spoří prostor.

Kdo se v tom vyzná?
Když máte systém, je to snadné. Pokud firma potřebuje něco vyhledat, uděláme to během chvíle. Máme tam systém jako v knihovně. Když nepotřebují originál, naskenujeme to a pošleme. Pokud ano, musí si sem přijít jen oprávněná osoba – statutární zástupce a podobně. Ta se musí legitimovat a zapíše se, co si kdy půjčovala.

Když se podívám na váš pracovní stůl, nemáte tam zrovna vzorný pořádek.
Nemám. Ale říká se o mně, že jsem velký puntičkář. Podle mě to není tak horké. (smích)

Autor:
  • Nejčtenější

Fotbalové Budějovice na prodej? Několik zájemců by bylo

Bývalému reprezentantovi Tomáši Sivokovi to nevyšlo, hlavnímu sponzorovi, zdá se, současná pozice vyhovuje, šéf firmy...

To nejlepší z hor Česka: Nádhernou Šumavu poznáte díky těmto místům

Podle mnohých nejhezčí české pohoří, určitě však jedno z nejrozlehlejších: Šumava se táhne v délce asi 130 kilometrů...

Řidička seniorka vjela pod nákladní vlak, ten její vozidlo smetl

Srážka auta a nákladního vlaku na přejezdu v obci Hrdějovice přerušila v sobotu odpoledne provoz na trati mezi Hlubokou...

Plzeň - Č. Budějovice 2:1, zasloužené vítězství trefil po přestávce Falta

Plzeňští fotbalisté se vrátili do ligového dění po koronavirové nákaze ve velkém stylu. České Budějovice po...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Žena prodala dům u trasy obchvatu Chýnova, stavba se zřejmě znovu rozběhne

Ředitelství silnic a dálnic (ŘSD) bude zřejmě pokračovat ve stavbě obchvatu Chýnova na Táborsku. Městys podepsal minulý...

Svačiny jsou zbytečné. Stačí jíst dvakrát denně, vysvětluje profesor Anděl

Premium Nadváhu má v Česku až 44 procent mužů a 31 procent žen. A obezitu dalších 20 procent mužů a 18 procent žen. Statisíce z...

První romské dítě, které skončilo v babyboxu. Romové zuří, matka ho chce zpět

Premium Je to příběh 217. dítěte, které babyboxy zachránily a prvního romského dítěte, které se v babyboxu ocitlo. Matka...

Fiala politiku dělat neumí a důsledky jsou tragické, hodnotí Klaus dnešní ODS

Premium Za deset dní oslaví ODS třicáté výročí svého vzniku. MF DNES požádala jejího zakladatele Václava Klause, aby...

  • Další z rubriky

Budějovice se v roce 2028 pokusí získat titul Evropské město kultury

Loni to byla chorvatská Rijeka či irské Galway, letos ten titul nesou srbský Novi Sad či rumunský Temešvár. O označení...

Řidiče na jihu zpomalují omezení u Velešína, Budějovic i na Šumavě

Na cestě k hranicím, na Šumavě, ale také v Českých Budějovicích musejí řidiči počítat s řadou dopravních omezení. Hodně...

Testy jsou často nepřesné, komplikuje to provoz, stěžují si šéfové firem

I více než měsíc od zahájení povinného testování zaměstnanců se jihočeské firmy potýkají s řadou komplikací. Způsobují...

Řidič se čtyřmi promile nezvládal ani vytáhnout doklady, hlídka musela radit

Riskantním manévrem na sebe upoutal pozornost strážníků silně opilý řidič v Brně, který vjel na jihu města do...

Deníčková soutěž: Vyhrajte kosmetické balíčky Linteo
Deníčková soutěž: Vyhrajte kosmetické balíčky Linteo

Opět tu máme pravidelnou soutěž pro ty, kdo rádi píší příběhy. Napište nám jeden během dubna. Tři z vás odměníme kosmetickým vybavením značky Linteo.

Lidský penis se zmenšuje, do roku 2045 nebudou spermie, varuje vědkyně

Erektilní dysfunkce, méně spermií, ale i docela očividná změna – menší penisy. To jsou podle uznávané epidemioložky...

Kuchyň mají na terase. Šílený plán mladých manželů je geniální

Honza a Katka se po svatbě nastěhovali do domu svých prarodičů. V patře, které obývají, jim však chybí kuchyň. A tak...

Jak často se nakazí již očkovaní? Důkladná studie dala skvělé výsledky

Americké středisko pro kontrolu nakažlivých nemocí (CDC) ve svém časopise vydalo průběžné výsledky studie, která je...

Miliardový byznys vyschl, technologický obr Kapsch se stahuje z Česka

V dobách největší slávy šlo o firmu s miliardovými obraty, která se nebála pouštět do slovních přestřelek se členy...

Zákazníci přišli na fintu, jak si znovu pořídit tajný tarif Vodafonu

Tarif obsahující 10 GB dat při měsíčním paušálu 499 Kč není u Vodafonu novinkou. Nyní jej oprášil po zhruba dvou...