Skladoval konzervy, nyní hlídá klíčové dokumenty stovkám firem

  8:46
Dokumenty tu počítají na kilometry. Budějovická společnost Zásoby uskladňuje pro firmy a úřady účetnictví a všechny důležité dokumenty. Celkem 500 klientů má v jejím speciálně zabezpečeném archivu šanony o délce 15 kilometrů. Firma je jednou z nejvýznamnějších společností v oboru u nás. Před 20 lety ji založil Milan Šváb.

Jednatel společnosti Zásoby Milan Šváb | foto: Slavomír Kubeš, MAFRA

Má takový gigantický archiv smysl v dnešní digitální době?
Není to jen u nás, je to po celém světě. Stát stále vyžaduje všechno na papíře. Kvůli všem možným kontrolám. Možná se tomu příliš nedivím. Když se podíváte zpět na všechna před 10 lety moderní zařízení, tak jsou zastaralá. Formáty se stále zdokonalují, ale papír je stále papír.

Podle vašich internetových stránek firma vznikla na základě povinnosti udržování zásob pro případ mobilizace. Co to znamená?
To byla činnost, kterou jsme dělali úplně na začátku. Udržovali jsme zásoby jídla pro vojsko, vězeňství, policii. Později se k tomu přidaly i okresní úřady. Tenkrát to bylo pro lidi na deset dnů, kdyby se něco stalo – povodně či jiná katastrofa. Byl tam cukr, konzervy.

Pro kolik lidí to mělo být?
Dělali jsme to v podstatě pro všechny okresy v jižních Čechách a pak i Plzeňsko. Bylo toho ohromné množství, všechno jsme ale neměli ve skladech. Měli jsme to nasmlouvané u různých potravinářských firem. Povinnost držet tyto zásoby skončila v roce 1997 s Klausovými úspornými opatřeními.

Milan Šváb

Narodil se 10. května 1964 v Kaplici, od dětství ale žije v Budějovicích. Vystudoval VUT v Brně, obor strojař. Po vojně se stal vojákem z povolání. Po revoluci se vrhnul na podnikání. Nejprve se švagrem, který měl velkoobchod s potravinami. V roce 1994 založil s manželkou společnost Zásoby. Od roku 1997 archivuje dokumenty a účetnictví firem, konkurzních správců či úřadů. Firma má deset kmenových zaměstnanců a dalších deset externistů. Švábovým velkým koníčkem je sport. Hlavně fotbal, hokej, tenis a kolo. Má dvě děti, synovi je 28, ten již podniká v Praze, a dceři 25 let.

Jak jste se ze skladování konzerv dostal k šanonům?
Dělal jsem konkurzního správce a potřeboval jsem neuvěřitelné množství prostoru na dokumenty a účetnictví. Stejné problémy měli i ostatní správci. Takže mě napadlo, že bychom mohli dělat spisovou archivační službu. Nejprve jsme měli pronajaté dvě patra v bývalé budově, kde později vyrostlo IGY. Později jsme si pořídili vlastní objekt. Dnes více ukládáme "živé firmy" – nikoli ty v konkurzu.

Proč si společnosti dávají svoje dokumenty do skladu jiné firmy?
Většina firem existuje od 90. let. Za tu dobu se jim hromadí dokumenty a najednou zjistí, že ta jedna místnost, kam to celou dobu dávají, už nestačí. Nevědí, co mohou vyhodit a kam všechny věci dávat.

Chápu, že menší firma nemá prostor a je to pro ni náročné. Mezi vašimi klienty jsou ale velké společnosti, které mají stovky zaměstnanců. Ty by si to přece zvládly archivovat samy, ne?
Ano, ale je to pro ně značně nákladné. Archiv dnes musí splňovat přesné parametry, které stanovuje zákon. Jak má být zabezpečený, má tam být stálá vlhkost, teplota, nesmí tam být vodovodní svody. Je to docela přísné. Dále by si firma musela pořídit regálový systém a v neposlední řadě tam musí být pracovník, který se o to stará. Musí chodit na školení, protože legislativa se neustále mění. To všechno stojí peníze. A když si to firma spočítá, zjistí, že je levnější to dělat externě. Nemají s tím žádnou starost a mají veškerý servis.

Co si taková firma u vás nechává skladovat?
Zaprvé jsou u nás dokumenty, které se musí povinně archivovat. Vybírá si je oblastní archiv k trvalému uložení pro další generace. Tam najdete všechno možné včetně třeba vašeho vysvědčení ze školy. Od firem si berou zakládající listiny, zápisy z porad, valných hromad a podobně. Teď jsme třeba dělali Zemědělskou vodohospodářskou správu, a to jsme tam odváželi asi čtyři dodávky dokumentů, které se trvale ukládaly.

Předpokládám, že ne všechno se ukládá na věčné časy.
Ne, třeba účetnictví, faktury, dodací listy, to se ukládá na 10 let. Mzdové věci na 45 let, notářské až na sto.

To jsou docela důvěrné dokumenty. Jak to máte zabezpečené?
Do prostoru, kde jsou takové věci uložené, se normální smrtelník nedostane. Maximálně když nějaký nový klient chce vidět, jak to máme zabezpečené. Teď jsme tu měli zástupce Oberbank až z Vídně, aby schválili, jestli tu jejich dokumenty mohou být. Skladujeme některé materiály, které jsou pro firmy vyloženě klíčové – například Robert Bosch či Engel strojírenská z Kaplice tam mají výkresy všeho, co vyrábí. Je to jejich know-how.

Kolik toho v regálech máte?
Máme zhruba 14 až 15 kilometrů dokumentů. Měří se to na délku šanonů vyskládaných vedle sebe. Máme pojízdné regály, což ohromně spoří prostor.

Kdo se v tom vyzná?
Když máte systém, je to snadné. Pokud firma potřebuje něco vyhledat, uděláme to během chvíle. Máme tam systém jako v knihovně. Když nepotřebují originál, naskenujeme to a pošleme. Pokud ano, musí si sem přijít jen oprávněná osoba – statutární zástupce a podobně. Ta se musí legitimovat a zapíše se, co si kdy půjčovala.

Když se podívám na váš pracovní stůl, nemáte tam zrovna vzorný pořádek.
Nemám. Ale říká se o mně, že jsem velký puntičkář. Podle mě to není tak horké. (smích)

Autor:
  • Nejčtenější

Za smrt narkomanky žádá rodina přes milion. Je to nemorální, řekl obhájce

18. dubna 2024

Nemorální, ostudné. Takovými slovy označil obhájce ve své závěrečné řeči finanční nároky příbuzných...

U Budějovic boural autobus s lidmi. Řidička byla pod vlivem omamných látek

17. dubna 2024  18:33

U Lišova na Českobudějovicku dnes odpoledne havaroval autobus, když jeho řidička sjela ze zatím...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Sníh zasypal Šumavu. Na Lipensku uvázla nákladní auta, silnice byla nesjízdná

18. dubna 2024  9:37,  aktualizováno  10:54

Šumavu v noci na čtvrtek zasypal sníh, který komplikoval dopravu. V jihočeské i západočeské části...

Bojuje proti developerům u Lipna a říká, že ho nelze rovnat s jezery v Rakousku

14. dubna 2024  12:05

Pavla Setničková založila spolek Lipno pro život, jehož úlohou je hájit Lipensko před projekty...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Jednasedmdesátiletý řidič předjížděl, zabil ho náraz do protijedoucího vozidla

17. dubna 2024  19:38,  aktualizováno  20:14

Při tragické dopravní nehodě na silnici 2/37 ve směru z Tábora na Slapy ve středu po čtvrté hodině...

Teplický Chaloupek: Střední skupinu jsme si odpracovali těžkým fotbalem

20. dubna 2024  21:04

Chtěl se s Teplicemi loučit úspěšnou sezonou bez záchranářských nervů, v sobotu si fotbalista...

Teplice - Č. Budějovice 2:2, hosté dostali góly po chybách, pomohla jim penalta

20. dubna 2024  17:52,  aktualizováno  20:29

Vedli, po dvou individuálních chybách do přestávky dvakrát inkasovali, ale po ní z pokutového kopu...

Volejbalisté Budějovic jsou krok od titulu. Se Lvy si poradili i podruhé

20. dubna 2024  19:42,  aktualizováno  20:29

Volejbalisté Českých Budějovic sahají po titulu. Obhájce trofeje Lvy Praha doma porazili hladce...

Firma plánuje u Vodňan těžit štěrkopísek, ve kterém mohou být stopy zlata

20. dubna 2024  9:33

K záměru firmy, která chce dvacet let dobývat štěrkopísek u Krašlovic blízko Vodňan, se nyní může...

Advantage Consulting, s.r.o.
MANAŽER ZAKÁZKY – DOPRAVNÍ STAVBY (80-110.000 Kč)

Advantage Consulting, s.r.o.
Jihočeský kraj
nabízený plat: 80 000 - 110 000 Kč

Manželé Babišovi se rozcházejí, přejí si zachovat rodinnou harmonii

Podnikatel, předseda ANO a bývalý premiér Andrej Babiš (69) s manželkou Monikou (49) v pátek oznámili, že se...

Sexy Sandra Nováková pózovala pro Playboy. Focení schválil manžel

Herečka Sandra Nováková už několikrát při natáčení dokázala, že s odhalováním nemá problém. V minulosti přitom tvrdila,...

Charlotte spí na Hlaváku mezi feťáky, dluží spoustě lidí, říká matka Štikové

Charlotte Štiková (27) před rokem oznámila, že zhubla šedesát kilo. Na aktuálních fotkách, které sdílela na Instagramu...

Vykrojené trikoty budí emoce. Olympijská kolekce Nike je prý sexistická

Velkou kritiku vyvolala kolekce, kterou pro olympijský tým amerických atletek navrhla značka Nike. Pozornost vzbudily...

Ve StarDance zatančí Vondráčková, Paulová, hvězda Kukaček i mistryně světa

Tuzemská verze celosvětově mimořádně úspěšné soutěže StarDance britské veřejnoprávní televizní společnosti BBC se už na...