Žrout č. 1: Neefektivní rutinní činnost
Valná část kancelářské práce má rutinní charakter. Po skončení každého většího úkolu zvažte, co nového jste se naučili a jak by se to příště dalo udělat lépe nebo efektivněji.
Žrout č. 2: Jednání
Na konci jednání se zamyslete (a proberte s kolegy), v čem bylo dobré, v čem se příliš nepovedlo a jak by se dalo zlepšit. Stěžují si účastníci pravidelně na to či ono? Požádejte každého, aby přišel s návrhem na zlepšení. Z časového hlediska je snazší jednou vše analyzovat a zlepšit než trávit neproduktivní hodiny v zasedačkách.
Žrout č. 3: Telefon
Aktivujte si hlasovou schránku či záznamník a později vyřizujte telefonáty postupně. Používejte handsfree nebo hlasitý odposlech, abyste se mohli pohybovat po kanceláři a dělat případně více věcí najednou (ženy to údajně zvládají bravurněji než muži).
Žrout č. 4: Schůzky
Snažte se vyhnout takovým schůzkám, které protistrana pravidelně na poslední chvíli ruší. Pokud se schůzky odehrávají mimo kancelář, odejděte při čekání delším než 10 minut (to lze praktikovat s kýmkoli, jedině snad s výjimkou šéfa). Schůzky si můžete domlouvat také ve své kanceláři: během případného čekání lze pracovat. Je-li to možné, vyřizujte vše po telefonu.
Žrout č. 5: E-mail
Investujte čas do systematického třídění zpráv v došlé poště. Vytvořte si podsložky rozdělené podle důležitých zákazníků nebo tématu zpráv. E-maily vyřizujte (formou smazání/přečtení a odpovědi) okamžitě, nevracejte se k nim. Čtěte pravidla e-mailové etikety – inspiraci najdete na internetu.
Žrout č. 6: Pošta
Klasickou poštu by měla vyřizovat asistentka – pokud nějakou máte. Šetří to váš čas a jí to pomáhá lépe se obeznámit s vaší prací.
Žrout č. 7: Zapomínání
Máte-li tendenci zapomínat, ať už se jedná o cokoli – například slíbené telefonáty – nastavte si upomínky v počítači.
Žrout č. 8: Odkládání práce a přeskakování
Neodkládejte vyřizování úkolů – zejména těch krátkých – na později. Dvouminutový úkon nestojí za to, abyste jej evidovali v diáři či nosili v hlavě. Vyhněte se pokušení odložit napůl dokončenou práci a vrhnout se na další. I když se k ní hodláte později vrátit, časově je výhodnější dokončovat práci postupně.
Žrout č. 9: Vyrušení a nucená přerušení práce
Chystáte-li se na určitou dobu přerušit práci (odjíždíte třeba na dovolenou), napište si poznámky, kde jste skončili a co máte rozpracováno. Až se vrátíte, rychleji navážete a snáze se vrátíte do pracovního tempa.
Žrout č. 10: Nespolehliví dodavatelé
Máte reklamní agenturu a tiskárna vám pravidelně dodává výtisky na poslední chvíli, případně po termínu? Musíte dodavatele pracně urgovat? Zvažte, zda se nevyplatí obrátit se jinam.
Žrout č. 11: Nedostatečná organizovanost
Život bez diáře, elektronického nebo papírového, je složitější. Plánovací systém je zárukou časových úspor a pomáhá i při budování pověsti spolehlivého člověka. Plánování s předstihem ocení i vaše srdce, které nebude vystaveno krizím při honění termínů. Dobré plánování času zahrnuje i rezervu na řešení úkolů.
Žrout č. 12: Zanedbávání sebe sama
Důležitou součástí dobrého řízení času je i péče o sebe sama – sport, relaxace, osobní hygiena, duševní očista apod. Z dlouhodobého hlediska se nevyplatí zanedbávat spánek či zdravou stravu. Plánujte volný čas stejně systematicky jako obchodní schůzky či návštěvy u lékaře.
Žrout č. 13: Ignorování energetických hladin
Nedokážete-li plánovat podle svých přirozených energetických hladin, ztrácíte kromě energie i čas. Aktivity vyžadující nejvyšší koncentraci vykonávejte v době, kdy má vaše tělo nejvíce energie. U někoho to mohou být časné ranní hodiny, u jiného pozdní večer.
pro více informací se můžete podívat na: |
