Rezervujte si čas na neočekávané události
Předejít špatné organizaci času je možné například dobrou analýzou všeho, co a kdy je potřeba zvládnout. Aby se nám podařilo docílit zvládnutí všech úkolů, které máme před sebou, je nutné na začátku zvážit a určit jejich prioritu a stanovit čas, který jim můžeme věnovat. Důležité je také efektivní plánovaní s jasně stanovenými cíli. Rozlišovat bychom měli mezi krátkodobým a dlouhodobým plánováním.
Schůzky nebo různé úkoly plánujeme předem a necháváme si časovou rezervu. Někdy se kvůli nepředpokládaným změnám i ze strany druhých můžeme dostat do časového skluzu. Při osobní schůzce nechat čekat klienta, obchodního partnera déle, než patnáct minut je neslušné a neprofesionální. Pokud přeci jen k této situaci dojde, je na místě omluva.
V případě, že se nám u stejného člověka, firmy stane, že se opozdíme častěji, můžeme se stát časem nedůvěryhodným partnerem. Pracovní schůzku bychom měli i přes časový posun zvládnout tak, abychom další povinnosti začínali včas.
Důležité je, aby vedoucí byl sám velmi dobrý organizátor, uměl motivovat a věděl, kdy je potřeba úkoly předelegovat na ostatní zaměstnance. I zde je nutné započítat čas, ve kterém úkoly dalších zaměstnanců musí zkontrolovat. Manažer by měl od svých podřízených vyžadovat jasné, věcné a stručné vyjádření k probíraným záležitostem, a to jak písemně tak během porady.
Pracovní porady by měly být ukončeny s jasně stanovenými cíli, kdy každý zaměstnanec bude vědět, jakou práci a v jakém časovém termínu má odevzdat. Pokud sám šéf neumí dobře organizovat práci, těžko ji může vyžadovat od svých podřízených.
Nezahlcujte zbytečnými poradami
Manažeři často dělají více porad, než je potřeba, právě proto, že průběžně mění již zadané úkoly. Tímto se jak vedoucí, tak zaměstnanci dostávají do stresu, těžko se orientují v již domluvených úkolech a práci neodevzdávají v požadovaném termínu.
Ke všem daným úkolům bychom si měli napsat jejich časovou náročnost a zařazovat je podle denního plánu. Začínejme úkolem nejsnadnějším. Také e-maily nebo telefonické hovory by měly být krátké a věcné. Na konci bychom měli shrnout vše, na čem jsme se domluvili, co je nejdůležitější a to včetně termínů.
Znáte své podřízené?
K přednostem šéfa patří znalost svých podřízených a měl by vědět, kdo je na jaký typ práce vhodný. Odhadnout, poznat lidi a chtít po nich hlavně to, v čem jsou dobří je velkým uměním. Pokud toto předem šéf neodhadne, nedostatečně odevzdaná práce je potom i jeho chybou.
Podřízenému, o kterém víme, že pracuje pomaleji ale přesto pečlivě, dáváme méně úkolů než tomu, o kom víme, že nám práci odvede v kratším časovém termínu. Úkoly, které vyžadují perfektní organizaci času a práce nezadáváme zaměstnancům, kteří tyto schopnosti nemají, protože se pak dostaneme do zbytečného konfliktu z důvodu špatně a pozdě odvedené práce.
Z chybně zorganizovaného času je potřeba se poučit a najít takové řešení, které pomůže se příště vyvarovat se stejných a zbytečných chyb. Budeme-li pány svého času, jedině tak můžeme uniknout časové pasti. Ne nadarmo se říká time is money /čas jsou peníze/.
