Čas od času se sami zeptejte, rozumíte-li si navzájem. Někdy je třeba důležité údaje raději zopakovat, případně je potvrdit písemně (místa, termíny). Při telefonování buďte struční, a to i když se neomezíte čistě jen na služební záležitosti.
Anonymitu neviděných účastníků telefonního hovoru nejlépe překonáte sdělením svého jména (a instituce, za kterou hovoříte). Je také namístě i druhou stranu vyzvat k adresnosti: "S kým hovořím, prosím?" I tato povrchní "známost" vede totiž k větší míře závaznosti, než když spolu hovoří zcela neznámí, bezejmenní lidé.
Začínejte tedy pozdravem a tím, že se představíte. Určitě neuškodí, když se zeptáte, zda nerušíte, protože váš telefonát může partnera zastihnout například při jiném důležitém jednání. I v případě, že to tak není, se pokuste být struční.
Telefonem se rozhodně nedá vyřešit všechno. Lépe je se jen domluvit na schůzce a náročné, citlivé, velmi důvěrné záležitosti projednat osobně. V telefonu vždy riskujete, že je uslyší nepovolané ucho. Potřebujete-li ale přesto vyřídit něco náročného a důležitého po telefonu, připravte se dobře na hovor, abyste dotazy z druhé strany nebyli zaskočeni a nedostávali se do problémů, jak věci vyjádřit.
Oslovujte svého partnera jménem a pokud se s ním už znáte, prohoďte s ním i několik osobnějších vět, může to prospět i řešení projednávané záležitosti. Nezacházejte však do důvěrných podrobností a zůstávejte věcní.
