Systémová integrace v praxi - případová studie

Zavedení SI ve firmě není nic jednoduchého. Na straně jedné je zadavatel, na druhé společnost, která má projekt na starosti. Ve článku se dozvíte, jak vypadá pilotní projekt spolupráce univerzit a jedné ze společností a rovněž se dozvíte, jak si s jiným projektem vedlo IBM a studenti VŠE.

Pilotní projekt spolupráce univerzit a SME v oblasti e-businessu

Obsah

1. Popis projektu (základní informace o projektu)

2. Obecně (proč projekt zajímavý pro malé a střední podniky)

3. Zkušenosti ze zahraničí (úspěšné příklady spolupráce v zahraničí)

4. Podrobněji projekt (financování, zúčastněné osoby, harmonogram??…)

5. Tesla projekt

1.

Vysoká škola ekonomická v Praze (VŠE) - katedra informačních technologií, ve spolupráci s Ministerstvem Informatiky ČR (MI) připravuje dlouhodobý projekt, inspirovaný v Evropě velmi rozšířenými, a organizacemi EU masivně podporovanými, programy spolupráce univerzit, státního a soukromého sektoru. Cílem tohoto konkrétního projektu je v prvé řadě navázat a dlouhodobě stimulovat oboustranně přínosnou kooperaci mezi malými a středními podniky na straně jedné (SME) a vybranými univerzitami z celé ČR na straně druhé. Na základě zahraničních zkušeností lze od projektu očekávat především posílení konkurenceschopnosti SME ve sjednocující se Evropě (získávání nejnovějších poznatků, informací, výsledků vědeckých výzkumů, praktických postupů sesbíraných z podniků po celém světě atd.), zrychlení administrativy mezi státem a podniky (zavedení a používání například elektronického podpisu) a v neposlední řadě i prohloubení praktických schopností studentů našich univerzit.

Projekt ve své prvotní fázi navazuje na obdobný projekt organizovaný a financovaný firmou IBM (IBM Outreach Project), který byl začátkem roku 2003 s velmi pozitivním hodnocením ukončen. V rámci tohoto projektu se tým studentů VŠE ve spolupráci se zahraničními lektory podílel na zavádění některých moderních marketingových nástrojů do firmy TESLA a.s. - Hloubětín. Tento prvotní impuls, spolu s aktivitou MI a VŠE na mezinárodních konferencích, vyústil v projekt, ve kterém by do konce roku mohla být navázána spolupráce mezi univerzitami (zpočátku VŠE) a řádově deseti českými SME.

2.

Je bezesporným faktem, že malé a střední podniky vytvářejí zdravé podnikatelské prostředí a jsou stabilizujícím prvkem ekonomického systému. Zvyšují dynamiku trhu, mají schopnost absorbovat podstatnou část pracovních sil uvolňovaných z velkých podniků, zajišťují konkurenci a působí proti monopolním tendencím. V neposlední řadě jsou SME i podstatným zdrojem inovací v ekonomice a jejich flexibilita vede ke zrychlení inovačního cyklu.

SME musí ale přirozeně čelit i mnoha nevýhodám (oblast financování, výroby, odbytu, vzdělávání a řízení podniku). Projekt tohoto typu má značnou šanci velkou většinu těchto nedostatků eliminovat. Nedostatek financí na nákup know-how lze v našich podmínkách řešit snad jedině získáním státního grantu, často zastaralá výroba díky informacím o nových technologiích a výrobních postupech dokáže lépe čelit efektivním výrobním metodám vyspělých podniků, problém odbytu, na který se tento projekt hlavně zaměřuje, umožní vybraným podnikům vybírat si z těch skutečně nejvýhodnějších zakázek a oblast vzdělávání personálu je jednou z nejsilnějších stránek každého projektu, ve kterém se univerzitní prostředí spojuje s firemní praxí.

Nejlepším způsobem jak podpořit SME, a tedy splnit hlavní cíl tohoto projektu, je co nejrychleji a nejúčinněji přenášet informace z univerzitního prostředí do podniků. Takováto forma spolupráce přináší výhody všem zúčastněným stranám. Firmy získávají již zmíněné poznatky, nejnovější informace, výsledky vědeckých výzkumů a best practices, tedy nejúspěšnější praktické postupy sesbírané z podniků po celém světě. Univerzity naopak korigují svoje teoretické práce podle skutečného dění v ekonomice.

Spojení tohoto druhu je ovšem bezpochyby důležitým zájmem i každého vyspělého státu, neboť tím celá ekonomika získává komparativní výhody do budoucna.

3.

Ukázkovým příkladem zužitkování takovýchto výhod je obrovský profit z všeobecně vyhlášené spolupráce státu, univerzit a ziskového sektoru v Irsku, které se rázem stalo vzorem pro všechny podobné státy. Tam kde se podaří během pár let dostat z pozice ekonomicky nepříliš silného státu až k trůnu inovačního leadera Evropy, jde dozajista o příklad hodný následování. Jedním ze zásadních klíčů úspěchu byl právě rychlý přesun know-how mezi univerzitami a SME. V Irsku již řadu let existuje síť Irish Innovation Relay Centre (IRC) seskupující přední univerzity s výzkumnými centry a SME. Hlavním cílem IRC je pomoci SME při identifikování a řešení jejich technologických problémů a zajištění přístupu k evropským technologiím pomocí oboustranného transferu informací. IRC rovněž podporuje inovace místního průmyslu využíváním výsledků výzkumu ostatních organizací v EU. Jak vidno, tato strategie se dnes z ekonomického hlediska zdá jako velice efektivní.

4.

Abychom lépe demonstrovali konkrétní náplň připravovaného projektu, ve stručnosti zmíníme některé styčné body z jeho obsahu. Mezi hlavní cíle lze řadit především zvýšení efektivnosti SME pomocí moderních informačních technologií, zrychlení přenosu know-how mezi univerzitami a průmyslem, seznámení SME s možnostmi exportu nejen do EU a také získání praktických dovedností studenty ekonomických fakult.

Uvažovanými účastníky projektu proto jsou: Ministerstvo informatiky (koordinace při zahajování projektu, určení prioritně zaváděných B2A komunikací, jmenování zástupce do řídící komise projektu), Hospodářská komora (uvolnění finančních prostředků, navržení SME vhodných pro projekt, jmenování zástupců do řídící komise projektu), univerzity (výběr členů týmu – studentů, poskytnutí infrastruktury pro práci týmu, určení vedení týmu – tj. pedagoga se zkušeností z praxe, jmenování zástupce do řídící komise projektu), řídící komise (definitivní výběr kandidátů z řad SME pro projekt, obsahová a finanční kontrola projektu, návrhy pro MI ČR, HK a VŠE na základě zkušeností z projektu).

Vybraným podnikům budou univerzitními týmy nabízeny konzultační služby (marketingový průzkum, zpřístupnění efektivní týmové práce s informacemi pomocí informačních a komunikačních technologií, implementace nástrojů pro komunikaci se státní správou přes internet apod.) ve dvou fázích. První pilotní fáze by měla být hrazena z grantu Hospodářské komory ČR. Druhá fáze, která je fakultativní, bude hrazena již podnikem. Podnik tak v úvodní fázi z grantových prostředků získá nové know-how, obchodní příležitosti, on-line prezentační nástroj a současně informace pro své rozhodnutí, zda postupovat dále. Druhá fáze může být financována dalším grantem z fondů ČR či EU, jejichž zajištění je nabízeno v rámci první fáze projektu.

5.

IBM Outreach project pro firmu TESLA a.s.

Počátkem června roku 2002 byl v Praze zahájen pilotní projekt firmy IBM zaměřený na možnosti rozšiřování podnikatelských aktivit malých a středních podniků pomocí informačních technologií. Z několika možných kandidátů byla pro tento projekt vybrána firma TESLA, a.s. -Hloubětín. Projekt byl koncipován jako krátkodobý s plánovanou délkou 6 měsíců.

Byly definovány tři cíle projektu: provést pro SME cílený marketingový průzkum zahraničních trhů a rozšířit tak odbytové možnosti dané firmy v zahraničí, ukázat výhody používání informačních technologií (IT) jak v podnikových procesech tak i v komunikaci navenek, vytvořit účinnou metodiku pro zavádění této marketingové a informační podpory do SME.

Metodologii celého projektu lze stručně popsat takto:

1. Analýza a vytvoření dokumentace obchodního modelu kandidátské společnosti

1. Popis výrobků
2. Distribuční kanály
3. Zákazníci
4. Produkční kapacity
5. Cílové trhy (obsluhované)

2.Výběr nových trhů

1. Identifikace potenciálních trhů (dosud neobsluhovaných)
2. Identifikace výhod a nevýhod těchto trhů
3. Diskuse o možnostech s podnikovým managementem
4. Schválení trhů, které budou blíže studovány

3. Marketingový výzkum trhu (vytvoření databáze relevantních informací)

1. Identifikace distribučních kanálů na každém trhu – vytvoření funkcionálního diagramu
2. Identifikace podniků aktivních na každém z uzlů diagramu
3. Identifikace struktury tvorby cen
4. Vytvoření Resource Base (databáze informací)
5. Kvalifikace potenciálních kandidátů (kontaktů)
6. Identifikace konkurentů

4. Vytvoření plánu prodeje s důrazem na marketingové pojetí

1. One-to-many marketing
2. One-to-one marketing

5. Vytvoření návodu jak prodávat přes internet

1. Benchmarking
2. Workflow jako podpora prodejního úsilí

Projekt byl poté rozštěpen na tři základní časové fáze:

Information & Intelligence (I&I)

I&I tvořila jednu z nejdůležitějších částí celého projektu. Co se pod těmito termíny skrývalo?

Pojem Information představoval proces získávání informací o:

• základních principech trhu
• nových mezinárodních obchodních příležitostech
• informacích o zákaznících a obchodních partnerech (distributoři, dodavatelé, zprostředkovatelé, velkoobchody...)
• technologickém vývoji a trendech

Termín Intelligence vyjadřoval vyšší formu zpracování získaných informací v rámci marketingového výzkumu. Z dílčích informací zjištěných na internetových stránkách konkurentů, obchodních partnerů, portálů atd. se vytvořil ucelený pohled na trh jako takový a zároveň byly identifikovány obchodní příležitosti dané SME. Z tohoto pohledu vyplynul rovněž i seznam hlavních přínosů, ke kterým tato fáze dospěla:

• Vyvinutí a uvedení do provozu pokročilé metody vyhledávání na internetu tak, aby pomohly přinést do SME „market intelligence“
• Vyvinutí a uvedení do provozu personalizovanou Resource Base (jako zdroj informací)
• Demonstrace, že kompetentní „market intelligence“ umožní SME identifikovat nové tržní příležitosti
• Přenesení schopností a vyškolení zaměstnanců SME, aby byli schopni samostatně vytvářet „market intelligence“

S pomocí několika jednoduchých otázek (respektive odpovědí na ně) by nyní Tesla měla být schopna rozlišit, jaké činnosti jsou ještě v této fázi zapotřebí, jaké výsledky přinesla, či nakolik byla úspěšná:

• Podařilo se vyvinout a uvést do provozu pokročilé metody vyhledávání na internetu?
• Jsme schopni demonstrovat zřetelné schopnosti v tomto oboru?Jak můžeme změřit přínos těchto činností?
• Jaké další činnosti (úsilí) je třeba ještě vyvinout, abychom dosáhli optimálního stavu? (v jakém časovém horizontu?)
• Byly veškeré znalosti přeneseny na kmenové zaměstnance?

Presentation, Promotion & Prospection (P&P&P)

Po nashromáždění dostatečných a kvalitních informací o trhu a detailním seznámením se s fungováním SME přešel projekt do druhé části - Presentation, Promotion & Prospection. Touto fází projektu se rozumělo:

• Vymyšlení a vytvoření online prezentace nebo jiného propagačního nástroje, který by dostatečně představil schopnosti SME.
• V kooperaci s SME vytvoření několika verzí prezentací, které budou cíleně zaměřeny na konkrétní tržní segment (od konečných zákazníků přes velkoobchody až po distributory)
• Pomocí prezentace oslovit potenciální zahraniční zákazníky a partnery a navázat s nimi obchodní styky
• Asistovat SME v budování a implementaci logických následovníků takových prezentací a v hledání možností do budoucna
• Vyškolit kmenové zaměstnance ve vytváření prezentací

Communication & collaboration (C&C)

Tato fáze zahrnovala tyto úkoly:

• Vyvinout a uvést do provozu soustavu komunikačních nástrojů, které by umožnily SME komunikovat a kooperovat s potenciálními zákazníky a obchodními partnery, včetně komunikace uvnitř společnosti
• Rozvinout tyto komunikační nástroje tak, aby pomohly rozvoji samotného projektu (konzultační činnosti)
• Přenést schopnosti a znalosti na zaměstnance SME, vytvořit kreativní týmové prostředí

Závěr

Celý projekt byl firmou IBM hodnocen jako nejlepší ze všech podobných projektů uskutečněných v roce 2002. Závěrečná zpráva Carlose Garcii (ředitele Software Group, Strategic Investments/University Programs) vyzněla nadmíru pozitivně a pan Garcia vyčíslil přínos pro firmu TESLA a.s. na odhadovaných 200 000 Euro. Kladný ohlas měl náš projekt i u zaměstnanců firmy Tesla, jak je patrné ze slov obchodní náměstkyně strojírenského závodu paní Marie Polanské: “Projekt firmy IBM a studentů z VŠE byl pro naši firmu velmi obohacující. Konkrétně naše obchodní oddělení strojírenského závodu dostalo přístup k cenným marketingovým informacím – od marketingového průzkumu zahraničních trhů, přes analýzu konkurentů až po vyhledání obchodních příležitostí a předání databáze vyhledaných zdrojů podniku. Velmi si také cením možnosti prezentovat naše výrobky v zahraničí jednoduchou a finančně nenáročnou formou s jejíž pomocí došlo i k prvním hodnotným kontaktům s potenciálními zákazníky.