Už včera jste měli odevzdat finanční rozvahu? A nemáte ji, stejně jako chybí podklady pro projektovou dokumentaci. Tušíte, že šéf bude naštvaný, protože jednání, které vás čekalo, budete muset odložit. Podobné situace se odehrávají v mnoha firmách dnes a denně. Svědčí o tom, že si jejich zaměstnanci neumí správně naplánovat čas a nedokáží odhadnout, kolik ho budou potřebovat ke splnění svých úkolů. Naštěstí se taková dovednost dá naučit.
Nepracujte za ostatní
Na počátku cesty za správným organizováním času si každý musí odpovědět na otázku, co ho nejvíc zdržuje od práce. „Především jde o špatné naplánování činnosti. Možná se zabýváte věcmi, které nejdou změnit. Nebo plníte povinnosti i za někoho jiného,“ říká psycholožka Alice Mlynářová ze vzdělávací společnosti Akademie dr. Orlity. „Naučte se rozdělit práci na tu, která přísluší vám a která jiným. Více důvěřujte druhým. Mít vše neustále pod kontrolou není nutné.“ Když zlepšíte osobní disciplínu a morálku, dokážete čas využít mnohem efektivněji.
Může pomoci kurz
Umět si dobře organizovat čas je důležité nejen pro vrcholový management, ale pro každého pracovníka bez rozdílu věku a profese. Větší firmy často organizují pro zaměstnance kurzy, které nestíhajícím lidem ukážou směr, kudy se ubírat. Poznají sami sebe, naučí se organizovat pracovní i mimopracovní čas.
Kurzy však nejsou všemocné. Pavel Pekárek, ředitel odboru vzdělávání a tréninku ČSOB Pojišťovny, říká: „Žádné školení z vás přes noc neudělá dokonalého organizátora času. Musíte chtít především sami.“ To potvrzuje i vedoucí personalista Jaroslav Pražák ze společnosti Continental Teves a doplňuje: „Kýžený efekt nepřináší pouhé proškolení, ale teprve následné používání zásad v daných podmínkách firmy.“
Jde to i bez stresu
„Plánovat byste si neměli více jak šedesát procent času. Zbylých čtyřicet procent si nechte na operativní řešení problémů, které se v průběhu dne vyskytnou,“ radí Alice Mlynářová. Když si nenecháte žádnou rezervu, budete případnou nenadálou situaci, která bude vyžadovat rychlé a účinné rozhodnutí, řešit pod velkým tlakem. A jaká je podle odborníků ideální doba pro plnění pracovních povinností? „Jde o čas, kdy je důležitost úkolu vysoká, ale netlačí na nás naléhavost jeho vyřešení. Stoprocentní důležitost a stoprocentní naléhavost se rovná téměř stoprocentnímu stresu,“ upozorňuje Mlynářová. Určení stupně naléhavosti je závislé na tom, dokdy musí být úkol hotový.
Stanovte si priority
Umění rozvrhnout si práci v čase se někdy říká i anglickým výrazem time management. „Celé plánování pracovního času, ale vlastně celý život závisí na stanovování priorit. Dělejte věci v pořadí podle jejich důležitosti,“ připomíná Pavel Pekárek z ČSOB.
V mnoha společnostech již mají se zaváděním zásad time managementu skvělé zkušenosti. „U nás je časové plánování nedílnou součástí pracovního dne každého zaměstnance,“ říká Jaroslav Pražák ze společnosti Continental Teves. Pracovníkům na montážní lince v této firmě začíná směna pětiminutovou poradou. Následují přesně vymezené časy pro různé činnosti, počínaje změnami ve výrobě, přestávkami na oddech a školeními konče. „Snažíme se, aby si všichni dokázali správně rozvrhnout a naplánovat čas,“ uzavírá Pražák.“
Jak stíhat práci
-
Nezmatkujte kvůli nicotnostem.
-
Nedělejte si starosti s minulostí.
-
Žijte v „denních přihrádkách“.
-
Denně analyzujte, kolik jste již udělali.
-
Odpočívejte dřív, než se příliš unavíte.
-
Odstraňte ze svého pracovního stolu všechny papíry, které se netýkají právě řešeného problému.
-
Dělejte věci v pořadí podle jejich důležitosti.
-
Naučte se organizovat, přidělovat a kontrolovat práci.
-
Pracujte s nadšením.
-
Buďte aktivní.
 |
Cizí země vás hned nepřivítá s otevřenou náručí. Práce v Německu? Vyplatí se? Čtěte ZDE. |
