"Nelze stihnout vše. Není možné potěšit každého. Úkoly si tedy vždy roztřiďte podle důležitosti," radí psycholog Dalibor Špok a doporučuje pět osvědčených tipů, jak si uspořádat pracovní čas.
1. Nachystejte si denní plán
Připravit si ráno seznam úkolů na celý den je snad nejužitečnější rada v time managementu. Proč?
Jsme náchylní k chybnému posuzování důležitosti: co je nové, aktuální a silné, to se nám zdá významné. Nejnovější nápad, doručený e-mail nebo konverzace s kolegou se jeví důležitější než skutečně relevantní úkoly, které jsou na seznamu již poněkud "okoukané". Dopředu vypracovaný a podle priorit seřazený denní přehled úkolů těmto unáhleným volbám dokáže zabránit.
Vždy pečlivě zvažte, zda je potřeba přidat do denního plánu aktuální nápad či nový úkol. Zapište si je raději někam stranou a vyhodnoťte jejich důležitost později. Časový odstup několika desítek minut či dokonce pár hodin umožní lépe odhadnout skutečnou prioritu nových zadání. Často vás také díky této prodlevě napadnou efektivnější způsoby, jak je řešit.
2. Třiďte podle důležitosti
Nelze stihnout vše. Není možné potěšit každého. Možnost volby neustále roste, ale vaše kapacita plnit úkoly ne. Musíte poznat a vybrat, co je v práci primární, a upřednostnit aktivity, které to nejvíce naplňují.
I v nich se soustředit především na to nejdůležitější. Všechno ostatní – i když je vám to líto, protože to má svůj význam – musíte odsunout. Jen pokud zbude čas.
3. Překonejte počáteční nechuť
Nepříjemné pocity, které míváte při rozmýšlení nad jednotlivými úkoly, nesmíte zaměňovat s intuitivním hodnocením jejich důležitosti. Je to právě ochota a schopnost vstoupit do nepříjemných a důležitých aktivit, která často rozhoduje o dlouhodobém úspěchu. Velmi pomůže zjištění, že nepříjemné pocity se často rozplynou už pouhých pár minut poté, co se skutečně pustíte do práce.
4. Napřed vyřizujte to složité, pak až to ostatní
Seběhnout se schodů dolů je podstatně snazší a příjemnější než po nich stoupat nahoru. Jakékoli úkoly (denní plán, agendu porady, aktuální projekt, doručené e-maily...) vyřizujte v pořadí od obtížného, důležitého a nejméně příjemného po ty snadné, málo významné či dokonce radostné. Svůj den potom naplánujte podobně.
5. Stanovte si na jednotlivé úkoly časové hranice
Známý Parkinsonův zákon říká: Naše práce má tendenci přesně vyplnit prostor, který jí dáme k dispozici. Využijte toho a plánujte si na své úkoly ohraničený čas. Pokud je přece jen nestihnete, věnujte se následně jiným činnostem a k původním aktivitám se vraťte později.
Krátké časové limity (například jen deset nebo dokonce pouze pět minut) vám pomohou překonat i silnou vnitřní rezistenci a začít s nejedním důležitým, ale obávaným projektem. Budete udiveni, jak jsou tyto limity účinné.
