Proč si pořídit virtuální kancelář? Ušetříte velké peníze za pronájem klasické kanceláře a získáte většinou reprezentativní adresu třeba v centru Prahy. Pokud chce podnikatel například navázat obchodní vztahy se zahraničím, působí pražská adresa na jeho vizitce rozhodně lépe než ta z neznámého města či vesnice.
Jenže sídlo ve známé pražské ulici nemusí být vždy výhra. Zvláště v situaci, kdy na stejné adrese sídlí dalších tisíce firem z celé republiky. Když se pak obchodní partner podívá na internet, může být až vyděšen.
Například tři minuty chůze od Staroměstského náměstí se v ulici Rybná 24 nachází celkem nenápadný dům. Vypadá jako klasický nájemní. V přízemí jsou nebytové prostory a v patrech byty a kanceláře. Přitom jde o dům s nejvíce sídly tuzemských firem. Podle obchodního rejstříku uvádí tuto adresu 3 746 firem. Zjistila to on-line databáze českých firem Merk.cz.
„Druhou nejčastěji využívanou adresou v metropoli najdeme v ulici Kaprova 14, kde je zapsaných 2 732 společností. Pokud bychom analyzovali celé ulice, potom nejvíce sídel je vedených opět v ulicích Rybná, Kaprova a následně Sokolovská. V Brně mezi domy s největší koncentrací firem patří Lidická 19 s 1 209 sídly, Příkop 4 s 952 sídly a Příkop 6 s 651 sídly,“ říká Tomáš Berger zakladatel Merk.cz.
Finanční správa má volnější ruce v kontrolách
V Praze má podle Bergera sídlo skoro polovina tuzemských firem, často jde právě o virtuální adresy, které jsou v Česku populární. A to i přesto, že ztratily jednu z v minulosti často citovaných výhod. Tou bylo nižší riziko finančních kontrol v metropoli.
„Snaze získat sídlo v Praze pouze z důvodu, že je zde pravděpodobnost daňové kontroly extrémně nižší než jinde v republice, čelí finanční správa úspěšně díky celostátní územní působnosti. Ta loni v létě stanovila, že kterýkoliv finanční úřad může provádět daňovou kontrolu v rámci republiky u kteréhokoliv daňového subjektu. Mnohé subjekty tak ztrácí motivaci mít sídlo v Praze,“ říká tisková mluvčí Generálního finančního úřadu Petra Petlachová.
Finanční správa virtuální sídla monitoruje. „Už při registračním řízení vyvolává firma zvýšenou pozornost. Během existence ji průběžně sledujeme, zda nemá faktické místo podnikání někde jinde než na této adrese. Od roku 2014 probíhá rozsáhlá kontrolní akce Pomoc Praze, v rámci které se finanční kontroloři zaměřili jak na daňové neplatiče, tak i na plátce DPH s virtuálním sídlem. Četnost kontrol u těchto subjektů však nemůžeme z taktických důvodů komentovat,“ dodává Petra Petlachová.
Dobré pověsti virtuálních kanceláří nenahrávají aktuální data společnosti Bisnode, která se zabývá poskytováním ekonomických informací o firmách. Ta nedávno monitorovala nespolehlivé plátce DPH, z nichž 44 procent má registrovanou adresu právě na virtuálním sídle. A téměř každý druhý z těchto nespolehlivých plátců má v obchodním rejstříku zapsanou pražskou adresu.
Není sídlo jako sídlo, raději si připlaťte
Virtuální sídla ale nemusí být nutně spojena s „daňovou optimalizací“. „Pokud má virtuální sídlo ekonomický důvod, pak je to naprosto v pořádku,“ říká ještě Petra Petlachová.
Při výběru virtuálního sídla je třeba dívat se nejenom na adresu, ale hlavně na nabízené služby. „Naše služby využívá hodně lidí. Především se jedná o podnikatele, kteří ke své činnosti nepotřebují fyzické kanceláře, tedy například podnikatelé působící v IT službách, poradenské firmy. A nebo nechtějí mít sídlo firmy u sebe doma, a to především kvůli odlišení podnikatelských aktivit od soukromých,“ brání službu Petr Hrášek ze společnosti Office House, která je poskytovatelem virtuálních sídel.
Seriozní poskytovatelé těchto služeb mají na svých adresách k dispozici většinou fungující recepci včetně personálu, zasedací místnosti a možnost využití reálné kanceláře, kterou si pronajmete klidně jen na hodinu. U takzvaných low-cost poskytovatelů najdete ale jen na chodbě digitální tabuli, na které se stále dokola zobrazují jména firem, které na adrese sídlí. A v jedné malé kanceláři možná jednu paní, která vám jednou za měsíc vydá došlou poštu.
„Je třeba rozlišovat mezi plnohodnotným sídlem a virtuálním sídlem u low-cost poskytovatelů, u kterých nemovitost a služby zpravidla splňují pouze minimální, často nedostatečné zákonné požadavky,“ říká Petr Hrášek. Mezi tyto zákonné povinnosti patří správné označení sídla, zajištění přebírání písemností, zajištění kontaktu s veřejností a státními orgány.
Byt v domě s tisícovkou firem ztrácí na hodnotě
Adresa, která poskytuje sídlo pro téměř čtyři tisíce firem, působí přinejmenším podivně. „A stejně jak to vnímá veřejnost, tak to chápe i finanční správa, která se snaží proti takzvaným garážovým sídlům bojovat. Rizikem u „bytových“ poskytovatelů jsou i postoje dalších majitelů bytů v domě. Představte si, že budete vlastnit byt v budově, kde sídlí několik set až tisíc firem, obratem váš byt ztrácí na hodnotě,“ dodává Petr Hrášek z Office House.
Podle jednoho z podnikatelů, který má sídlo právě na jedné z nejuváděnějších ulic, a to v Kaprově na Praze 1, stojí virtuální kancelář přes tři tisíce korun ročně. Pokud by se tato suma znásobila počtem uvedených subjektů, dojdeme k částce přes 11 milionů korun. To už je slušný výdělek.
„Pokud jste vlastník nemovitosti, která je pro tyto služby uzpůsobena, máte živnostenské oprávnění, tak můžete poskytovat vaše prostory i ostatním subjektům,“ říká Petr Hrášek. Zároveň ale varuje. „Bariéry vstupu jsou minimální, ale při možném ukončení je zapotřebí vzít v úvahu, že vám zůstane pravděpodobně neprodejná nemovitost, neboť vymazat firmu ze sídla je s ohledem na postoj soudů velmi komplikované a troufnu si říci, že skoro nemožné.“
