Čtvrtek 23. září 2021, svátek má Berta
  • schránka
  • Přihlásit Můj účet
  • Čtvrtek 23. září 2021 Berta

Dotáhnout úkoly do zdárného konce vám pomůže správná strategie i aplikace

O Češích se často říká, že jsou málo efektivní. Jedním z důvodů, proč někdo není produktivnější, může být v organizaci jeho času. Speciální programy a aplikace s tím ovšem mohou výrazně pomoci.

ilustrační snímek | foto: Creative Commons

Seznam toho, čeho byste chtěli v konkrétním dni dosáhnout, by vám měl sloužit. Neměli byste mu být vydáni na milost a nemilost, ale se správnou strategií vám může pomoci dosáhnout větších cílů. Například úspěšní manažeři by bez tohoto pomocníka nemohli podávat vrcholné výkony.

Vyberte správnou aplikaci

Prvním krokem při vytváření lepšího seznamu úkolů je rozhodnutí, jakým způsobem ho budete vést. Je jen na vás, zda to bude prostřednictvím papíru, lepíků – i když z dnešního pohledu jsou tyto metody dávno překonané – nebo v excelovské tabulce, textovém dokumentu, případně ve specializovaném programu, který lze používat v počítačích a smartphonech.

Rozhraní programu Asana

Aplikace pro vedení úkolů mají oproti jiným způsobům, a především potom oproti papíru několik výhod. Mezi ty hlavní se řadí:

  • Disponují funkcí pro připomínání
  • Je snazší upravit digitální seznam než ten, který je napsán na papíru
  • Digitální verzi nemůžete ztratit
  • Umožňují rychle změnit zobrazení úkolů a seřadit je podle priority, data nebo podle abecedy
  • Mohou spolupracovat s různými aplikacemi, nebo i mezi sebou
  • Umožňují přidělovat úkoly jiným lidem či na nich společně pracovat
  • Mohou obsahovat motivační akce – prvky gamifikace

Která je ta pravá

Vybrat, respektive doporučit nějakou aplikaci není snadné. Každý z nás má jiné nároky a preference, co by měla umět a k čemu přesně sloužit. Navíc jich existuje velké množství a různé druhy. Využít lze komplexní (Asana, Trello, Microsoft OneNote, Google Keep atd.) ale i jednodušší (Todoist, Evernote, OneNote atd.) či i české projekty jako je např. Freelo.

Rozhraní českého programu Freelo

Tip

Přehled 16 nejlepších aplikací pro vedení úkolů včetně popisků najdete na tomto webu.

Základem všeho je však podmanit si vybranou aplikaci, a především si v ní nastavit požadované vlastnosti a funkce. Nezbytné je vytvořit více než jen jeden seznam úkolů. Začněte tím, že vytvoříte ty nejjednodušší. A potom si je rozdělte například na pracovní, domácí a osobní.

Mít více než jeden seznam vám pomůže se na úkoly soustředit. Díky tomu oddělíte pracovní život od toho soukromého. Například, když jste v práci, nechcete přece být vyrušováni jinými než pracovními úkoly. A naopak, doma zase nechcete dostávat připomínky o pracovních činnostech.

Čtyři možnosti zadání poznámky v Evernote

Detaily v úkolech se moc nezdržujte. Na začátek si prostě sedněte a vytvořte seznam toho, na co si vzpomenete. Na důležité si určitě vzpomenete ihned a ty méně podstatné úkoly můžete přidat později. Mezi běžné a nejčastější typy úkolů tak například patří:

  • Nákupní seznam
  • Až jednou - úkoly, které byste chtěli někdy udělat
  • Cokoliv, co byste chtěli dělat o víkendu, ale nechcete, aby vás během týdne rozptylovalo
  • Věnovat se dětem

Zapisujte si úkoly co nejrychleji

Hlavním předpokladem je možnost si na seznam přidat nový úkol ihned. To znamená i tehdy, pokud jste u lékaře, nebo jedete v MHD. V tomto jsou velmi dobrými společníky smartphony. Systémy pro úkoly mají ve většině případů také aplikaci pro Android či iOS. Potom ji stačí otevřít a úkol zadat, nebo nadiktovat, případně nafotit. Řada aplikací obsahuje tyto funkce, které velmi pomáhají a oprostí vás od přepisování, nebo zachrání v případě, kdy máte „plné ruce“. Přidáním úkolu, jakmile na ně myslíte, vám umožní zabránit, abyste na ně zapomněli či si je nosili v hlavě do doby, než je někam napíšete.

Rozhraní programu Google Keep

Tip

Pokud má vaše úkolová aplikace nějakou klávesovou zkratku pro přidání nového úkolu, naučte se ji. Pokud má vaše aplikace zkratku pro mobilní telefon, nastavte ji.

Stanovte si reálné termíny

Termíny jsou sice trochu svazující, na druhou stranu pomáhají úkoly opravdu plnit. Pokud byste si u nich nenastavili termín, potom byste je ani nikdy dokončit nemuseli. Myslete však na to, že termíny musí být splnitelné a reálné. Tedy pokud nastavíte splnění na moc brzy, nebo naopak pozdě, nebudete to fungovat. Termíny vám pomohou stanovit priority.

Rozhraní programu OneNote

Na druhou stranu ne každý úkol potřebuje pevný a co nejbližší termín splnění. Přiřazení termínů je účinné ještě z dalšího důvodu. Aplikace vám nejprve ukážou, co vás čeká dnes, zítra a v dalších dnech, bez ohledu na to, v jakém seznamu jsou. Tímto způsobem můžete vidět vše, co máte během vybrané doby udělat, a získat představu o tom, jak by měly dny probíhat. Nebo si udělejte chvilku na přeplánování, pokud máte pocit, že něco nestíháte a můžete to posunout na později.

Denně revidujte své úkoly

Začněte každý den tím, že si projdete svůj seznam pro daný den a vyhodnotíte, zda je to, co máte naplánované reálné splnit. Pokud máte na den naplánováno příliš mnoho úkolů a víte, že se ke všem nedostanete, připravujete se na neúspěch.

Rozhraní programu Trello

Denně maximálně 3 až 5 úkolů

Kolik tak asi denně dokážete splnit úkolů? Záleží na tom, jak náročné budou a jak jste odhodlání je plnit. Většina začínajících uživatelů by se měla zaměřit na tři až pět úkolů. Možná se vám to bude zdát málo, ale i těchto několik málo úkolů může zabrat mnoho času.

Následně sledujte, kolik úkolů každý den splníte – řada aplikací bude toto sledovat za vás – a tak získáte představu o svém maximu. Jakmile znáte své maximum, můžete nastavit nové denní úkoly na rozumný počet. Nepřehánějte to však s nimi. Ambiciózní uživatelé, kteří si nastaví klidně i 15 úkolů denně, většinou skončí tak, že je musí stejně odložit na další den. A to je frustrující a stresující.

Vložte úkoly do svého seznamu úkolů

Důležité je, co si zapíšete do seznamu úkolů. Místo přidávání nových a nových úkolů si tvořte cíle. To znamená ne se naučit francouzsky, ale plynule ovládat francouzštinu. Cíle jsou body na cestě k jejich dosažení. Je mnohem jednodušší zaměňovat je s úkoly, protože cíle jsou konkrétnější a měřitelnější. Příkladem cíle je „být schopen tři minuty mluvit ve francouzštině o mých oblíbených filmech.“

Úkolem potom může být například „naučit se tři nová francouzská slova“ nebo „každý den se budu 30 minut učit francouzsky“.

Sledujte seznam úkolů

Jenom seznam úkolů, který pravidelně kontrolujete, je dobrý seznam. Efektivní seznam vás totiž provede celým dnem, což znamená, že se na něj musíte často dívat. Ideální je otevřít ho každé ráno, a tak se seznámit s tím, co je před vámi. Podívejte se na něj i po obědě, abyste věděli, na co dalšího se po zbytek dne musíte soustředit.

Kromě toho si každý týden zvykněte prohlížet vše, co jste si naplánovali na příští týden, abyste si mohli lépe naplánovat čas a provést úpravy předem. Pokud se v úkolu cítíte ztraceni nebo si od něj potřebujete odpočinout, podívejte se na ten další v pořadí, abyste našli něco menšího a třeba také realističtějšího (méně náročný úkol, který nevyžaduje vysoké soustředění), se kterým se mezitím můžete vypořádat.

Čím více se budete na svůj seznam dívat, tím více mu budete důvěřovat. Čím více mu budete důvěřovat, tím méně si musíte pamatovat, jaké úkoly musíte dělat. Čím méně si musíte pamatovat, tím více uvolňujete mysl, abyste se mohli soustředit na daný úkol.

V rychlosti je síla

Není smyslem trávit mnoho času psaním úkolů a cílů. Proto při jejich definování se naučte psát je ve zkratkách, diktovat je či ukládat formou skici. V aplikacích máte možnost navíc využít systém prioritizace. Pokud vám to pomůže, přiřaďte jim i různé barvy a také klíčová slova. To proto, abyste je snadněji našli – i později.

Ten hřejivý pocit, když nějaký úkol dokončíte a máte možnost k němu v aplikaci přiřadit fajfku – je splněn. Zaškrtnutím položek v seznamu vám dá pocit úspěchu a je klíčovým prvkem organizování. Díky spolehlivému systému úkolů je život jednodušší a méně stresující.

A co vy? Používáte aplikace pro vedení úkolů a případně jaké? Dejte vědět v diskuzi.

Témata: papír, Android, IOS, Trello
  • Nejčtenější

Podívejte se, jak do Česka dorazil poprvé bojový letoun 5. generace

Návštěvníci letošních Dnů NATO v Ostravě budou moci vidět na vlastní oči zatím jediný komerčně dostupný bojový letoun...

Sedm signálů, že se vám do počítače naboural hacker

Máte nepříjemný pocit, že ve vašem počítači či v zařízení, které je připojené k internetu, není něco v pořádku?...

Windows 11 se blíží, ale vy si je možná nebudete moci nainstalovat

Premium Už za čtrnáct dní bude na trh oficiálně uvedena nová verze operačního systému Windows, která má nahradit Windows 10....

ZX Spectrum, kapesní kalkulačka. Zemřel vynálezce Sinclair, bylo mu 81 let

Ve věku 81 let zemřel Clive Sinclair, který stál u zrodu kapesní kalkulačky. Přispěl rovněž k rozšíření osobních...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Nejdříve šok a pak horečnatá práce. Jak se vyklízelo nebe 11. září 2001

Okolnosti teroristických útoků z 11. září 2001 provedených dopravními letadly v USA jsou známé do nejmenších detailů....

Talent funguje, když se nastartuje v mozku. Odemkněte ho, radí Jan Mühlfeit

Premium Dvaadvacet let pracoval ve firmě Microsoft po boku Billa Gatese. V byznysu se dostal na vrchol, ale také zažil strmý...

„Očkovat sa nechcu, je v tom sajrajt.“ Reportáž z obce, kde odmítají vakcínu

Premium Vyškovec je obec, kde se nejméně lidí z celé země nechalo očkovat proti koronaviru – jen necelých sedmnáct procent. V...

Když dva jsou málo. 5 pravd o sexu ve třech, které vám zatím nikdo neřekl

Premium Sex ve třech. Někdy o něm snil kdekdo z nás. Pojďme ovšem pohlédnout pravdě do očí. Pokud do své ložnice přizvete další...

  • Další z rubriky

Rychlou prověrkou domácí wi-fi odhalíte, že se na ni „napíchl“ třeba soused

Je vaše bezdrátové připojení k internetu pomalé? Nevíte, jaká zařízení, respektive kdo vše má přístup k vaší wi-fi, a...

Technické retro zvuky: toto už běžně neuslyšíte

Charakteristický zvuk při vytáčení telefonního čísla na rotačním číselníku či uvítací zvuk Windows 95. Stejně tak...

Vychytávka: Šikovným QR kódem potěšíte návštěvu i oslovíte zákazníka

S QR kódem zaplatíme v restauraci, za lístky na koncert, odešleme platební příkaz nebo pořídíme jídlo u stánku na...

Google zavádí nový Disk. Podmaňte si nové funkce

Očekávaný restart způsobu zálohování souborů prostřednictvím cloudového úložiště Google je tu. Jste-li uživateli Google...

Když holčičky testují: Jak se bude líbit panenka Kitten Cafté?
Když holčičky testují: Jak se bude líbit panenka Kitten Cafté?

Na 20 maminek a jejich holčiček tentokrát čeká kelímek s panenkou Kitten Catfé. Zapojte se do testování a získejte pro svoji holčičku další...

Anife Vyskočilová má chatu v Suchdole s krásným výhledem na Prahu

Vzpomínáte si na poslední díl seriálu Sanitka, natočený podle skutečné události, kde na zahrádkářskou kolonii v...

Probudila mě bolest nehtů. Od té doby nemohu chodit, říká Alfred Strejček

Už téměř čtyři roky je Alfred Strejček (79) zcela odkázaný na péči druhých. Herci, recitátorovi, moderátorovi a...

Zhubla téměř 50 kilo, teď se zpěvačka Adele pochlubila novou láskou

Během posledních tří let se zpěvačce Adele (33) podařilo zhubnout téměř padesát kilogramů. Britka prožila od rozvodu s...

Legíny nejsou kalhoty. Jak je vybírat a nosit, abyste si neuřízla ostudu

Snad v každém dámském šatníku nalezneme alespoň jedny legíny. Kousek tkaniny se totiž stal miláčkem žen. Některé...

Obří dluhy čínského developera straší celý svět, už klesly akcie v USA

Čínský realitní kolos Evergrande zápasí s bilionovými dluhy. Kvůli tomu v pondělí výrazně klesaly indexy amerických i...