Je jasné, že většina příjemců elektronické pošty po jejím otevření má do několika málo sekund jasno, jestli si e-mail přečte, přehlídne nebo přesune do spamu či koše. Proto, pokud chcete, aby více uživatelů otevíralo, četlo a odpovídalo na vaše e-maily je potřeba se podle toho zařídit. Triky, které používají firmy jako součást obchodní činnosti se mohou hodit i v běžném životě.
Pokud zjišťujete, že stále čekáte na odpověď, přemýšlíte, zda byl váš e-mail otevřen, položte si otázku, zda byste ho četli i vy. Podívejte se na několik klíčových tipů, které o tom rozhodují.
1. Vhodný předmět a odesílatel
První dojem je klíčovým momentem každé mezilidské komunikace. Proto při odesílání e-mailu je důležité použít poutavý předmět – zvláště pokud chcete, aby jej daný člověk otevřel ihned. Je to totiž to první, co příjemce uvidí, společně se jménem odesílatele. Na základě těchto dvou vjemů – co příjemce vidí – se rozhoduje, zda e-mail otevře či ne. Předmět by proto měl být krátký a atraktivní. Výstižné předměty zaznamenávají větší úspěšnost než nic neříkající dlouhá souvětí. Pokud nikomu nic neřekne, je složitý, nebo zavání spamem, potom je velká šance, že si nikdo e-mail neotevře.
Zde je několik tipů pro psaní lepších předmětů:
- Vyhněte se psaní vět, které jsou příliš dobré na to, aby byly pravdivé
- Koncipujte předmět tak, že přidáte jméno příjemce, své jméno nebo něco jiného, co příjemci dá vědět, že je váš e-mail určen právě jemu
- Nepište jednoslovné předmětné řádky jako „ahoj“, „čau“ apod.
- Probuďte zvědavost příjemce tím, že napíšete něco, co možná neví
- Nepoužívejte prodejní fráze „bomba sleva“, „100% zdarma“, „dárek pro vás“
- Vyvarujte se vykřičníků nebo velkých písmen.
Mohlo by se zdát, že jméno odesílatele je jen jméno, ale opak je pravdou. Pokud odešlete e-mail a příjemci se zobrazí, že je od „jaku.dvorak“ (tedy například zapomenete písmeno, nebo místo jména příjmení uvedete e-mailovou adresu, počáteční písmeno jména i příjmení je malé apod.), nebo použijete něco ve stylu „XIXIjakub“ není to správně. Pokud jednáte za firmu, tak je vhodné zamyslet se nad tím, zda například nepoužít „Jakub z nákupního oddělení“.
2. Napište zabijáckou úvodní větu
Jakmile příjemce e-mail otevře, nebo si prohlédne jeho náhled v podokně čtení, potom je - stejně jako předmět a odesílatel - důležité, abyste upoutali také úvodní větou. Vaše úvodní věta by měla být dostatečně chytlavá a zajímavá, aby si váš příjemce chtěl přečíst více, a měla by také shrnout, o čem je zbytek e-mailu. Pokud je to možné, snažte se vyhnout okamžitému představování všeho, co chcete e-mailem sdělit, protože to může čtenáře jen zmást.
A jakou první větu zvolit?
Začněte otázkou. Položit čtenáři otázku je skvělý způsob, jak ho zaujmout a vzbudit v něm zájem o to, co píšete. Případně sdělte nějaká data/statistiky, což také vždy upoutá. Anebo sdílejte osobní příběh související s daným tématem. Pokud chcete, aby vašemu e-mail čtenář věnoval pozornost, pak by váš „otvírák“ měl být jedinečný a měl by se odlišovat od jiných, které příjemce obdržel. Vyhněte se otřepaným úvodním řádkům jako „Doufám, že se máte dobře“, nebo „že vám to vyšlo“ atd. Naopak zkuste v závislosti na situaci něco k pobavení „Doufám, že už jsi vypil kávu“ nebo „Slibuji, že tento e-mail bude kratší než ty předchozí.“
3. Dejte si záležet na pravopisu a gramatice
I přestože lze e-maily použít ke krátkým sdělením mezi známými/kamarády, tak pokud jejich prostřednictvím nechcete někoho k něčemu přimět (třeba si přečíst nabídku), tak i přesto by měl být koncipován profesionálně a v efektivní formě. Proto je vždy dobré, hledět na bezchybnost a stylistiku.
Překlepy a gramatické chyby mohou způsobit, že e-mail bude působit nedbalým dojmem. Naštěstí dnes už v e-mailech lze použít stylistické a gramatické pomocníky. Případně pokud si nejste jisti, požádejte někoho, aby vám text v tomto ohledu zkontroloval. Druhé oči vždy pomohou a odhalí to, co jste možná vy přehlédli.
4. Buďte struční
Nikdo nečte rád dlouhé, složitě koncipované e-maily, rozdělené do několika odstavců, aniž by se dostaly k věci. Většinou končí ihned v koši. Při psaní jděte rovnou k věci a vyhněte se zbytečnostem. Jen to zajistí, že sdělení bude předáno efektivně.
Pokud už máte ve sdělení více informací, potom je zkuste rozdělit na menší části, aby byly pro vašeho příjemce snáze stravitelné. Pokud je to možné, používejte podtitulky, abyste si uspořádali své myšlenky a usnadnili příjemcům rychlé procházení vašich e-mailů – tak identifikují, čemu se dané odstavce věnují.
5. Poskytněte užitečné informace
Odstraňte všechna zbytečná slova, perfekcionismy, prázdné a otřepané fráze jako „jen“, „velmi“ „ve skutečnosti“ apod. Nepřidávají vaší zprávě žádnou hodnotu. Vyhnout byste se měli i zkratkám, nebo oborovému žargonu – pokud si nejste jisti, zda je příjemce bude znát. Tím zajistíte, že vaše e-maily budou srozumitelné, i když někteří lidé nemají specializované znalosti o tom, o čem píšete. Pokud to již musíte použít, tak slovo ihned vysvětlete.
6. Odesílejte e-maily ve správný čas
Neexistuje žádný správný, respektive nejvhodnější čas, kdy e-mail odeslat – záleží na obsahu vaší zprávy a na tom, co chcete od svých příjemců. Při plánování času odeslání, mějte na paměti, kdy jsou lidé s největší pravděpodobností k dispozici, a podle toho se přizpůsobte. Například lidem v jiném časovém pásmu, od kterých chcete brzkou reakci je vhodné e-maily odesílat v době, kdy u nich nepanuje hluboká noc. A pokud například posíláte e-mail související s konkrétní událostí (například pozvánka na nějakou akci), je důležité, abyste ho neposílali příliš brzy nebo příliš pozdě.
Závěrem
Tyto tipy jsou platné jak v osobní e-mailové komunikace, tak obchodní. V ní si samozřejmě najde větší uplatnění, protože v případě osobní komunikace kamarád či známý si váš e-mail většinou přečte vždy. Ale i zde platí, že by mu měl přinést jasnou právu. Případně aby se na jeho otevření těšil, anebo prostřednictvím něj získal něco nového. Dodržením těchto několika málo postupů toho docílíte raz dva.
Žádost o potvrzení o přečteníChcete-li zjistit, kdy si adresát otevřel e-mail, který jste odeslali, můžete si vyžádat potvrzení o přečtení. Dostanete ho e-mailem, který vás informuje o datu a čase otevření vaší zprávy. Je třeba si však uvědomit dvě věci. Za prvé příjemce e-mailu tuto informaci může zakázat odeslat a za druhé ji nemusí považovat za korektní. |
