Středa 6. července 2022, Den upálení mistra Jana Husa
  • schránka
  • Přihlásit Můj účet
  • Středa 6. července 2022 Den upálení mistra Jana Husa

Čekáte marně odpověď na váš e-mail? Nečekejte navždy a konejte

Tři sekundy, tak dlouho se v průměru rozhodujeme, zda je pro nás e-mail relevantní či nikoliv. Průměrný člověk čte rychlostí až 250 slov za minutu. Odesílatel e-mailu tak má k dispozici kolem 12 slov, kterými musí okamžitě příjemce přesvědčit, aby pokračoval v jeho čtení dále. Jak toho docílit?

Ilustrační foto - Gmail | foto: Creative Commons

Je jasné, že většina příjemců elektronické pošty po jejím otevření má do několika málo sekund jasno, jestli si e-mail přečte, přehlídne nebo přesune do spamu či koše. Proto, pokud chcete, aby více uživatelů otevíralo, četlo a odpovídalo na vaše e-maily je potřeba se podle toho zařídit. Triky, které používají firmy jako součást obchodní činnosti se mohou hodit i v běžném životě.

Pokud zjišťujete, že stále čekáte na odpověď, přemýšlíte, zda byl váš e-mail otevřen, položte si otázku, zda byste ho četli i vy. Podívejte se na několik klíčových tipů, které o tom rozhodují.

1.Vhodný předmět a odesílatel

První dojem je klíčovým momentem každé mezilidské komunikace. Proto při odesílání e-mailu je důležité použít poutavý předmět – zvláště pokud chcete, aby jej daný člověk otevřel ihned. Je to totiž to první, co příjemce uvidí, společně se jménem odesílatele. Na základě těchto dvou vjemů – co příjemce vidí – se rozhoduje, zda e-mail otevře či ne. Předmět by proto měl být krátký a atraktivní. Výstižné předměty zaznamenávají větší úspěšnost než nic neříkající dlouhá souvětí. Pokud nikomu nic neřekne, je složitý, nebo zavání spamem, potom je velká šance, že si nikdo e-mail neotevře.

Zde je několik tipů pro psaní lepších předmětů:

  • Vyhněte se psaní vět, které jsou příliš dobré na to, aby byly pravdivé
  • Koncipujte předmět tak, že přidáte jméno příjemce, své jméno nebo něco jiného, co příjemci dá vědět, že je váš e-mail určen právě jemu
  • Nepište jednoslovné předmětné řádky jako „ahoj“, „čau“ apod.
  • Probuďte zvědavost příjemce tím, že napíšete něco, co možná neví
  • Nepoužívejte prodejní fráze „bomba sleva“, „100% zdarma“, „dárek pro vás“ 
  • Vyvarujte se vykřičníků nebo velkých písmen.

Mohlo by se zdát, že jméno odesílatele je jen jméno, ale opak je pravdou. Pokud odešlete e-mail a příjemci se zobrazí, že je od „jaku.dvorak“ (tedy například zapomenete písmeno, nebo místo jména příjmení uvedete e-mailovou adresu, počáteční písmeno jména i příjmení je malé apod.), nebo použijete něco ve stylu „XIXIjakub“ není to správně. Pokud jednáte za firmu, tak je vhodné zamyslet se nad tím, zda například nepoužít „Jakub z nákupního oddělení“.

2.Napište zabijáckou úvodní větu

Jakmile příjemce e-mail otevře, nebo si prohlédne jeho náhled v podokně čtení, potom je - stejně jako předmět a odesílatel - důležité, abyste upoutali také úvodní větou. Vaše úvodní věta by měla být dostatečně chytlavá a zajímavá, aby si váš příjemce chtěl přečíst více, a měla by také shrnout, o čem je zbytek e-mailu. Pokud je to možné, snažte se vyhnout okamžitému představování všeho, co chcete e-mailem sdělit, protože to může čtenáře jen zmást.

A jakou první větu zvolit?

Začněte otázkou. Položit čtenáři otázku je skvělý způsob, jak ho zaujmout a vzbudit v něm zájem o to, co píšete. Případně sdělte nějaká data/statistiky, což také vždy upoutá. Anebo sdílejte osobní příběh související s daným tématem. Pokud chcete, aby vašemu e-mail čtenář věnoval pozornost, pak by váš „otvírák“ měl být jedinečný a měl by se odlišovat od jiných, které příjemce obdržel. Vyhněte se otřepaným úvodním řádkům jako „Doufám, že se máte dobře“, nebo „že vám to vyšlo“ atd. Naopak zkuste v závislosti na situaci něco k pobavení „Doufám, že už jsi vypil kávu“ nebo „Slibuji, že tento e-mail bude kratší než ty předchozí.“

3.Dejte si záležet na pravopisu a gramatice

I přestože lze e-maily použít ke krátkým sdělením mezi známými/kamarády, tak pokud jejich prostřednictvím nechcete někoho k něčemu přimět (třeba si přečíst nabídku), tak i přesto by měl být koncipován profesionálně a v efektivní formě. Proto je vždy dobré, hledět na bezchybnost a stylistiku.

Překlepy a gramatické chyby mohou způsobit, že e-mail bude působit nedbalým dojmem. Naštěstí dnes už v e-mailech lze použít stylistické a gramatické pomocníky. Případně pokud si nejste jisti, požádejte někoho, aby vám text v tomto ohledu zkontroloval. Druhé oči vždy pomohou a odhalí to, co jste možná vy přehlédli.

4.Buďte struční

Nikdo nečte rád dlouhé, složitě koncipované e-maily, rozdělené do několika odstavců, aniž by se dostaly k věci. Většinou končí ihned v koši. Při psaní jděte rovnou k věci a vyhněte se zbytečnostem. Jen to zajistí, že sdělení bude předáno efektivně.

Pokud už máte ve sdělení více informací, potom je zkuste rozdělit na menší části, aby byly pro vašeho příjemce snáze stravitelné. Pokud je to možné, používejte podtitulky, abyste si uspořádali své myšlenky a usnadnili příjemcům rychlé procházení vašich e-mailů – tak identifikují, čemu se dané odstavce věnují.

5.Poskytněte užitečné informace

Odstraňte všechna zbytečná slova, perfekcionismy, prázdné a otřepané fráze jako „jen“, „velmi“ „ve skutečnosti“ apod. Nepřidávají vaší zprávě žádnou hodnotu. Vyhnout byste se měli i zkratkám, nebo oborovému žargonu – pokud si nejste jisti, zda je příjemce bude znát. Tím zajistíte, že vaše e-maily budou srozumitelné, i když někteří lidé nemají specializované znalosti o tom, o čem píšete. Pokud to již musíte použít, tak slovo ihned vysvětlete.

6.Odesílejte e-maily ve správný čas

Neexistuje žádný správný, respektive nejvhodnější čas, kdy e-mail odeslat – záleží na obsahu vaší zprávy a na tom, co chcete od svých příjemců. Při plánování času odeslání, mějte na paměti, kdy jsou lidé s největší pravděpodobností k dispozici, a podle toho se přizpůsobte. Například lidem v jiném časovém pásmu, od kterých chcete brzkou reakci je vhodné e-maily odesílat v době, kdy u nich nepanuje hluboká noc. A pokud například posíláte e-mail související s konkrétní událostí (například pozvánka na nějakou akci), je důležité, abyste ho neposílali příliš brzy nebo příliš pozdě.

Závěrem

Tyto tipy jsou platné jak v osobní e-mailové komunikace, tak obchodní. V ní si samozřejmě najde větší uplatnění, protože v případě osobní komunikace kamarád či známý si váš e-mail většinou přečte vždy. Ale i zde platí, že by mu měl přinést jasnou právu. Případně aby se na jeho otevření těšil, anebo prostřednictvím něj získal něco nového. Dodržením těchto několika málo postupů toho docílíte raz dva.

Žádost o potvrzení o přečtení

Chcete-li zjistit, kdy si adresát otevřel e-mail, který jste odeslali, můžete si vyžádat potvrzení o přečtení. Dostanete ho e-mailem, který vás informuje o datu a čase otevření vaší zprávy. Je třeba si však uvědomit dvě věci. Za prvé příjemce e-mailu tuto informaci může zakázat odeslat a za druhé ji nemusí považovat za korektní.

  • Nejčtenější

Česká houfnice Morana se zařadila mezi hvězdy veletrhu obrany

Advertorial Eurosatory je nejvýznamnější evropský veletrh obranné a bezpečnostní techniky. Letos se kvůli covidu konal po čtyřleté...

Stop pro letoun F-35? Švýcaři prověřují podezřelé nesrovnalosti v tendru

Úspěšné tažení letounů F-35 Evropou v roce 2021 pokračovalo ve Finsku a Švýcarsku. V alpské zemi se však nad nákupem...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Váháte s upgradem na Windows 11? Tyto informace byste měli vědět

Nejnovější verzi operačního systému Windows 11 přijímají uživatelé po celém světě. Přestože nikdo není nucen na novou...

Gripen versus F-35. Ve finále výběru neuškodí zvážit všechna pro a proti

Výběr budoucích stíhacích letounů pro české letectvo jde do finále a zdá se, že i jako v některých jiných evropských...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Za bouřky jděte dovnitř, před bleskem ochrání také les. Hlavně si nelehejte

Premium Letní bouřka umí rozehrát fascinující show. Blesky srší k zemi, rozsvěcují oblohu. Hlavně si dejte pozor, abyste byli...

Cesta do Chorvatska 2022: Jak projet rozkopané Slovinsko a tankovat v Maďarsku

Premium Dobrá zpráva pro dovolenkáře mířící autem na Jadran. Cesta byla letos hladká, na nejrychlejší trase přes Vídeň, Graz...

Zbraně, které zaskočily Putina: „Muskovo“ bombardování

Premium Už druhý den po nočním překročení hranic měli triumfálně projíždět centrem Kyjeva, po čtyřech měsících místo toho vězí...

Jet sto třicet, nebo zpomalit? Na dálnici můžete uspořit litry paliva

Premium Ceny paliv opět atakují rekordy. Také si všímáte, o kolik víc řidičů jezdí poslední měsíce „na spotřebu“? Vyzkoušeli...

  • Další z rubriky

GIF slaví 35 let, už tu ale s námi nemusel být

GIF je zkratka pro formát rastrové grafiky, který letos slaví půlkulaté výročí. Vynalezl ho Stephen Wilhite, který...

Chcete mít počítač v počítači? K čemu slouží virtuální PC a jak ho lze využít

Premium Pravděpodobně jste již někdy slyšeli termín „virtuální stroj“. Ale víte, co to vlastně je? A proč ho vůbec používat?...

JPEG slaví 30 let. Proč má různé zkratky a využívá ztrátovou kompresi

Ať používáte PC, digitální fotoaparát nebo smartphone, nelze nenarazit na soubory s příponami JPEG, případně JPG. Jde o...

Microsoft připravuje velkou aktualizaci Windows 11. Toto bude obsahovat

Minulý rok Microsoft uvedl novou verzi svého operačního systému Windows 11 na trh. Letos na podzim uvolní velkou...

Ne, ne, já nemusím, já už ho vidím. Holčička z reklamy na Kofolu se vrací

Malá holčička z vánoční „prasátkové“ reklamy na Kofolu, ve které zazněly hlášky „a bude mít ty velký zahnutý zuby...

Pavla Tomicová výrazně zhubla a s kolegy oslavila šedesátiny

Pavla Tomicová měla s Dášou Zázvůrkovou v květnu nehodu, když do kolegyniny Vespy před Národním divadlem nabouralo...

Herec a režisér Vojtěch Kotek se oženil. S partnerkou chodili více než rok

Herec Vojtěch Kotek (34) se ve čtvrtek oženil. Podle webu Expres.cz si vzal přítelkyni Radanu, se kterou chodí více než...

Móda z Varů: Luxus i lacinost. Sexy Ramba a Plodková. Třeštíková přestřelila

Na červeném koberci zazářily v den slavnostního zahájení 56. ročníku karlovarského filmového festivalu v luxusních...

Ruská ekonomika se hroutí, už není pochyb, ukazují nová statistická data

Ekonomika v Rusku se postupně hroutí, píše americký týdeník Newsweek. Průmyslová výroba se propadla hned v několika...