Pátek 25. června 2021, svátek má Ivan
  • schránka
  • Přihlásit Můj účet
  • Pátek 25. června 2021 Ivan

Nepodceňujte telefonickou komunikaci a naučte se ji zvládnout na jedničku

Myslíte si, že umíte správně a bezchybně zvládnout pracovní telefonát? Možná děláte chyby, které vás ani nenapadly a které vám dnes a denně podkopávají pověst schopného profesionála, ať už v rámci firmy nebo mezi partnery vaší firmy. Ukažme si, kde se při telefonování vyplatí být obezřetný.
Na začátku telefonátu prohoďte pár odlehčujících slov.

Na začátku telefonátu prohoďte pár odlehčujících slov. | foto: Profimedia.cz

Telefonování je jednou ze základních forem komunikace, která si zaslouží vypilovat k dokonalosti stejně jako komunikace osobní. Má svoje zásady, pravidla a také limity, které byste nikdy neměli překročit, protože jinak se před člověkem na "druhém konci drátu“ špatně prezentujete a on si vás pak také patřičně zaškatulkuje a může začít zvažovat, jestli s vámi vůbec ještě chce v budoucnu znovu mluvit. A to určitě nemáte zapotřebí. Vy přeci chcete působit profesionálně po všech stránkách.


Důraz klaďte na pozdrav

Jak se vám líbí, když voláte do jiné firmy a na druhé straně se vám ozve "haló“, nebo třeba jen "Dvořák“? Nevíte kam jste se dovolali, zda mluvíte se správnou osobou, která vám může pomoci, nevíte nic. Navíc budete rozladěni z toho, že vás onen člověk ani nepozdravil, což je slušnost. A právě proto je třeba, abyste vy sami byli přesní, co se týče úvodních slov - představení se a pozdravu.

Zvedneme-li pracovní telefon, ke svému jménu, které hned po zvednutí sluchátka (přijmutí hovoru na mobilu) volajícímu sdělujeme, připojujeme ještě název firmy, kterou zastupujeme. Přidat můžeme i svou funkci, pokud to pokládáme za důležité. Za to přiřadíme slovo "prosím“, nebo dané denní době adekvátní pozdrav a úvodní slova (byť trvající pouhých pár vteřin, tak velice důležité) máme na světě.

Následují první slova volajícího a vysvětlení, z jakého důvodu nám volá. Pokud se jedná o člověka, kterého známe blíže (kolega, dlouholetý partner firmy), můžeme s ním prohodit pár odlehčujících vět ve stylu "jak se máte“, "jsem rád, že vás po dlouhé době zase slyším“ nebo "slyšel jsem o vašich úspěších v...“.

5 pravidel správného telefonování
- klaďte důraz na správný pozdrav, představení se a rozloučení
- neutrácejte čas svůj, ani druhého, zjistěte, zda voláte vhod
- mluvte vždy v klidu a slušně, emoce nemají v pracovních hovorech místo
- nebojte se hovor usměrnit, pokud utíká mimo téma, ale buďte vždy taktní
- některé věci se po telefonu neřeší, závažné důvody pro hovor řešte raději osobně 

Mějte na paměti, že čas je vzácný
Určitě nechcete zdlouhavým telefonátem utrácet čas svůj ani čas volaného, proto byste si měli být vždycky jisti tím, proč přesně voláte, co se chcete dozvědět, co všechno potřebujete probrat. Pokud nelze jinak a určité obsáhlejší věci musíte probrat takto na dálku, raději si před telefonátem samotným udělejte pár poznámek a v průběhu hovoru si je odškrtávejte.

Máte-li z telefonátu získat informací řadu, dělejte si poznámky. Je to lepší, než abyste si museli každé dvě minut nechat zopakovat něco, co jste v balíku informací zapomněli. Působí to hloupě a navíc je to časově náročné.

Dbejte také, abyste volali v momentě, kdy jste hovor avizovali, přislíbili. Volaný může mít velice nabitý denní program, ovšem pokud cítí, že je hovor s vámi důležitý nebo bude delší, čas si pro vás vyhraní a nebo vám navrhne termín, ve kterém nebude dělat nic významného, kdy byste jej vyrušili. Ovšem nebude na vás čekat na telefonu půl dne.

S tím souvisí i to, že pokud hovor domluvený předem nemáte (samozřejmě takových telefonátů je většina) a tušíte, že by volaný mohl být zaneprázdněný, měli byste se přeptat, zda nevoláte nevhod. Takovou frází nikdy nic nezkazíte. Můžete v krátkosti naznačit proč voláte, aby měl volaný šanci zvážit, jakou má hovor s vámi v daný moment prioritu.

Pokud vás požádá, zda byste mohl zavolat později, nic si z toho nedělejte. Snažte se pochopit, že člověk, kterému voláte, může mít právě velice důležitou schůzku, kterou nechce narušit. Zeptejte se, kdy se mu hodí, abyste zavolal znovu, a pokud je pro vás navržený termín schůdný, přislibte další telefonát a samozřejmě daný čas dodržte především ve vlastním zájmu.

Po telefonu ne a už vůbec ne s křikem
Řada lidí není schopná rozlišit, zda se téma hovoru, které chtějí s druhou osobou probrat, sluší řešit po telefonu. Snaží se ušetřit čas a telefon využijí k dohadování strategických věcí firmy na roky dopředu, k rozhodování o přijímání nových zaměstnanců, ostré kritice svých podřízených. Přitom všechny tyto věci by zasloužily projednat v klidu z očí do očí. Máte tak možnost reagovat a argumentovat v klidu, vyslechnout dobře druhou stranu, využít pozorování řeči těla druhého člověka. Proto v případě, že víte, že téma, které chcete s kolegou či obchodním partnerem probrat, je opravdu závažné, nebuďte líní (a buďte tak slušní) si domluvit osobní schůzku a udělat si na ni čas.

Ačkoli budete rozhořčen ze slov člověka, se kterým po telefonu hovoříte, nikdy nezvyšujte hlas, nekřičte, nepoužívejte hrubá, natož sprostá slova. Je to stejné jako v případě komunikace osobní. Ukažte druhým, že máte své emoce pod kontrolou, že jste klidný, sebejistý manažer, který chce dojít k rozumnému řešení, získat úplné a relevantní informace, které mu pomohou v dalším rozhodování.

Nebojte se zakročit
Stejně jako vy sami ctíte cenu času druhého člověka, také on by měl přistupovat k rozhovoru stejným způsobem. A pokud cítíte, že se stal váš rozhovor zbytečně rozvláčným a druhý člověk odbíhá od tématu nebo zabíhá do zbytečných detailů, neváhejte uvést hovor do správných kolejí. Vždycky ovšem citlivě, s taktem. Nechcete nikoho naštvat, aby s vámi přestal mít chuť komunikovat, jen chcete hovor usměrnit.

Další věc je, že hovor může plynout na relevantní úrovni, ale vy už musíte končit kvůli jiným, naléhavým aktivitám. Proto můžete další část hovoru odložit: "Jsem rád, že jsme se dostali k dané věci, rozhodně stojí za další prodiskutování. Mohli bychom si proto znovu zavolat zítra, abychom dohodli podrobnosti? Omlouvám se, ale nyní již musím končit kvůli neodkladné pracovní schůzce.“

Pak následuje pozdrav doprovázený slušnostní frází typu "rád jsem vás slyšel“ nebo "přeji vám hezký víkend“ apod. Ovšem rozloučení vždy volte s taktem. Nebuďte přehnaně žoviální k osobě, která je pro vás strategicky důležitá a výše postavená než vy. "Mějte úžasně příjemný víkend plný lásky a zážitků, pane řediteli“ rozhodně není v pořádku.

Autor:
  • Nejčtenější

Na co je a není nárok, když čerpáte dovolenou, radí advokátka

Kdo pracuje v soukromém sektoru, má zákonný nárok na čtyři týdny dovolené. Zaměstnanci ve veřejném sektoru mají pět...

Volno k lékaři či na svatbu. Co nám zaměstnavatel (ne)zaplatí?

Jsou situace, kdy potřebujeme volno z práce, ať už jde o svatbu, pohřeb nebo návštěvu lékaře. I na to legislativa myslí...

Nesolidní zaměstnavatelé mnohým zkomplikují přiznání penze

Nárok na starobní důchod nevzniká jen dosažením státem určeného věku. Podmínkou jeho přiznání je i splnění doby, po...

Má titul Mistr rukodělné výroby a tisíce spokojených zákazníků

Vždycky ji bavily ruční práce a tak volba byla jasná, vyučila se krejčovou. Pak se naučila tkát koberce na ručních...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Refinancování hypoték mimo výročí fixace dříve či později zdraží

Refinancování hypoték v Česku sílí každým měsícem. Důvodem jsou obavy z rostoucí inflace a zvyšování úroků u hypoték,...

Kdo staví dům, musí si připlatit. Kvůli prudkému nárůstu cen nestačí hypotéky

Premium Martin Hájek buduje v lokalitě Loukovec v Příhrazských skalách v Českém ráji dům, do kterého se nejspíš s rodinou nikdy...

Ralsko 30 let poté. „Český Černobyl“ je skanzenem sovětské okupace

Premium Zem je tu děravá jako ementál, naládovaná střelivem a nasáklá ropnými látkami. Co krok, to azbukou vyrytý nápis. Tu na...

Sledujeme začátek rituální sebevraždy lidstva, říká Čech s IQ 206

Premium Je jedním z nejchytřejších Čechů, ale jako robot nepůsobí. Při osobním setkání je Karel Kostka, vzděláním učitel,...

  • Další z rubriky

Matky samoživitelky ve finanční pasti. Stát chce pomoct náhradním výživným

Premium Stará pravda říká, že ve dvou se to lépe táhne, starosti se dělí napůl a radosti se násobí. Maminky samoživitelky toto...

Před pěti lety koupil firmu s deseti kurýry, dnes má přes tisíc lidí

Jestli měla nějaká branže v době pandemie možnost růst, byly to kurýrní služby. „Covid urychlil digitalizaci retailu a...

Víte, proč řada lidí soudí druhé podle sebe?

Zažili jste někdy situaci, že na pracovišti připisoval šéf své neuspokojivé výsledky podřízeným? Nebo se vám samotným...

Většina lidí si volno střádá. I to má ale své podmínky

Vzájemná domluva o zdravotním volnu funguje především v mladých společnostech nebo rodinných podnicích s menším počtem...

Nabídka lokálních potravin za hranicemi vyrazí dech, v Česku rozhoduje cena

Je všední letní den v bavorském příhraničí na německé straně Šumavy. Česká rodina si právě nakoupila v supermarketové...

S Ivou Pazderkovou jsme se za naši svatbu styděli, přiznal Pavlásek

Lukáš Pavlásek (42) je sice zasnoubený, ale do svatby se nehrne. Veselku zatím překazila konoravirová opatření. Komik v...

Kdo vám dovolil fotit? A my, že jsme tady doma. Takhle odcházeli Sověti

Před třiceti lety odešli z bývalé ČSFR poslední sovětští vojáci. Jejich odchod zachytila ale jen hrstka dokumentaristů....

Připravte se na epický kolaps, varoval burzovní amatéry slavný investor Burry

Michael Burry, který vydělal miliardy na tzv. internetové horečce nebo úderu poslední finanční krize, ostře zkritizoval...

Hlásí vám Google na mobilu chybu? Nejste sami, na vině je aktualizace

V posledních hodinách se objevilo mnoho případů, kdy uživatelům Androidu neustále systém ukazuje chybovou hlášku, že...