Pokud se chystáte na pracovní návštěvu (nebo chcete-li na pracovní schůzku) například ke svému obchodnímu partnerovi, rozhodně byste si měli dopředu připravit, co s ním vlastně chcete řešit. Je důležité si dané informace sdělovat (řešit) osobně? Nebudete pro obě strany ztráta času, protože byste danou věc mohli vyřídit šmahem po telefonu nebo mailu?
Bez objednání nečekejte zázraky
Pokud jste došli k názoru, že schůzka je jedinou správnou cestou (pokud schůzku vyvolal druhý člověk, nezbývá než doufat, že to byl on, kdo usoudil, že schůzka je ideální variantou), pak je třeba vzít v potaz další důležitý krok – objednat se, schůzku si dostatečně včas domluvit.
Nečekejte, že na vás bude mít manažer významné firmy čas z minuty na minutu. Jeho pracovní den je protkán celou řadou aktivit a úkolů a dosadit do něj z ničeho nic schůzku může být neřešitelný problém. Navíc je dobré, aby měl člověk, s nímž se hodláte sejít, čas se na objektivní diskuzi připravit.
Poznamenejte si a připravte se
Pokud jste si pracovní schůzku (návštěvu) již domluvili, nesnažte se slepě důvěřovat své paměti a termín schůzky si zaneste do diáře (ať už papírového či elektronického), případně sdělte termín schůzky k připomenutí své sekretářce. Bylo by velice neprofesionální až zavrženíhodné, kdybyste na schůzku snad zapomněli.
Pokud víte dopředu, kdy se schůzka bude konat a máte od ní dostatečný časový odstup, pak máte i dost času na to, se na pracovní schůzku dobře připravit, sesumírovat si všechny myšlenky, připravit materiály, na kterých chcete své myšlenky prezentovat a dokladovat (smlouvy, grafy, tabulky, zákony apod.). Sami si určitě dokážete představit, jak vám může zlomit vaz přijít na důležité jednání bez dostatečné přípravy.
V rámci záznamu schůzky (viz výše) byste neměli zapomínat myslet na čas, který strávíte přesunem z vaší kanceláře (popřípadě jiného místa) do kanceláře vašeho obchodního partnera. Zvláště byste měli vzít v potaz čas dopravy v případě, že firma sídlí v jiném městě nebo na druhém konci stejného, ovšem rušného města a zvolit adekvátní typ dopravy. Často se vyplatí ustoupit komfortu v podobě auta směrem k hromadné dopravě, pokud předpokládáte, že v případě auta se můžete utkat s dopravní zácpou nebo nepříjemnou objížďkou, které dobu vaší cesty notně protáhnou.
V každém případě se snažte docílit toho, abyste na pracovní schůzku nepřišli příliš brzy (člověk, kterého jdete navštívit, na vás dříve nemusí mít čas a budete zbytečně utrácet svůj čas čekáním), choďte nejdříve 10 minut před smluveným časem. Stejně tak ovšem nechoďte později. Nejen že připravíte osobu, jíž jdete navštívit, o čas, ale navíc ji nutíte řešit otázku, jestli ještě dorazíte a za jak dlouho, pokud nejdete včas.
Víte-li, že schůzku nestíháte, telefonicky nebo jiným vhodným způsobem se omluvte a pozeptejte se, jestli dotyčnému nevadí, že jdete později. Pokud je zřejmé, že se zpozdíte o více než čtvrt hodiny, s přihlédnutím k důležitosti schůzky se omluvte a spíše navrhněte (nebo si nechte navrhnout) jiný termín schůzky v následujících dnech.
Sekretářka: vhodná funkce pro eliminaci časožroutů
Pracujete-li na manažerské pozici, případně jste přímo majitelem firmy, určitě si umíte vybavit svůj diář každodenně plný všech možných úkolů, kontrol, schůzek, porad atp., a pak si také dokážete vážit každé volné minuty. Tím spíše byste měli umět filtrovat kontakt s obchodními partnery na významný, který je opravdu nutné řešit osobně, a méně významný – věci, které lze vyřešit telefonicky, mailem či poštou, případně, zda je může vyřešit někdo jiný – třeba vaše asistentka.
Ta vám může být v rozhodování o výše uvedených prioritách významným pomocníkem, pokud dokáže sama zhodnotit prosby lidí, kteří cítí potřebu vás kontaktovat. Může vám ušetřit spoustu času také správným rozvržením vašeho denního plánu vašich aktivit, nebo také tím, že za vás bude vyřizovat drobnosti, jako příprava podkladů pro pracovní schůzky atp.
Návštěvu je třeba uvést do pohody
Podívejme se, jak byste měli k pracovní návštěvě přistupovat v případě, že vy jste ten, kdo návštěvu ve své kanceláři přijímá.
Poté, co návštěva dorazí k vaší sekretářce, ta by ji měla uvést k vám, do vaší kanceláře. V případě, že se jedná o pro vás významného člověka (důležitého obchodního partnera, představitele vlády apod.), je vhodné, abyste mu vyšli ze své kanceláře vstříc a projevili mu tím svou přízeň, úctu. Ať tak či onak, první, co by měla návštěva vidět, je váš úsměv. Dejte jí najevo, že je vám její návštěva milá (i když tomu tak ve skutečnosti není – buďte nad věcí).
Po pozdravu a podání ruky (jak správně podávat ruku si můžete přečíst ZDE) je třeba návštěvu usadit. Pokud možno ne proti vám k vašemu pracovnímu stolu, ale raději k do nějakých křesílek ke kancelářskému stolku, aby návštěva neměla pocit vaší nadřazenosti. Rozhodně je dobré takovým místem vhodným k posezení s klientem disponovat (nevlastníte-li ani vlastní kancelář, najděte v budově své firmy vhodné prostory, kde budete návštěvy přijímat – například v zasedací místnosti).
Až návštěvu usadíte, nabídněte jí hned nějaké občerstvení – vodu, kávu, čaj – pro vaši asistentku určitě nebude problém takovou drobnost zařídit.
Pár pochvalných slov udělá zázraky
Zahájení schůzky by mělo začínat vždy nějakým slušnostním úvodem, který se vůbec k tématu schůzky nevztahuje. To proto, abyste navodili příjemnou atmosféru, určitou pohodu, která vám umožní lépe začít s řešením problému, kvůli kterému za vámi návštěva dorazila. Pochvalte návštěvě úspěchy její firmy, znáte-li koníčky daného člověka, vyzdvihnětě úspěchy, kterých, jak jste se doslechl, v této oblasti dosáhl. Uvidíte, že se vám pak bude s touto osobou komunikovat daleko lépe.
Cítíte-li, že úvodních „ceremonií“ už bylo dost, usměrněte hovor směrem k tématu, kvůli kterému k vám návštěva dorazila, neutrácejte zbytečně čas ani jednoho z vás.
V průběhu vaší diskuze se postarejte o to, abyste nebyli rušeni. Můžete například sdělit asistentce, že si nepřejete být rušen. Určitě se postará, aby další zájemci o vaši pozornost dostali prostor někdy po vaší aktuální schůzce s návštěvou. Nejlépe si také vypněte vyzvánění na svém telefonu. Zásahy do vaší diskuze vnějšími vlivy by na vaši návštěvu mohly působit nepříjemně a rušivě.
Po skončení diskuze s návštěvou zrekapitulujte závěry, ke kterým jste vzájemně došli. Poznamenejte si věci, které ze schůzky vyplývají (úkoly, termíny kontrol splněných úkolů atd.) a současně termín schůzky, které bude případně na tu současnou navazovat. Poté už jen zbývá doprovodit návštěvu směrem ke dveřím a rozloučit se podáním ruky. Dejte najevo, že vám návštěva dané osoby byla příjemná a že se těšíte na další setkání. Rozloučení opět doprovoďte úsměvem, aby vypadalo upřímněji.
