Počátečním strašákem všech nových šéfů je organizování porad oddělení. Porady hlavního managementu zvládáte bez problémů, jste aktivní a konstruktivní (proto jste taky byli povýšeni), ale vést vlastní poradu s mnoha oponenty je věc odlišná a hlavně ošidná.
Porada může být přehlídkou ztraceného času či vyčerpávajícím maratónem. Dobře zorganizovaná schůze však vyřeší na pracovišti mnoho obtíží.
Svolávejte porady pravidelně
Navyklá práce tolik nebolí jako nečekaná povinnost. Vyhraďte si na porady úterky nebo středy dopoledne, kdy jsou lidé dle výzkumů nejvíce připraveni spolupracovat. Porady ve tři hodiny odpoledne v pátek jsou jedna z nejhorších věcí, kterou vaši podřízení nenávidí. To, že je pro úspěšnou poradu důležitá doba jejího uspořádání, se domnívá i řada psychologů. S postupem času a díky pracovnímu vytížení totiž schopnost soustředění klesá.
Stejnou důležitost přikládejte také prostorám, kde se porada uskuteční. Lepší než posezení se svými spolupracovníky v kavárně v okolí kanceláře, je klidné místo s ne přehnaně pohodlným posezením a s praktickým vybavením v podobě nástěnné tabule, výhodou je také možnost pracovat s notebookem, kde jasně předvedete svoje vize.
Neakceptujte opozdilce
Počkejte s poradou, dokud všichni nepřijdou, opozdilce penalizujte. Nekompromisně. Jinak vám vaši spolupracovníci budou chodit na porady pozdě, nepřipraveni a s pocitem, že vlastně o nic nejde.
Nepodceňujte vytvoření zápisu
Zápis z porady je jedna z nejdůležitějších věcí, které je třeba věnovat pozornost. Pověřte svého asistenta vytvořením jasného zápisu z porady, každý úkol musí mít zapsánu konkrétní zodpovědnou osobu a termín splnění. Pro stálé úkoly vytvořte v počítači soubor, kam mají všichni z oddělení přístup a čas od času tyto úkoly zkontrolujte. Během porady se také vyplatí klíčové myšlenky zaznamenat na flip chart na tabuli, účastníci přehledně vidí již během porady, jaké úkoly je v následujících dnech čekají.
Jasně definujte otázky
Jako šéf neklaďte totální otázky (to jsou otázky zodpověditelné ano-ne), ale otázky detailní. Špatná je otázka - Bude ten projekt v pondělí? Tázaný může zabručet jo a být myšlenkami někde jinde. Lépe je se konkrétně zeptat: Kdy bude připraven projekt XY?
Pozitivně komunikujte
Netvařte se na poradách, že vy jste ten nejlepší, nejchytřejší a nejúžasnější tvor pod sluncem. Nikdo nemá rád, pokud mu dáváte najevo, že je jenom nejmizernější hadr na podlahu, bez kterého se obejdete. Není tomu tak, svoje spolupracovníky potřebujete právě pro skvělé plnění plánu oddělení.
Dejte si pozor na odběhnutí od tématu
Debata se pak rozbředne a porada natáhne do několika hodin bez výsledného efektu. Protitrik proti odběhnutí je zpětné přiběhnutí. Ano, rozumím tomu, co říkáte, ale teď se bavíme o….Vedoucí má ocenit nápady, které dotyčný chce sdělit ostatním, ale pokud má váš kolega nějaký námět, který přímo nesouvisí s diskutovaným problémem, tuto oblast tzv. zaparkujte a vraťte se k němu v diskusní, konečné fázi porady. Osvědčilo se tzv. tříminutové pravidlo: pokud chce někdo vystoupit na poradě, měl by se vejít do tří minut.
Nenechte vaše podřízené používat rafinované tvrzení
Začíná-li váš podřízený výmluvu na nezvládnutý termín slovy….většina normálních inteligentních by tento úkol nezvládla, zeptejte se ho…kdo všichni, kteří jsou inteligentní? Jmenujte alespoň jednoho. Zapojte všechny do aktivní účasti. Na poradě by neměli být slyšet jenom ti se silným hlasem. Povzbuzujte k aktivní účasti všechny a oceňujte odlišné názory. Jedině tak získáte originální nápady. Porada ovšem není tržnice a nedovolte, aby docházelo k překřikování a skákání do řeči. Už vůbec by nemělo docházet k vyřizování osobních účtů.
Chcete-li kritizovat, nejdříve pochvalte, co je na kritizovaném dobrého
Kritizujte jev, čin - nikoliv člověka jako takového. Při kritice používejte slůvek snad, možná. Raději řekněte Tady jsme se snad spletli, ne? než Tady ses ale spletl. Když kritizujete, navrhněte zároveň správné řešení. Věta: Nevím, jak bys to měl zařídit, ale nějak to zařiď, je rána pod pás vašemu podřízenému, která vám na přirozené autoritě rozhodně nepřidá. Neopomeňte zdůraznit, že kritikou chcete pomoci, nikoliv osočit a očernit. Právě při napjatých chvílích pomáhá kritika, do které zahrnete i sebe.
Pamatujte, že pokud chcete být spravedlivý šéf, musíte být tvrdý nejen na podřízené, ale hlavně na sebe.
Pár rad, jak komunikovat
- Doprovázejte řeč svého partnera očním a slovním kontaktem
- Během porady neberte telefony, ani nedávejte pokyny sekretářce.
- Počkejte na úplné sdělení, než odpovíte
- Nereagujte předčasně na věty, které se vám snaží sdělit váš podřízený.
- Neodvádějte pozornost vzrušenými slovy.
- Zkontrolujte si, zda jste rozuměli
