Jak zvítězit na poradách, šéfe

aktualizováno 
Právě jste byli povýšeni na šéfa oddělení, po několikaletém úsilí se vaši kolegové rázem stali vašimi podřízenými, ti, s kterými jste si dříve klábosili u piva, teď musíte koordinovat, usměrňovat a hlavně být zodpovědní za jejich práci.
Manažer, obchod, byznys

Manažer, obchod, byznys | foto: Profimedia.cz

Počátečním strašákem všech nových šéfů je organizování porad oddělení. Porady hlavního managementu zvládáte bez problémů, jste aktivní a konstruktivní (proto jste taky byli povýšeni), ale vést vlastní poradu s mnoha oponenty je věc odlišná a hlavně ošidná.

Porada může být přehlídkou ztraceného času či vyčerpávajícím maratónem. Dobře zorganizovaná schůze však vyřeší na pracovišti mnoho obtíží.

Svolávejte porady pravidelně

Navyklá práce tolik nebolí jako nečekaná povinnost. Vyhraďte si na porady úterky nebo středy dopoledne, kdy jsou lidé dle výzkumů nejvíce připraveni spolupracovat. Porady ve tři hodiny odpoledne v pátek jsou jedna z nejhorších věcí, kterou vaši podřízení nenávidí. To, že je pro úspěšnou poradu důležitá doba jejího uspořádání, se domnívá i řada psychologů. S postupem času a díky pracovnímu vytížení totiž schopnost soustředění klesá.

Stejnou důležitost přikládejte také prostorám, kde se porada uskuteční. Lepší než posezení se svými spolupracovníky v kavárně v okolí kanceláře, je klidné místo s ne přehnaně pohodlným posezením a s praktickým vybavením v podobě nástěnné tabule, výhodou je také možnost pracovat s notebookem, kde jasně předvedete svoje vize.

Neakceptujte opozdilce

Počkejte s poradou, dokud všichni nepřijdou, opozdilce penalizujte. Nekompromisně. Jinak vám vaši spolupracovníci budou chodit na porady pozdě, nepřipraveni a s pocitem, že vlastně o nic nejde.
 
Nepodceňujte vytvoření zápisu

Zápis z porady je jedna z nejdůležitějších věcí, které je třeba věnovat pozornost. Pověřte svého asistenta vytvořením jasného zápisu z porady, každý úkol musí mít zapsánu konkrétní zodpovědnou osobu a termín splnění. Pro stálé úkoly vytvořte v počítači soubor, kam mají všichni z oddělení přístup a čas od času tyto úkoly zkontrolujte. Během porady se také vyplatí klíčové myšlenky zaznamenat na flip chart na tabuli, účastníci přehledně vidí již během porady, jaké úkoly je v následujících dnech čekají.

Jasně definujte otázky

Jako šéf neklaďte totální otázky (to jsou otázky zodpověditelné ano-ne), ale otázky detailní. Špatná je otázka - Bude ten projekt v pondělí? Tázaný může zabručet jo a být myšlenkami někde jinde. Lépe je se konkrétně zeptat: Kdy bude připraven projekt XY?

Pozitivně komunikujte

Netvařte se na poradách, že vy jste ten nejlepší, nejchytřejší a nejúžasnější tvor pod sluncem.  Nikdo nemá rád, pokud mu dáváte najevo, že je jenom nejmizernější hadr na podlahu, bez kterého se obejdete. Není tomu tak, svoje spolupracovníky potřebujete právě pro skvělé plnění plánu oddělení.

Dejte si pozor na odběhnutí od tématu

Debata se pak rozbředne a porada natáhne do několika hodin bez výsledného efektu. Protitrik proti odběhnutí je zpětné přiběhnutí. Ano, rozumím tomu, co říkáte, ale teď se bavíme o….Vedoucí má ocenit nápady, které dotyčný chce sdělit ostatním, ale pokud má váš kolega nějaký námět, který přímo nesouvisí s diskutovaným problémem, tuto oblast tzv. zaparkujte a vraťte se k němu v diskusní, konečné fázi porady. Osvědčilo se tzv. tříminutové pravidlo: pokud chce někdo vystoupit na poradě, měl by se vejít do tří minut.

Nenechte vaše podřízené používat rafinované tvrzení

Začíná-li váš podřízený výmluvu na nezvládnutý termín slovy….většina normálních inteligentních by tento úkol nezvládla, zeptejte se ho…kdo všichni, kteří jsou inteligentní? Jmenujte alespoň jednoho. Zapojte všechny do aktivní účasti. Na poradě by neměli být slyšet jenom ti se silným hlasem. Povzbuzujte k aktivní účasti všechny a oceňujte odlišné názory. Jedině tak získáte originální nápady. Porada ovšem není tržnice a nedovolte, aby docházelo k překřikování a skákání do řeči. Už vůbec by nemělo docházet k vyřizování osobních účtů.

Chcete-li kritizovat, nejdříve pochvalte, co je na kritizovaném dobrého

Kritizujte jev, čin - nikoliv člověka jako takového. Při kritice používejte slůvek snad, možná. Raději řekněte Tady jsme se snad spletli, ne? než Tady ses ale spletl. Když kritizujete, navrhněte zároveň správné řešení. Věta: Nevím, jak bys to měl zařídit, ale nějak to zařiď, je rána pod pás vašemu podřízenému, která vám na přirozené autoritě rozhodně nepřidá. Neopomeňte zdůraznit, že kritikou chcete pomoci, nikoliv osočit a očernit. Právě při napjatých chvílích pomáhá kritika, do které zahrnete i sebe.
 
Pamatujte, že pokud chcete být spravedlivý šéf, musíte být tvrdý nejen na podřízené, ale hlavně na sebe.

Pár rad, jak komunikovat

  • Doprovázejte řeč svého partnera očním a slovním kontaktem
  • Během porady neberte telefony, ani nedávejte pokyny sekretářce.
  • Počkejte na úplné sdělení, než odpovíte
  • Nereagujte předčasně na věty, které se vám snaží sdělit váš podřízený.
  • Neodvádějte pozornost vzrušenými slovy.
  • Zkontrolujte si, zda jste rozuměli
Autor:

Daňové přiznání 2019

Do 1. dubna musí podat daňové přiznání osoby samostatně výdělečně činné, ale i zaměstnanci (více zde). Využijte interaktivní formulář pro daňové přiznání za rok 2018.

Nejčtenější

Daňové přiznání za rok 2018: využijte chytré interaktivní formuláře

Ilustrační snímek

Vyplnění daňového přiznání není pouze záležitostí živnostníků a podnikatelů, ale často jej podávají i zaměstnanci....

Vyrábějí jedinečné výrobky z kůže. A stačí jim k tomu baťovské stroje

Brašnářství Tlustý

Ivan Petrův je vystudovaný právník a 15 let řídil softwarovou firmu. Před sedmi lety ovšem svět IT opustil a vrhl se do...

Na dovolené v Rakousku rozbili drahý servis. Naštěstí byli pojištění

Jako je nutné si včas rezervovat zimní dovolenou, je nutné si včas sjednat...

Se dvěma malými syny vyjeli nedávno lyžovat do Rakouska. Před odjezdem se nechali pojistit a udělali dobře. Devadesát...

Osm praktických rad, které vám pomohou zhodnotit úspory

Ilustrační snímek

Máte 100 či 500 tisíc a nevíte, jak s nimi naložit? Péče o majetek je dřina a dělat v tom chyby se nevyplácí....

Makléř inzeroval byt bez vědomí majitele, aby shrábl tučnou provizi

Ilustrační snímek

Koupit byt do osobního vlastnictví není levná záležitost a vyžaduje to mít i určitou obezřetnost. Zvlášť v případě,...

Další z rubriky

Poradna: Chci požádat o předčasný důchod, můžu pak dále podnikat?

Ilustrační snímek

Odchod do důchodu není povinný, důchodce může i nadále pracovat a kromě výplaty pobírat i penzi. Ale jak je to v...

Vykouřila se vám z hlavy slovíčka, která jste už znali?

I vám se vykouřila většina slovíček cizího jazyka, který jste se kdysi učili, z...

Studovali jste kdysi nějaký cizí jazyk, ale protože jste jej dlouho nepoužívali, máte nyní problém se domluvit. Nic...

Znalost cizích řečí přináší lepší práci. Jaké jazyky jsou žádané

Ilustrační snímek

Znalost jakéhokoli cizího jazyka výrazně zvyšuje šance na atraktivní pracovní místo. Jaké jazyky jsou nyní žádané a na...

Poslední investiční kroky Warrena Buffetta odtajněny

Poslední investiční kroky Warrena Buffetta odtajněny

Kurzy.cz Warren Buffett, resp. společnost Berkshire Hathaway před třemi roky v průběhu 1. čtvrtletí 2016 vůbec poprvé začala do ...

Najdete na iDNES.cz