Užít si dovolenou takzvaně na firmu láká každý rok tisíce podnikatelů. Ve většině případů se jim to ale nevyplatí. Zejména letní období dovolených totiž sleduje finanční úřad velmi pozorně. Stejně tak vzbuzuje pozornost kontrolorů účet za zájezd s cestovní kanceláří, byť je třeba jen pro jednu osobu. V případě, že na sebe kvůli neuváženému zahrnutí dovolené do daní podnikatel „poštve“ kontrolory, může se touha ušetřit naopak pořádně prodražit.
„Pokud je podnikatel v zahraničí na služební cestě, není problém uplatnit v nákladech účtenky za nocleh, cestu, parkovné auta a další výdaje spojené s pracovními povinnostmi podnikatele. Použitelné jsou však pouze účty za jednu osobu, ne za celou rodinu. Doklady musí být striktně rozdělené na výdaje související s podnikáním a ty ostatní, které už v daních nemají co dělat,“ vysvětluje Blanka Štarmanová.
Pokud chce mít podnikatel jistotu, že nebude mít později problémy s finančním úřadem, měl by v cestovním příkazu uvést podrobný program zahraniční cesty. „Ten může obsahovat i informace, s kým a kde podnikatel jednal. Pracovní setkání během rodinné dovolené je samozřejmě možné, ale k odečtení nákladů na týdenní pobyt u moře nestačí,“ uvádí daňová poradkyně.
Ovšem v případě, že podnikatel musí během dovolené vyřešit pracovní záležitosti a potřebuje například připojení k internetu, nebo se dokonce musí z dovolené předčasně vrátit, náklady s tím spojené už pracovními výdaji jsou.
I když pojedete na dovolenou sami, výdaje musíte rozdělit
Podle statistik cestovních kanceláří jezdí na dovolenou zhruba 11 procent Čechů samo. Ovšem ani tak nelze celou dovolenou v daňovém přiznání uplatnit. „Největší chybou, které se podnikatelé při účtování ,služebních cest‘ dopouštějí, je uplatnění více letenek nebo ubytování pro všechny rodinné příslušníky v nákladech. Při služební cestě je standardní samostatně koupená letenka a hotel vybraný podle firemních postupů. Všechny zahrnuté náklady je pak důležité mít doložené náležitými doklady, například fakturou za letenky, účty z restaurací a podobně,“ popsala poradkyně Štarmanová a uvádí dva příklady. V jednom je postup špatný, ve druhém správný.
Příklad špatného postupu: pan Jan byl vyslán jako zaměstnanec společnosti na služební cestu do Barcelony. V centru Barcelony měl plánovaná obchodní jednání ve čtvrtek a v pátek. Ve městě zůstat i přes víkend a vzal sebou také manželku a dceru. Rodina se ubytovala v hotelu s polopenzí v centru a pronajala si auto na celý pobyt. Pan Jan po svém návratu předložil účetní firmy fakturu za letenky pro všechny členy rodiny, fakturu za ubytování s polopenzí pro celou rodinu, fakturu za pronájem automobilu, účtenky za pohonné hmoty a parkovné u přístavu.
Komentář: Pokud by účetní zaúčtovala veškeré tyto náklady, pak by se dopustila krácení daně. Pan Jan musí při vyúčtování služební cesty oddělit vlastní náklady na letenku, ubytování, a to pouze ubytování v rámci pracovní cesty, tedy ve čtvrtek a v pátek. Dále může uplatnit parkovné a spotřebu pohonných hmot, která prokazatelně souvisí s cestou na obchodní jednání. Dále by měl být schopen doložit zápis z obchodního jednání s uvedením přesného místa, času a zúčastněných osob.
Příklad správného přístupu: pan Petr si naplánoval služební cestu do Říma, kde se měl v pátek zúčastnit veletrhu. Odletěl již ve čtvrtek, aby stihl zahájení veletrhu v pátek ráno. Z letiště do hotelu, jel taxíkem. Ráno se na veletrh dopravil veřejnou hromadnou dopravou a zaplatil vstupné. V sobotu za ním přiletěla manželka a strávili spolu víkend. Pan Petr po návratu předložil účetní fakturu za letenku na svojí osobu, účtenku za taxi, vstupenku na veletrh a lístek na MHD a fakturu za hotel do soboty.
Komentář: Všechny tyto náklady souvisí s podnikáním a jsou daňově uznatelnými náklady z pohledu zaměstnavatele. Soukromé náklady zde byly správně odlišeny.
