Mail je velmi rychlý a pružný způsob komunikace, a proto jej také využívá takové množství lidí. Nejen, že umožňuje poslat texty, ale také grafiku, programy, a to dokonce i tak velké soubory, jakými jsou třeba videa. Předností mailu je ovšem také možnost rychle reagovat na mail doručený, tím spíše, pokud máte možnost používat maily na svém mobilu, nebo jiném komunikačním zařízení, které nosíte neustále při sobě.
Jak psát, co je povoleno
Rozdíl mezi obchodním mailem a dopisem je v tom, že mail umožňuje být daleko méně formální, zvláště, pokud jím komunikují dva lidé (třeba obchodní partneři), kteří se znají delší dobu a komunikují spolu často. Není neobvyklé, že se dva obchodní partneři oslovují křestními jmény, přičemž si vykají. Také podpisy se v mailech postupem času aktivní komunikace často zmenšují z původních oficiálních podpisů k pouhým příjmením, nebo písmenným zkratkám. Většinou si tím lidé dávají najevo, že pro ně oficiality nejsou prioritou a že jim jde především o obsah informací, které mailem sdělují.
Neměli byste být ani zaskočeni v případě, že vám někdo zareaguje na váš mail bez použití diakritiky. Také tato forma zprávy je v mailu obecně přípustná.
Nicméně, pokud budete posílat představiteli jiné firmy váš návrh na spolupráci a s tímto člověkem jste dosud nekomunikovali, popřípadě jste s ním párkrát komunikovali na úzce pracovní bázi, pak se raději držte formální verze mailové zprávy.
Zachovejte tedy formu z pohledu na oslovení (Vážený pane Nováku, Vážený pane řediteli, apod.), na spisovnou češtinu, na úpravnost textu (odstavce, mezery atd.), na pozdrav na konci textu (S pozdravem, S úctou, S přáním hezkého dne) a na podpis v oficiální podobě. Podpis lze samozřejmě nastavit automaticky, měl by obsahovat kromě vašeho plného jména také název firmy, kterou při komunikaci zastupujete, funkci, kterou ve firmě zastáváte a další kontaktní informace, jako je telefon, adresa sídla firmy atd. Také nezapomeňte upozornit na přílohy, které jste k mailu přikládáte.
BEZ VIZITKY ANI KROK:Objem schránky není nekonečný
Pro data odesílaná mailem existuje omezení z pohledu na jejich objem. Schválně si ověřte, jak „velký“ mail můžete maximálně od druhé strany přijmout. Nicméně toto vámi zjištěné číslo neznamená, že stejný objem může přijmout druhá strana od vás. Z pohledu na bezpečnost, případně na jiné faktory, může mít adresát vašeho mailu nastaven objem přijímaných dat ještě daleko menší. Proto, pokud nechcete riskovat zpoždění, už v případě odesílání mailu o objemu několika MB je vhodné se druhé strany zeptat, zda jí tak velký mail lze poslat.
Pokud vám sdělí, že ne, můžete data odeslat po částech, navrhnout zaslání na soukromou schránku adresáta, případně na ICQ, které nachází uplatnění u stále většího počtu uživatelů internetu. Pokud ani jedna varianta nebude přicházet v úvahu, zbývá vám ještě vypálit data na CD a zaslat jej adresátovi poštou či kurýrem.
Riziko, že mail přečte někdo jiný
Neměli byste zapomínat, že se nejen internetoví piráti mohou snadno dostat k informacím, které mailem posíláte. Také řada lidí ve vaší firmě přístup do vašeho mailu má. Řeč je o správci sítě a IT pracovnících. Proto není od věci některé pro firmu životně důležité informace sdělovat dalším osobám jinou, bezpečnější formou – například ústně.
JAK TELEFONOVAT:Autenticita není 100%
Kromě možnosti zneužití vašich mailů visí ve vzduchu ještě jeden jejich nedostatek. Neobsahují takový podpis, který by bylo možné použít jako oficiální například na smlouvách, objednávkách apod. Proto se také podmínky zmíněných dvou ale také řady další dokumentů mailem domlouvají, ovšem skutečné finální (chcete-li papírové) formy těchto dokumentů je třeba opatřit reálnými podpisy a razítky. Existují už sice elektronické podpisy, ovšem ty jsou dosud využívány pouze ve speciálních aplikacích úřadů a finančních institucí. Elektronické podpisy v mailu jako takovém jsou hudbou budoucnosti.
