Doba zdlouhavých a nudných porad, při kterých účastníci předstírali, že naslouchají nápadům vedení, ve správné chvíli zvedli ruku a po odchodu z místnosti šéfy svorně pomluvili, je dnes nenávratně pryč. Čas je drahý, a proto se hitem stávají maximálně dvacetiminutová setkání, při kterých si novinky z včerejšího squashe sdělíte s kolegou jen stěží.
Více času strávíte na poradě v případě, že budete s kolegy diskutovat o nových koncepcích či vymýšlet, jak má vypadat výrobek, se kterým vaše firma hodlá prorazit na trhu.
Jak má podle odborníků ideální firemní porada vypadat? Příprava je nutná!
Při plánování pracovní porady si musí vedoucí ujasnit, jaké jsou její cíle, a podle toho zvolit délku a prostředky. Je nutné pouze informovat kolegy o nových metodách práce, nebo budou vymýšlet nový název produktu? Není možné řešit situaci například "hromadným" mailem?
"Porady konejte jen v případě, jsou-li opravdu nutné, a pečlivě vybírejte, koho pozvete. Přítomni by měli být účastníci, kterých se budou týkat probíraná témata, nebo ti, kdo mohou daný problém řešit," vysvětluje lektorka Ivana Hospodářová z občanského sdružení AgoraPraha.
Samozřejmostí musí být, že pozvánky a pracovní podklady, které by měly být běžné u řešitelských porad, dostanou účastníci v dostatečném předstihu. Na zveřejněný proto gram mohou někdy reagovat do určité doby připomínkami. Na organizátorovi je, aby zajistil prostory, kde účastníci nebudou rušeni venkovním hlukem, nebo uprostřed debaty nezjistili, že musí přenechat místnost jinému týmu.
Tiší mohou překvapit
Porada má začít vždy přesně. Čekání na pozdě příchozí narušuje plán a dochvilní účastníci ztrácejí pozornost. Kdo si neváží času ostatních, nezaslouží si, aby se na něj čekalo.
Nezbytností je bedlivě sledovat průběh diskuse a dodržovat probírání naplánovaných bodů. Při průběžném shrnování dosažených výsledků mají mít účastníci možnost zápisy sledovat.
Zajímavou roli může při vzrušených diskusích sehrát facilitátor. Je to člověk, který nemá žádné vazby na tým a sleduje, zda porada probíhá podle určených pravidel. "Schopnost vystoupit, smysluplně vyjádřit svůj názor a respektovat názory ostatních nemívá každý. V řadě firem se stále setkávám s tím, že diskutující musí trpět předvádění kolegů, kteří si nevidí na špičku nosu," říká Ivana Hospodářová.
S jejími slovy souhlasí i Bohdan Žáček, majitel poradenské firmy Bowis Consulting, jenž se při poradách snaží hlavně o věcnost. "Spousta lidí chce být vidět, dojít uznání. Jejich chování však porady velmi zdržuje. Odebrat takovému člověku slovo je umění. Raději prodávám slovo těm, kteří příliš nemluví, protože mívají často zajímavé postřehy," vysvětluje Žáček.
Bouřící se mozky
Při setkáních, kde účastníci mají za úkol přicházet s neotřelými řešeními a nápady, se osvědčuje metoda brainstormingu. Skupina zaměstnanců dostane úkol najít řešení určitého problému. Účastníci poté aktivně přicházejí s nápady, které se písemně zaznamenávají. Během sezení je zakázáno hodnotit, nebo dokonce kritizovat návrhy ostatních. Důležité je podpořit u diskutujících chuť do přemýšlení a odbourat obavy z nepříznivé reakce kolegů. Ale tato metoda má i svá úskalí.
"Brainstorming se stal v poslední době poněkud módou. Jde sice o efektivní metodu hledání nápadů, ale nehodí se pro řešení všech problémů a do všech firem. Ve firmách řízených starým direktivním způsobem je často těžké najít podřízené, kteří jsou ochotni otevřeně projevit své názory," vysvětluje pražský marketingový poradce Karel Viták.
Znaky úspěšné porady
* začíná včas
* témata se probírají podle plánu
* navrhovaná řešení se průběžně zapisují
* účastníci jsou aktivní a vstřícní
* na závěr proběhne vyhodnocení a rozdělení úkolů
Co zhoršuje průběh setkání?
* vydýchaný vzduch v místnosti
* zbytečně protahované diskuze
* krátké přestávky
* přetopená nebo málo vytopená místnost
* špatně nastavené osvětlení
* nepohodlné sezení
