Zaměstnavatel je oprávněn vyžadovat a bez souhlasu pracovníka zpracovávat osobní údaje, které slouží k osobní evidenci zaměstnance, tady k založení a vedení jeho osobního spisu. Jde o jméno, příjmení a rodné číslo zaměstnance, datum jeho narození, adresu trvalého pobytu, údaj o statním občanství, rodinném stavu, předchozích zaměstnání a získané kvalifikaci, údaj o zdravotní pojišťovně zaměstnance, případně druhu pobíraného důchodu a změněné pracovní schopnosti. K ověření těchto údajů slouží občanský průkaz, rodný list, oddací list, vysvědčení, potvrzení o zaměstnání, pracovní posudek, průkaz pojištěnce a podobně. Kromě toho má zaměstnavatel právo vyžadovat doklad o zdravotní způsobilosti konat sjednané práce, údaje o věku dítěte nebo dětí pro určení délky mateřské a rodičovské dovolené, případně při žádosti zaměstnance o úpravu pracovní doby. V případě prací konaných ve vedlejším pracovním poměru může žádat firma také údaje o druhém zaměstnavateli. Při skončení zaměstnání ve smyslu paragrafu 60 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání, pracovní posudek, staré zápočtové listy, vysvědčení, výpis z rejstříku trestů apod. K zpracování citlivých osobních údajů, kterými jsou například údaje o rasovém nebo etnickém původu, členství v politických stranách náboženství, trestné činnosti, zdravotním stavu a sexuální orientaci si musí zaměstnavatel vždy vyžádat souhlas zaměstnance a nesmí vyvozovat sankce vůči němu, když takové údaje odmítne sdělit. Je-li zaměstnanec ochoten takový údaj sdělit, je nutné, aby svůj souhlas potvrdil písemně.
30. října 2001
