Dále by se měl ujistit, že se v pracovní smlouvě se zaměstnancem výslovně dohodl na tom, že ho může na dobu nezbytné potřeby vyslat na pracovní cestu. Pokud by totiž tato podmínka v pracovní smlouvě výslovně sjednána nebyla, není možné zaměstnanci pracovní cestu nařídit. Před nástupem na pracovní cestu je zaměstnavatel povinen podle zákona o cestovních náhradách určit místo, na kterém zaměstnanec nastoupí pracovní cestu, a místo, kde bude vykonávat práci na pracovní cestě, a dobu jejího trvání.
Dále pak způsob, jakým se bude zaměstnanec dopravovat na pracovní cestě, a místo ukončení pracovní cesty. Kromě těchto zákonných náležitostí je povinen stanovit v případě, že jde o tuzemskou pracovní cestu, v jaké výši určil zaměstnanci stravné (v rámci zákonného rozmezí), zda mu poskytne nějaké stravování, v jaké míře mu z tohoto důvodu bude stravné krátit, a rozhodnout o poskytnutí zálohy. V případě, že jde o zahraniční pracovní cestu, měl by zaměstnavatel rozhodnout o tom, jestli bude zaměstnanci krátit stravné z důvodu, že mu zajistil nějaké stravování (například když zajistí ubytování se snídaní), jakou mu poskytne zálohu a zda poskytne zaměstnanci kapesné.
Toto určení může provést například pomocí předtištěného formuláře nebo formou písemného cestovního příkazu, který sepíše sám. K určení těchto podmínek by mělo dojít písemně a před nástupem pracovní cesty. Předejde se tak problémům, které mohou později vzniknout například proto, že se na pracovní cestě stane zaměstnanci úraz, způsobí škodu a tak dále. Zmiňuji se o tom proto, že je u některých zaměstnavatelů zavedenou praxí vyplnit cestovní příkaz až v rámci sestavování vyúčtování pracovní cesty, aniž si uvědomují, jaké by to mohlo mít dopady.
