Může zaměstnavatel svému zaměstnanci jednostranně nařídit práci z domova?
Bořivoj Líbal: Práci z domova není možné ze strany zaměstnavatele zaměstnanci jednostranně nařídit. Avšak toto platí i naopak, tedy bez souhlasu zaměstnavatele nemůže zaměstnanec sám sobě stanovit home office, a to ani za trvání současných mimořádných opatření. Jednoduše je tak pro práci z domu nutná dohoda obou stran.
Jak taková dohoda o práci z domova vypadá? Mohou si ji strany upravit i v pracovní smlouvě?
Marek Poloni: Dohoda o práci z domova by ideálně měla být písemná v případě, že již není obsažena v rámci pracovní smlouvy. Výkon práce z domova se totiž úzce dotýká i některých povinných náležitostí sjednaných v pracovní smlouvě – konkrétně například místa výkonu práce. Zaměstnanec zpravidla vykonává práci na pracovišti zaměstnavatele, pokud má pracovat z domova, je nutné místo výkonu práce upravit například dohodou o práci z domova. Protože pracovní smlouva má povinnou písemnou formu, pak i dohoda, kterou by se měl její obsah měnit, by měla mít písemnou formu.
Existuje i jiný způsob, kterým zaměstnavatel může upravit podmínky pro práci z domova?
Bořivoj Líbal: Ano, je to možné. Protože podstatná část podmínek pro práci z domova je zpravila shodná pro všechny zaměstnance, má pro zaměstnavatele smysl vydat samostatný vnitřní předpis o podmínkách práce z domova. Na tento vnitřní předpis je pak následně možné odkazovat v jednotlivých dohodách.
Co všechno může zaměstnavatel upravit vnitřním předpisem?
Marek Poloni: Ve vnitřním předpisu je pro zaměstnavatele praktické upravit kromě určení místa výkonu práce také podmínky pro práci z domova a rovněž specifikovat, jak má zaměstnanec plnit a odevzdávat úkoly a dodržovat bezpečnost a ochranu zdraví při práci. Dále je možné upravit náhradu nákladů, které zaměstnanec vynaloží na výkon práce, a přiměřené prostředky monitoringu zaměstnanců.
Bořivoj Líbal:
 |
Jak by měl zaměstnavatel určit místo výkonu práce a zajistit potřebné vybavení k práci zaměstnance?
Bořivoj Líbal: S ohledem na ochranu obchodního tajemství lze doporučit, aby místo výkonu práce bylo určeno tak, aby zaměstnanec pracoval v soukromí doma, a ne na místě veřejně přístupném. Místo práce musí být dostatečně vybaveno vším, co zaměstnanec ke své práci potřebuje.
V tomto ohledu je nutné se dohodnout na poskytnutí veškerých zařízení, které bude zaměstnanec k výkonu práce potřebovat. Nebo je možné se i dohodnout, že bude používat své vlastní nástroje, například soukromý telefon či počítač. V takovém případě je potřeba dohodnout, jaké náklady bude zaměstnavatel hradit svému zaměstnanci za využívání jeho vlastních nástrojů a jakým způsobem bude tyto náklady hradit.
Když má zaměstnanec nárok na úhradu nákladů za využívání vlastních prostředků pro výkon své práce, na jakou částku má nárok?
Marek Poloni: Musí se jednat o náklady, které vznikly přímo zaměstnanci, přičemž můžou být účtovány pouze s předešlým souhlasem zaměstnavatele, nebo na základě dohody s ním. Zaměstnanec navíc musí tyto náklady prokázat.
To však nevylučuje možnost uzavřít dohodu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem na určení způsobu náhrady nákladů a například se dohodnout, že tyto náklady budou zaměstnanci nahrazeny ve formě měsíční paušální částky. Způsob úhrady lze stanovit i vnitřním předpisem.
Pokud zaměstnavatel vyplatí svému zaměstnanci určitou částku za využívání jeho počítače, telefonu či jiného zařízení, jak je to se zdaněním?
Bořivoj Líbal: Vzhledem k tomu, že zaměstnavatel je povinen hradit zaměstnanci náklady, které mu prokazatelně vzniknou, nepodléhá tato náhrada na straně zaměstnance dani z příjmu fyzických osob. Ovšem jen za předpokladu, že tato náhrada není zahrnuta ve mzdě či platu, pak už by se o zdanitelné plnění jednalo. Musí jít tedy o samostatnou položku náhrady hotových výdajů.
Co se týče daňové povinnosti zaměstnavatele, zákon o daních z příjmů umožňuje uplatnit náhradu jako daňově uznatelný výdaj za splnění všech zákonem stanovených podmínek.
Marek Poloni:
 |
Co dalšího je dobré sjednat v podmínkách pro práci z domova?
Marek Poloni: Vhodné je stanovit i termín pro odevzdávání evidence odpracované doby, včetně přestávek na jídlo a oddech. Dále je dobré stanovit, aby zaměstnanec nevykonával práci v noci či o dnech pracovního volna, protože v tuto dobu by musel zaměstnavatel hradit zaměstnanci příplatky stanovené zákoníkem práce.
Jak má zaměstnavatel u práce z domova zadávat úkoly a zároveň kontrolovat, zda je zaměstnanec plní?
Bořivoj Líbal: Pokud zaměstnanec vykonává kancelářskou práci, nejjednodušším způsobem zadávání pracovních úkolů je prostřednictvím telefonu či e-mailu. Přitom je vhodné nastavit časové období, kdy bude k této komunikaci docházet. Nebo je možné například nastavit, že ze strany zaměstnavatele bude každé ráno v určitý časový okamžik docházet k zadávání úkolů a zároveň poskytování zpětné vazby k úkolům odevzdaným předchozí den. Zaměstnanec pak bude každé odpoledne nebo večer v určitý časový okamžik odevzdávat výstup své práce. Vše by mělo být svým rozsahem přiměřené sjednané pracovní době a prakticky proveditelné.
Může zaměstnavatel požadovat, aby měl zaměstnanec zapnutou během pracovní doby například webkameru, nebo ho jinak v průběhu pracovní doby sledovat, jak pracuje?
Marek Poloni: Nařídit zaměstnanci, aby měl zapnutou webkameru na počítači po celou pracovní dobu, nebo případně zavést tzv. key-logger či stálý monitoringu obrazovky počítače, který by zaznamenával všechnu aktivitu v reálném čase, obecně bez dalšího možné není. Mohlo by jít o nepřiměřené narušení soukromí zaměstnance.
Stejně tak není možné vynucovat si nainstalování monitorovacích aplikací do soukromého zařízení zaměstnance. Kontrolu rovněž není možné dělat skrytě, tedy aniž by o tom byl zaměstnanec předem informován. Zaměstnavatel však může zavést incidentní kontrolu pověřeným zaměstnancem pomocí telefonu, nebo video konference. V rámci současné situace je však možné zavést i různé aplikace, které kontrolují aktivitu uživatele na zařízení v předem určenou pracovní dobu.
Co když zaměstnanec pracuje s důvěrnými informacemi firmy, jaká pravidla by měl doma dodržovat?
Bořivoj Líbal: V případě, že zaměstnanec pracuje s důvěrnými informacemi nebo má přímý přístup k obchodním tajemstvím společnosti, pak by obrazovka počítače a klávesnice měly být na domácím pracovišti nastaveny tak, aby do počítače nemohli nahlížet lidé žijící ve v stejné domácnosti.
Vyřizování pracovních hovorů by mělo probíhat vždy v samostatné místnosti bez rodinných příslušníků. Po ukončení svého pracovního dne by měl zaměstnanec, je-li to možné, zamknout celé své domácí pracoviště, nebo alespoň počítač a volné dokumenty uložit v uzamykatelných skříňkách.
Důvěrné dokumenty, které již k práci nepotřebuje, by neměly být likvidovány v domácím odpadu, a to ani v samostatném koši na papír. Zaměstnanci by měla být uložena povinnost tyto dokumenty uschovat a při příští návštěvě svého pracoviště je zlikvidovat v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů. Ohledně dalších opomíjených doporučení například společnost Gordic, přední expert na zabezpečení IT zařízení v České republice, doporučuje rovněž prokonzultovat s IT oddělením zaměstnavatele správné nastavení domácího wifi routeru, aby jeho prostřednictvím nedocházelo k úniku citlivých údajů.
A jak je to s bezpečností a ochranou zdraví při práci (BOZP), když zaměstnanec pracuje z domova?
Marek Poloni: BOZP je i při práci z domova povinen zajistit zaměstnavatel, i když je z podstaty věci pro něj komplikované kontrolovat, jak zaměstnanec doma BOZP skutečně dodržuje. Proto lze home office využít především pro výkon pracovní činnosti, která není pro zaměstnance z hlediska bezpečnosti a ochrany zdraví riziková.
Nicméně zaměstnavatel je povinen zaměstnance o BOZP v rámci práce z domova důsledně proškolit například i dálkově prostřednictvím telekomunikačních prostředků, a to i když se jedná pouze o kancelářskou práci. Zaměstnavatel je v takovém případě povinen upozornit například na rizika vyplývající z práce v noci či nevyužívání bezpečnostních přestávek.
Vhodné je dále upozornit na psychosociální rizika práce z domova, tedy na rizika vyplývající z nutnosti vhodně rozdělit čas na práci a čas pro soukromí život, či rizika způsobená sociální izolací, tedy rizika vyplývající z toho, že se zaměstnanec nestýká se svými kolegy.
Zaměstnavatel může tato rizika minimalizovat a například zajistit alespoň nějaké setkávání mezi zaměstnanci. V současné situaci lze doporučit alespoň komunikaci s ostatními v rámci videokonference či telekonference. Řešením může být pravidelný ranní telefonát mezi celým pracovním týmem či oddělením, který může zaměstnavatel zároveň využít k rozdělení úkolů na daný den a zároveň může zaměstnance motivovat.
