Nejen velké firmy musí vést účetnictví. Tato nepříjemná povinnost se týká i zaměstnanců s vedlejšími příjmy, jednotlivců na volné noze nebo malých živnostníků. Mnozí z nich s blížícím se koncem roku přemýšlejí, jestli by od ledna neměli alespoň část tohoto břemene přeložit na bedra počítače.
Malí plátci daní na tom jsou hůř než větší podniky: nemají na to, aby zaplatili specializované zaměstnance, a většinou ani na poradce. Je přitom veřejným tajemstvím, že kontroly navštěvují spíš je - proti laikům mají víc naděje na úspěch než proti ostříleným týmům ekonomů a právníků mocných společností. Počítač samozřejmě všechny problémy s účetnictvím nevyřeší, ale pokud vyberete dobrý účetní program, můžete si mnohé ulehčit.
ČESKÉ ÚČETNICTVÍ CIZÍ FIRMA NEDĚLÁ
Účetní programy představují mezi softwarem zvláštní kategorii. Musí se řídit tuzemskými zákony a předpisy, jsou tedy také vytvářeny zdejšími firmami. Kromě toho se legislativa v této oblasti mění s rychlostí hodnou lepších věcí. I účetní programy je tedy nutné prakticky každoročně aktualizovat. To vše způsobuje mimořádnou přitažlivost tohoto trhu pro zdejší výrobce. K dispozici jsou desítky programů - ovšem nejrůznější úrovně i ceny.
Prakticky zadarmo můžete účetnictví získat v různých sbírkách shareware (programů šířených "na zkoušku" nebo úplně volně). Svěřit těmto často amatérským dílkům své finance je ovšem ošidné. Na druhé straně je i několik známějších produktů, které zaručují kvalitu, nejsou však samozřejmě levné - zaplatíte za ně několik tisíc korun. Sem patří zejména produkty Pohoda, Money 2000 a pár dalších, většinou však určených spíše náročnějším a podnikatelsky rozmáchlejším uživatelům. A mezitím je celá škála programů nejrůznější úrovně, schopností i ceny. Jak si vybrat tak, abychom se za to později nemuseli proklínat?
MÍT POMOC NABLÍZKU
Krmit počítač celý rok trpělivě čísly a zjistit při účetní uzávěrce, že se výstupů, které po vás chce finanční úřad, nejen nedočkáte, ale že zmizela i zadaná data - to může být velmi kritická situace. Rozhodně se tedy při výběru nespokojujte s tvrzením v reklamních materiálech ani s demoverzemi. To, co funguje na důkladně připraveném příkladu, se totiž může v mnoha jiných situacích zhroutit. Asi nejlepším kritériem je doporučení někoho, kdo s programem pár let pracuje.
Většinou se také nevyplatí hledět příliš úzkostlivě na cenu. Dáte-li o pár set korun víc za spolehlivý výrobek s dokonalým servisem, nejspíš ušetříte mnohem větší sumy - a své nervy navrch.
Další důležité hledisko je servis. Kupujte pouze programy, jejichž výrobce má předpoklady na trhu vydržet - nejen kvůli nezbytnému aktualizování programů, ale také proto, abyste se měli v případě problémů kam obrátit. Významné je, zda má dotyčná firma zastoupení v dosažitelné vzdálenosti. Pokud se například krátce před termínem daňového přiznání ukáže, že program místo peněžního deníku tiskne jakési výstřední ornamenty, pak je dobré mít odborníka rychle po ruce. Pokusy řešit problém po zdejších telefonních linkách třeba mezi Aší a Zlínem většinou k nápravě nevedou.
DVAKRÁT MĚŘ
Jednotlivci a malé živnosti obvykle účtují v soustavě jednoduchého účetnictví. Pro výběr programu však ani to není příliš přesné rozlišení. Mnohé programy pro jednoduché účetnictví totiž obsahují řadu dalších služeb, které nejspíš nikdy nebudete potřebovat.
Například výtvarnice na volné noze by se asi spokojila s evidencí nákladů a výdajů, stavu na účtech a rychlým orientačním přehledem, jak si v dané chvíli stojí. Jenže prodejci by rádi prodali i dražší produkty, v nichž je také kniha jízd pro několik vozidel, platby DPH, skladová evidence, mzdy pro větší množství zaměstnanců a podobně.
Z tohoto hlediska jsou dobré programy, které mají "stavebnicový" charakter: základem je peněžní deník, k němuž lze v případě potřeby přikupovat další moduly.
Ne každý účetní program také počítá s tím, že uživatel není absolventem ekonomické školy. Laik například ocení, když si počítač systémem dotazů sám zjistí, do které kolonky peněžního deníku zadávaný výdaj nebo příjem zařadit. Příjemné také je, když program na názorném grafu porovná příjmy s výdaji, ukáže strukturu nákladů nebo nezávazně prozradí, kolik tak asi byste dali státu, kdybyste daň museli platit právě v dané chvíli.
Dobře se také podívejte na návod k použití programu. Pokud je nesrozumitelný, nebo oslovuje jen zkušené účetní, nebude na tom sám program o mnoho lépe.
Mimořádně důležité je zálohování na diskety. Zálohujte co nejčastěji, třeba i během vkládání účetních údajů. Dělat tuto otravnou práci znovu je nepříjemné, i když se ztratí data za jediný den - tím spíše pak, když se nedopatřením smaže účetnictví za půl roku. Mnohé programy také mají užitečné funkce pro rychlé a jednoduché zálohování.
 Počítač vás sice trápení s účetnictvím nezbaví, dobrý program však naštěstí dokáže mnohé starosti ubrat. |
