Snížení nákladů za uskutečněné hovory bývá jeden z hlavních kroků vedoucích k zefektivnění chodu firmy. Užívá se mnoho, povětšinou špatných, postupů. Poměrně oblíbené je zavedení represí vůči zaměstnancům spočívajících v zamezení volání do určených lokalit, stanovení maximální provolané částky či detailní sledování délky uskutečněných volání. Zkrátka jakmile přesáhnete vymezené hranice, hned jste předvoláni k patřičnému vysvětlení. Současné pobočkové ústředny však disponují podstatně větším množstvím funkcí, s nimiž telefonní náklady nejen snížíte, ale současně výrazným způsobem neomezíte své pracovníky.
Prvotní funkcí, nutnou k dosažení výrazných úspor, je automatické směrování odchozích volání v závislosti na nejvýhodnější sazbě, známé pod označením LCR (least cost routing). Pracuje na základě tabulky popisující přes jakou síť mají být jednotlivé typy volání uskutečněny. Mezi hlavními kritérii najdeme předvolbu, aktuální denní dobu a také stupeň šetření, jimž definujete, jak si má ústředna poradit se situací, kdy jsou všechny nejvýhodnější linky obsazeny. Jedná-li se o pracovníky, na nichž závisí chod firmy, tak jim samozřejmě bude spojení sestaveno i dražší cestou, ovšem naprostá většina ostatních může chvíli počkat. Alespoň z této filozofie vychází většina výrobců. Samotný charakter funkce ji však předurčuje k použití pouze ve spojitosti s GSM bránou nebo ještě lépe se státními linkami od několika různých operátorů, neboť jedině tak bude její nasazení smysluplné.
Dokonalost LCR spočívá také ve schopnosti hrát si s volanými čísly. Když potřebujete volat mezinárodně, tak automaticky nahradí dvojici nul číslem pro internetovou telefonii, voláte-li svou pobočku na druhém konci republiky, číslo pevné stanice zamění za GSM bránu. Přitom vy jako volající nic nepoznáte. Vše záleží jen na tom, zda-li správce ústředny naprogramuje všechny příslušné tabulky. Uveďme si malý příklad s voláním do mobilní sítě; Máte jednu bránu se SIM kartou operátora A a druhou s operátorem B. Víte, že od 16 hodiny je výhodnější všechna volání uskutečnit přes B. Jedinou možností, jak bez LCR upřednostnit spojení přes B, zůstává fyzické odpojení první brány, zatímco při využití zmiňované funkce jen nastavíte, že od 16 hodiny má být pro volání do mobilní sítě preferován operátor B. Možnosti jsou pochopitelně daleko rozsáhlejší a záleží jen na velikosti programovací tabulky.
Máte-li nastaveno směrování hovorů do nejvýhodnějších sítí, pak teprve začne přicházet do úvahy oprávnění pro jednotlivé pobočky (telefony), přičemž je dobré rozvážit, komu povolíte místní, meziměstská či mezinárodní volání. Některé ústředny jsou přitom schopny umožnit všech pobočkám volání i do zakázaných sítí/směrů, ovšem s tím, že dotyčnému bude hovor připsán na účet. Nastane-li tedy chvíle, kdy zaměstnanec potřebuje soukromě zavolat například do jiného města a nemá k tomu povolení, nechá si hovor strhnout z výplaty. Praxe přitom ukázala, že jen samotná evidence uskutečněných spojení je dostatečně silným motivem k šetření s prostředky firmy. Částka na individuálních účtech poboček bývá pak natolik malá, že k jejímu vybrání u solidních firem stejně nedojde. Má sloužit spíše jako určitá motivace než represivní prvek.
Především v souvislosti s udržováním přehledu o nákladech na jednotlivé projekty můžete zavést tzv. projektová čísla. Reálně si to lze představit jako oddělené účtování určitých hovorů. Protože ústředna sama od sebe neumí rozpoznat, zda-li zrovna voláte soukromě, do banky nebo v rámci daného projektu, tak ve chvíli, kdy voláte pro zakázku, musíte před vytáčeným telefonním číslem zadat několikamístný kód.
Možnosti šetření jsou v každém případě založeny na využívání služeb několika telefonních operátorů. Čím více se budete zabývat spekulacemi s cenami za minutu spojení, tím větších úspor dosáhnete. V každém případě však musíte začít rozborem, kam nejčastěji ve firmě voláte. Teprve pak má smysl se poohlížet po alternativních telefonních cestách a ústřednách, které vám umožní se po nich pohybovat.
