Jak vést pracovní porady efektivně

aktualizováno 
Jak dosáhnout toho, aby nebyla pracovní porada pro zaměstnance jen ztrátou času a na druhé straně šéf neměl pocit, že se stejně nic nevyřeší, že se všichni hromadně nedomluví? Za marnění času na poradě si obvykle mohou šéf i pracovníci sami. A přitom stačí málo.

Business, komunikace, žena | foto: Profimedia.cz

„Jsme firma o dvanácti zaměstnancích, ale až teprve při jedné návštěvě u spřáteleného klienta odkoukala šéfka, jak zlepšit naše pravidelné pondělní porady. Do té doby to bylo otravné, nic neřešící tlachání bez koncepce,“ říká pětatřicetiletá Helena zástupkyně vedoucí personální společnosti. „Každý vždycky oznámil, co dělal a co bude dělat, někdo zbytečně zdlouhavě, zřejmě aby byl chvíli ve středu dění a tím to skončilo. Příště se přečetlo, co bylo minule, a tak stále dokolečka.“

A jaký postup se v této středně velké firmě osvědčil? Každý jednotlivec musí přijít na poradu vždy připraven. Ve stručnosti seznámit ostatní, s tím co má v plánu, co k tomu bude potřebovat, co se mu povedlo za minulé období, co nezvládl a proč. Kolegové pak na to samozřejmě můžou reagovat radou nebo doporučením. U plánů je vždy jasně stanoven termín a pokud jej pracovník nedodrží, musí to kolektivu zdůvodnit. Ostatní nápady a návrhy se zapisují a podrobněji rozebírají na pravidelných měsíčních poradách. „Společné porady se nám zkrátily na půl hodiny někdy i na méně a jsou mnohem nosnější. Neotravujeme se navzájem a máme přehled o tom, co všichni dělají a kde jsou rezervy,“ chválí si změny Helena.

popisekINVESTUJTE DO VZDĚLÁNÍ
Vyděláte si pak mnohem více

Delší porady můžete dělat třeba jednou měsíčně

Podobně ve své realitní společnosti postupuje i Karel Hořánek. Tvrdí, že se mu kromě krátkých každotýdenních porad hodně osvědčily i pravidelné, delší měsíční porady, které jsou uzpůsobeny tak, aby byly hodně tvůrčí a neunavovaly. „Každé poslední pondělí v měsíci máme dvou až tříhodinovou poradu. Začíná ve čtrnáct hodin a má jasně daný program,“ popisuje muž.

„Využíváme při ní tabulí, kde se vše znamená pro konečný závěr. Jednotlivci sdělují podrobněji svoje úspěchy, které jsou pro ostatní vodítkem a neúspěchy, kde společně hledáme příčiny. Nepranýřujeme chybující, jen radíme, jak se pochybení příště vyvarovat. Postřehy ostatních jsou často velmi cenné.“ Hořánek dále dodává, že vždy jeden ze zaměstnanců poradu moderuje a hlídá čas. „Rozebíráme také jednotlivé klienty, jejich potřeby, sledujeme pomocí grafů, jak se mění trh a s čím to souvisí. Na poradě je přítomná vždy i ekonomka, které předestře finanční situaci firmy, aby dotyční třeba věděli, proč není na nové notebooky a telefony, že musejí přidat nebo naopak, že vše šlape a budou prémie,“ doplňuje šéf realitky.

Zajistěte pro jednání příjemné prostředí

Podle psycholožky Hany Součkové je také nešvarem mnohých porad, že jsou monologem nadřízeného. „Šéf, který tento čas využívá spíše ke kritice, než k tvůrčímu jednání, docílí jen toho, že tam budou zaměstnanci chodit neradi a s pocitem, že to musejí přetrpět,“ konstatuje Součková. „Ještě horší je, když před plénem vytýká nedostatky jednotlivcům a někdy je i ponižuje.“

Psycholožka tvrdí, že úspěch porady spočívá i v umění udržet dobrou náladu a nadšení u přísedících. „Jenom tak se dají vyburcovat k novým nápadům, k motivaci, hledat cesty, jak chod firmy i vlastními silami zlepšit,“ dodává. Důležité je také na poradách mluvit nahlas, držet se tématu a občas chtít po ostatních odpověď na otázku. V místnosti by také nemělo být špatné světlo, vydýchaný vzduch, hluk, příliš zima nebo teplo či vrzající a nepohodlné židle.


Svěřte řízení porady do rukou odborníka

O tom, že řízení porady by mělo být v rukou jednoho člověka, hovoří i Blanka Chladová z
Personálně-vzdělávací společnosti Openn. Mnoho velkých společností k tomuto účelu využívá služeb tak zvaného facilitátora. Význam tohoto slova je někomu něco usnadňovat, ulehčovat. „Jeho úkolem je s nadhledem sledovat průběh porady, hlídat, aby probíhala hladce, a když se někde zadrhne, vrátit dotyčné zpět k tématu. Zasahuje i v situacích, kdy nastane nepříjemné ovzduší a hrozí třeba hádka,“ vysvětluje Chladová.

„Velké společnosti, pro které jsou cíle porad významné, si obvykle facilitátory platí. Jedná se o externisty, kteří ani nemusejí rozumět probíranému tématu, ale jen u něj přítomné udržet.“ Většinou jsou to lidé z řad psychologů, kteří mají zkušenosti s vedením týmu či lektorováním.
Například je cílem porady, že firma musí propustit určitý počet pracovníků, je nutné zvážit, které a jak. Jakmile někteří přísedící začnou probírat sociální dopady celého kroku, či co na to rodiny propuštěných, musí facilitátor vrátit skupinu zpět do „hry“.

„Zbrzdit emoce, zabránit vzdálení se od cíle porady. V menších firmách může takovou roli sehrát jeden ze zaměstnanců. V tu chvíli ale musí vystupovat jako neutrální osoba a být odpovědný za průběh jednání. Třeba rozdává materiály, vyvolává jednotlivé členy, nenechává se strhnout k rozhodování a udržuje si nadhled,“ podotýká Chladová.

Jak vést porady efektivně?

  • dobře se na ně připravte
  • naplánujte si probíraná témata dopředu
  • mějte jasno, k jakému cíli chcete při jednání dojít
  • stanovte si čas pro trvání jednání a dodržujte jej
  • dělejte porady jen tak často, jak je to nutné
  • podklady pro poradu musejí dostat všichni předem a ne jimi listovat po začátku jednání
  • zvolte pro jednání vhodné prostory
Autor:

Daňové přiznání 2019

Do 1. dubna musí podat daňové přiznání osoby samostatně výdělečně činné, ale i zaměstnanci (více zde). Využijte interaktivní formulář pro daňové přiznání za rok 2018.

Nejčtenější

Založil ryze českou banku a splnil si sen. Chce Čechy učit spořit

Radomír Lapčík

Radomír Lapčík založil v 90. letech Moravský Peněžní Ústav a snil o tom, že se toto spořitelní družstvo stane v...

Mladí hledají bydlení stále častěji mimo velká centra. Vyplatí se to

Ilustrační foto

Na koupi bytu na hypotéku v Praze nebo Brně často nedosahují už nejenom takzvaní singles, ale i mnoho mladých párů,...

Jak umí s láskou na pracovišti zatočit zaměstnavatel. Hrozí výpověď?

Ilustrační foto

On firmě šéfuje, ona zastává na témže pracovišti funkci hlavní účetní. Na tom by nebylo nic zvláštního, kdyby to nebyli...

Motýlím křídlům dávají nový rozměr. Proměňují je ve šperky

Lenka Davidová (vlevo) a Jana Uhlířová (vpravo) společně podnikají od roku 2018.

Když Lenka Davidová a Jana Uhlířová někomu řeknou, v čem podnikají, dočkají se různých reakcí. Pro některé je to skvělý...

Daně bez chyb: tipy pro studenty, důchodce a lidi na rodičovské

Ilustrační snímek

Na odevzdání daňového přiznání mají poplatníci již jen dva týdny. Posledním dnem pro odevzdání daňového formuláře je...

Další z rubriky

Jak umí s láskou na pracovišti zatočit zaměstnavatel. Hrozí výpověď?

Ilustrační foto

On firmě šéfuje, ona zastává na témže pracovišti funkci hlavní účetní. Na tom by nebylo nic zvláštního, kdyby to nebyli...

Podporu mu nepřiznali. Nezachoval jste si centrum zájmu, sdělil úřad

Ilustrační snímek

Pracovat v cizině není dnes vůbec nic neobvyklého. Co dělat, když tam dostaneme výpověď a vracíme se domů? Podle dotazů...

Pracovat z domova, nebo být na pracovišti. Co je výhodnější?

Ilustrační snímek

Pouze necelá čtyři procenta Čechů mohou využívat výhod práce z domova. Oproti zemím západní Evropy je to až čtyřikrát...

Matky zuří dál: Důchody vzrostly za 10 let o tisíce, rodičovská vůbec

Matky zuří dál: Důchody vzrostly za 10 let o tisíce, rodičovská vůbec

Kurzy.cz Zatímco důchody se v posledních deseti letech zvyšovaly několikrát, rodičovský příspěvek se naposledy měnil v roce 2008...

Advantage Consulting, s.r.o.
PRACOVNÍK SERVISU - JUNIOR

Advantage Consulting, s.r.o.
Kraj Vysočina
nabízený plat: 25 000 - 30 000 Kč

Najdete na iDNES.cz