Asi každý z vás zažil nepříjemnou situaci, kdy potřeboval – nejlépe před pěti minutami – něco najít. Telefonní číslo, prodeje za poslední rok, otevírací dobu, důležitou zprávu od nadřízeného. Někde to určitě mám, ale kde? Podobná situace, ale v daleko děsivějších rozměrech, nastává v čím dál více firmách, které se živí zpracováváním informací, a jejich ukládání a rychlá dostupnost jsou pro ně naprosto primární.
Jak mohou informace a data škodit? Když jsou mylné, zastaralé, neúplné nebo je jich naopak moc. Dále mohou být data rozptýlena v několik úložných místech, lidé nevědí, kde a jak je hledat a navíc nemají ani nástroje, jak přemíru informací roztřídit a zorganizovat.
Jak může špatná práce s informacemi téměř zničit firmu nebo projekt? Celý jeden rok věnoval jeden velký výrobce letadel na vývoj nového modelu, který jeho konkurent už deset let vyráběl. Alarmující je také procento intelektuální práce, která se podle výzkumu analytické společnosti IDC dělá zbytečně: až 90 % všech zpráv, hlášení a analýz nepřináší nic nového a jen dubluje již existující informace.
|
Typy dat a informací Podle míry strukturovanosti rozlišujeme tři základní typy dat: strukturovaná, polo-strukturovaná a nestrukturovaná. Do první skupiny patří databáze nebo systémy práce s informacemi ERP, CRM apod. Nestrukturovaná data tvoří více než polovinu všech informací a patří mezi ně dokumenty, webové stránky, zvukové soubory, video, obrázky nebo např. rentgenové snímky. Jsou to nejrychleji se měnící informace. |
Pomiňme lidský faktor, se kterým všechna technologická řešení stojí a padají, a podívejme se na softwarové řešení americké společnosti EMC. Ta v současnosti sdružuje více firem (Legato, Documentum, Ovum), které se zabývají jednotlivými aspekty práce s informacemi a jejich archivací. Podívejme se na řízení životního cyklu informací (ILM Information Lifecycle Management), které je pro tento rok vlajkovou lodí EMC.
Jak uchovat více informací bezpečněji
S tím, jak se informace stávají důležitějšími, je třeba i rozlišovat jejich různé typy a specifika. Jak se informace mění? Je jich stále více (každým rokem se jejich množství zdvojnásobuje), jsou komplexní (jsou uložené v různých aplikacích), stále důležitější je jejich provázanost a zachycení změny v čase. Formáty, ve kterých jsou informace ukládány, jsou velmi různorodé: podle odhadů EMC je po celém světě až 20 000 různých regulací a stovky nástrojů na řízení informací. Nejdůležitějším požadavkem na informační software je pak jeho bezpečnost a jednoduchý přístup k nim.
Rychlost přístupu versus ochrana versus cena
Data je možné ukládat na různé typy nosičů. Obecně platí, že čím rychleji je možné informace získat, tím nákladnější je jejich ukládání. Např. zálohování na pásky je vhodné pro dlouhodobé ukládání dat, protože je poměrně drahé, zatímco ukládání na disky je levné, poskytuje rychlý přístup k datům v řádech vteřin, ale není příliš spolehlivé. Hard disky se totiž poměrně často kolabují a jejich spolehlivost nestačí na dlouhodobé ukládání důležitých informací.
Jak tedy vypadá životní cyklus informace? Je samozřejmě omezen jejím vznikem a momentem, kdy už není potřeba. Mezitím mohou uplynout desítky let, během kterých je informaci třeba archivovat, zajišťovat její bezpečnost, případně ji migrovat a samozřejmě k ní přistupovat. Jak může takový životní cyklus vypadat v případě zdravotních záznamů?
Ve zdravotnictví je několik typů archívů: centralizovaný systém v nemocnici, laboratoře a jednotlivá oddělení. Jaké druhy informací shromažďují nebo s nimi pracují? Data z příjmu, záznamy z dosavadní léčby, výsledky testů a rozborů, data z průběhu operace, pooperační data, propouštěcí dokumenty, následná péče a posledním krokem je archivace dokumentů. Tato data mohou mít podobu rentgenových snímků, textu, fotografií, zvukových záznamů nebo záznamů z různých přístrojů.
Jak se informace archivují, jaký harware se nejčastěji používá? Jak vypadají konkrétní apliakce na správu informací? Dozvíte se v dalších článcích o knowledge managementu.
Zajímá vás téma knowledge managementu? Napište nám, co byste se chtěli dozvědět.
