Papírování, tedy vyplňování, odesílání a uschovávání dokladů potřebných k podnikání, nepatří obvykle ke koníčkům podnikatelů. K vedení podnikatelské agendy si sice mohou najmout pomocníky, třeba účetní, ale za správnost dokladů a jejich archivaci po předepsanou dobu odpovídají podnikatelé sami. Jen oni jsou totiž pro finanční úřad partnerem a pokuty za zjištěné nedostatky mohou být přitom hodně citelné.
Všechny účetní doklady není potřeba schraňovat stejně dlouhou dobu, rozmezí se pohybuje od jednoho roku do dvaceti let, lhůty jsou dány předpisy, konkrétně zákonem o účetnictví. "Formulace je někdy poněkud šalamounská, například daňové doklady o příjmech a výdajích v hotovosti se musí podle zákona uchovávat do jednoho roku po daňové revizi - to znamená, že když se revize nekoná, musí je podnikatel vlastně uchovávat stále," říká ekonomický poradce Vratislav Kostrba. Nejdéle se musí uchovávat doklady týkající se důchodového a sociálního zabezpečení - ty je potřeba skladovat až dvacet let. "Je to proto, že tyto údaje mohou později sloužit jako podklad pro výpočet důchodů," vysvětluje účetní Zdena Kovářová. Odborník na účetnictví Jan Linhart doporučuje uschovávat účetní písemnosti déle, než je stanoveno zákonem o účetnictví. "Lhůta pro doměření například daně z příjmu může dosáhnout až deseti let po skončení zdaňovacího období. V daňovém řízení dokazuje obvykle poplatník, že postupoval správně, a proto je vhodné uchovávat účetní písemnosti ještě delší dobu, než předepisuje zákon," uvádí Jan Linhart. I proto by doklady měly být vedeny přehledně, to, co je zřejmé v okamžiku jejich vystavení, může být nesrozumitelné o pět let později. "Ke složitějším dokladům je dobré si napsat třeba tužkou vysvětlující poznámku, aby i při kontrole, která může přijít po několika letech, podnikatel věděl jak k údajům v dokladech přišel," doporučuje Vratislav Kostrba. To, v jaké podobě budou podnikatelé doklady uschovávat, záleží na nich, na výběr mají psanou formu nebo záznam na technických nosičích, to znamená disketách či CD-ROM. Diskety jsou pro skladování určitě příhodnější než obsáhlé účetní knihy, v případě kontroly však úřady vyžadují jejich přeměnu do tištěné podoby. To platí jen v případě některých účetních dokladů, které vznikají u podnikatelů. Doklady o výdajích či příjmech v hotovosti a další, například o dodávkách zboží od dodavatelů, musí mít rovnou psanou nebo tištěnou podobu. "Podnikatelé by si však měli dát pozor na doklady tištěné na takzvané termotiskárně, ty prostě po roce zmizí a podnikateli zůstane v ruce prázdný papír," upozorňuje Vratislav Kostrba. Podle jeho zkušeností jsou na takových tiskárnách tištěny například prodejní doklady v obchodních domech Tesco. Podnikatel si tam koupí třeba počítač, a výdaj uplatní při snížení daňového základu. Při následné kontrole to bude těžko s prázdným dokladem kontrolorům dokazovat.
Jak dlouho je třeba uchovávat účetní doklady
Doklad Doba úschovy
Účetní závěrka, výroční zpráva 10 let
Mzdové listy nebo doklady, které je nahrazují 10 let
Údaje z mzdových listů, potřebné pro
účely důchodového či sociálního zabezpečení 20 let
Doklady o výdajích a příjmech v hotovosti 1 rok (po provedení daňové revize)
Účetní doklad y, účtové rozvrhy, účetní knihy 5 let
Odpisový plán, seznamy účetních
knih, inventurní soupis 5 let
Inventární karty hmotného majetku kromě zásob 3 roky po vyřazení majetku, pokud byla provedena
daňová revize nebo nebo po jednom roce od jejího
provedení
Účetní doklady a písemnosti, týkající Po dobu platnosti autorského práva
se autorských práv
Účetní doklady a písemnosti o záručních Po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají
lhůtách a reklamačních řízeních
Účetní písemnosti o nezaplacených Do konce roku po roce, v němž došlo
pohledávkách a závazcích k jejich zaplacení nebo splnění
Pramen: zákon o účetnictví
Všechny účetní doklady není potřeba schraňovat stejně dlouhou dobu, rozmezí se pohybuje od jednoho roku do dvaceti let, lhůty jsou dány předpisy, konkrétně zákonem o účetnictví. "Formulace je někdy poněkud šalamounská, například daňové doklady o příjmech a výdajích v hotovosti se musí podle zákona uchovávat do jednoho roku po daňové revizi - to znamená, že když se revize nekoná, musí je podnikatel vlastně uchovávat stále," říká ekonomický poradce Vratislav Kostrba. Nejdéle se musí uchovávat doklady týkající se důchodového a sociálního zabezpečení - ty je potřeba skladovat až dvacet let. "Je to proto, že tyto údaje mohou později sloužit jako podklad pro výpočet důchodů," vysvětluje účetní Zdena Kovářová. Odborník na účetnictví Jan Linhart doporučuje uschovávat účetní písemnosti déle, než je stanoveno zákonem o účetnictví. "Lhůta pro doměření například daně z příjmu může dosáhnout až deseti let po skončení zdaňovacího období. V daňovém řízení dokazuje obvykle poplatník, že postupoval správně, a proto je vhodné uchovávat účetní písemnosti ještě delší dobu, než předepisuje zákon," uvádí Jan Linhart. I proto by doklady měly být vedeny přehledně, to, co je zřejmé v okamžiku jejich vystavení, může být nesrozumitelné o pět let později. "Ke složitějším dokladům je dobré si napsat třeba tužkou vysvětlující poznámku, aby i při kontrole, která může přijít po několika letech, podnikatel věděl jak k údajům v dokladech přišel," doporučuje Vratislav Kostrba. To, v jaké podobě budou podnikatelé doklady uschovávat, záleží na nich, na výběr mají psanou formu nebo záznam na technických nosičích, to znamená disketách či CD-ROM. Diskety jsou pro skladování určitě příhodnější než obsáhlé účetní knihy, v případě kontroly však úřady vyžadují jejich přeměnu do tištěné podoby. To platí jen v případě některých účetních dokladů, které vznikají u podnikatelů. Doklady o výdajích či příjmech v hotovosti a další, například o dodávkách zboží od dodavatelů, musí mít rovnou psanou nebo tištěnou podobu. "Podnikatelé by si však měli dát pozor na doklady tištěné na takzvané termotiskárně, ty prostě po roce zmizí a podnikateli zůstane v ruce prázdný papír," upozorňuje Vratislav Kostrba. Podle jeho zkušeností jsou na takových tiskárnách tištěny například prodejní doklady v obchodních domech Tesco. Podnikatel si tam koupí třeba počítač, a výdaj uplatní při snížení daňového základu. Při následné kontrole to bude těžko s prázdným dokladem kontrolorům dokazovat.
Jak dlouho je třeba uchovávat účetní doklady
Doklad Doba úschovy
Účetní závěrka, výroční zpráva 10 let
Mzdové listy nebo doklady, které je nahrazují 10 let
Údaje z mzdových listů, potřebné pro
účely důchodového či sociálního zabezpečení 20 let
Doklady o výdajích a příjmech v hotovosti 1 rok (po provedení daňové revize)
Účetní doklad y, účtové rozvrhy, účetní knihy 5 let
Odpisový plán, seznamy účetních
knih, inventurní soupis 5 let
Inventární karty hmotného majetku kromě zásob 3 roky po vyřazení majetku, pokud byla provedena
daňová revize nebo nebo po jednom roce od jejího
provedení
Účetní doklady a písemnosti, týkající Po dobu platnosti autorského práva
se autorských práv
Účetní doklady a písemnosti o záručních Po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají
lhůtách a reklamačních řízeních
Účetní písemnosti o nezaplacených Do konce roku po roce, v němž došlo
pohledávkách a závazcích k jejich zaplacení nebo splnění
Pramen: zákon o účetnictví
