Osm tipů, jak správně napsat pracovní e-mail

aktualizováno 
Říká se, že papír unese všechno. Jeho moderní verze, e-mailová zpráva, tak odolná není. Zvláště když má pracovní obsah. Přečtěte si, co je třeba si ohlídat, než kliknete na ikonu "Odeslat".
Než e-mail odešlete, pečlivě si ho po sobě přečtěte. Nespoléhejte, že vám chyby opraví program v počítači. Ilustrační snímek

Než e-mail odešlete, pečlivě si ho po sobě přečtěte. Nespoléhejte, že vám chyby opraví program v počítači. Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

Přijdete do práce, zapnete počítač, prohlédnete poštu. Cink! přišla nová zpráva. Předmět chybí, písmo velké a barevné jako z dětského časopisu, text samý smajlík, a odesílatel vás dokonce oslovuje křestním jménem, přestože jste se nikdy neviděli. Takový pracovní e-mail mu není právě dobrou vizitkou... Počítačová škola Gopas nedávno dělala průzkum v úrovni pracovní e-mailové korespondence a zjistila, že podobné zprávy nejsou vůbec výjimkou.

Nastavte si do e-mailu běžně užívaný typ písma. Zapomeňte na fonty typu Brush Script, Braggadocio či Lucidu, nikdo se v práci nechce zdržovat luštěním obsahu zprávy. V písemném pracovním styku se obvykle používají Arial, Calibri nebo Times New Roman s velikostí písma 10 až 12.

E-mailová korespondence by měla být jasná a stručná, její obsah má být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si ji přečtou hned, nebo až později. Toto okénko proto nikdy nevynechávejte, ušetříte čas adresátovi i sobě, a to v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii pošty.

Pozornost věnujte i správnému oslovení adresáta a skloňování jeho jména. Pište: Dobrý den, pane Nováku, nikoli: Dobrý den, pane Novák.

"Pište krátké e-maily. Pokud předpokládáte, že vaše zpráva bude obsahovat více než dva odstavce, raději dotyčnému zavolejte. Bude to rychlejší a účinnější," radí Jan Dvořák, výkonný ředitel počítačové školy Gopas.

Lidé často přes elektronickou poštu řeší vnitropodnikové spory. Psanou formou snadněji sdělí to, co by si adresátovi nedovolili říct do očí, ať už je to kolega nebo nadřízený. V každém případě není vhodné psát e-maily pod vlivem negativních emocí. "Doporučuji také vyhnout se sarkasmu a ironii. Adresát to nemusí rozkódovat a může dojít k různým nedorozuměním," upozorňuje Jan Dvořák.

Familiární styl se do pracovní korespondence nehodí. Pokud adresáta neznáte osobně, je to formální vztah, a emotikony, tedy takzvané smajlíky, nepoužívejte. Raději počkejte, až se lépe poznáte a komunikace získá osobnější tón, který vzejde z té druhé strany.

"V některých případech je vhodné, nebo dokonce nutné zahrnovat veškeré účastníky komunikace do kopie pomocí funkce Odpovědět všem. Žádnému z nich nebudou chybět důležité informace," říká Jan Dvořák a dodává: "Jestliže však chcete dotyčnému sdělit pouze banální informaci typu Ano/Ne, která není pro ostatní korespondenty důležitá, do kopie je nedávejte. Nikdo si nepřeje být zahlcován e-maily, které se ho netýkají."

Jestliže připravujete k odeslání poštu určenou více lidem současně, třeba pozvání na večírek, je neslušné uvádět jejich e-mailové adresy do otevřené kopie. Musíte adresáty, s výjimkou jediného, vložit do takzvané skryté kopie. Vaši zprávu dostanou všichni, ale bude to vypadat, jako by byla určena jen tomu dotyčnému příjemci.

Při e-mailové komunikaci bývá problémem velikost přiložených souborů. Pamatujte, že by neměla přesáhnout jeden MB. Řada poštovních schránek je nastavena tak, aby nepropouštěla e-maily s přílohami většími než pět nebo 10 MB. Jestliže potřebujete poslat větší přílohu, je vhodnější použít FTP server nebo některé z internetových úložišť, například Uschovna.cz či Leteckaposta. cz. Další možností je soubory zazipovat, tedy zmenšit některým z programů, které to umějí.

Jakmile máte e-mail napsaný, dobře si jej před odesláním přečtěte, aby v něm nezůstaly chyby. Nenechávejte to jen na automatické kontrole pravopisu. Ta vás na řadu chyb vůbec neupozorní, například "Milý klienti" klidně projde. Není nad to pročíst si pečlivě každý e-mail, není to přece žádný elaborát, ale stručná informace...

24. - 25. 5. proběhnou volby do Evropského parlamentu v České republice.
Celkem kandiduje 39 uskupení. S výběrem vám může pomoci volební kalkulačka.
Inventura hlasování zjistí, ke kterému současnému poslanci máte nejblíže.

Nejčtenější

Ztratila občanku a nepřevzala si dopis. Přišla tím o dům za miliony

Ilustrační snímek

Dávno už neplatí, že nepřebíráním pošty se vyhneme nepříjemnostem. Naopak. Včasnou reakcí na úřední sdělení můžeme...

Mzdy rostou, někde raketově. Kdo dostal letos přidáno nejvíce

Ilustrační snímek

Lektorkám, jeřábníkům, manažerům hotelů a dalším profesím se od Nového roku zvedají platy o tisíce měsíčně. Zato...

Majetek musí nahlásit notáři sami dědicové. A také uvést jeho hodnotu

ilustrační snímek

Smrt blízkého člověka je asi nejtěžší záležitostí, kterou nám život přináší. Neméně těžké chvíle pak nastávají v...

Kvíz: Zvládli byste to, co vaše děti?

Soutěže se zúčastnilo více než sedmdesát tříd.

Jak jsou na tom s finanční gramotností, to si mohli školáci ověřit v celoevropské soutěži European Money Quiz. V našem...

Diplomacii opustil a začal podnikat, aby dostal od života, co chce

Jan Hebnar

Jan Hebnar říká, že lenost má v sobě každý. I on sám. Zvládl ale vystudovat tři vysoké školy, má státnici ze tří jazyků...

Další z rubriky

Mají po maturitě a chtějí pracovat a vydělávat. Ale po svém

Ilustrační snímek

Před chvílí odmaturovali a začínají sepisovat motivační dopisy svým prvním zaměstnavatelům. Říká se jim i generace Z....

Daňové úlevy u investičního životního pojištění mají omezené podmínky

Ilustrační foto.

Možnost daňových odpočtů v investičním životním pojištění je jistě pozitivní. Avšak čistě z hlediska dlouhodobého...

Věřila, že si po padesátce splní sen. A stalo se, je z ní podnikatelka

Výroba mýdla vyžaduje opatrnost.

Laďka Šternbergová miluje knihy Betty MacDonaldové a stejně jako ona tvrdí, že život začíná po padesátce. I proto po...

ČR zná jména nových europoslanců - ANO 21,2%, ODS 14,5%, Piráti 13,95%, STAN 11,...

ČR zná jména nových europoslanců - ANO 21,2%, ODS 14,5%, Piráti 13,95%, STAN 11,...

Kurzy.cz 26. května 2019 Voliči v České republice po pěti letech rozhodli o novém rozložení sil v Evropském parlamentu. Celkem 2...

Najdete na iDNES.cz