Seznam toho, čeho byste chtěli v konkrétním dni dosáhnout, by vám měl sloužit. Neměli byste mu být vydáni na milost a nemilost, ale se správnou strategií vám může pomoci dosáhnout větších cílů. Například úspěšní manažeři by bez tohoto pomocníka nemohli podávat vrcholné výkony.
Vyberte správnou aplikaci
Prvním krokem při vytváření lepšího seznamu úkolů je rozhodnutí, jakým způsobem ho budete vést. Je jen na vás, zda to bude prostřednictvím papíru, lepíků – i když z dnešního pohledu jsou tyto metody dávno překonané – nebo v excelovské tabulce, textovém dokumentu, případně ve specializovaném programu, který lze používat v počítačích a smartphonech.
Aplikace pro vedení úkolů mají oproti jiným způsobům, a především potom oproti papíru několik výhod. Mezi ty hlavní se řadí:
- Disponují funkcí pro připomínání
- Je snazší upravit digitální seznam než ten, který je napsán na papíru
- Digitální verzi nemůžete ztratit
- Umožňují rychle změnit zobrazení úkolů a seřadit je podle priority, data nebo podle abecedy
- Mohou spolupracovat s různými aplikacemi, nebo i mezi sebou
- Umožňují přidělovat úkoly jiným lidem či na nich společně pracovat
- Mohou obsahovat motivační akce – prvky gamifikace
Která je ta pravá
Vybrat, respektive doporučit nějakou aplikaci není snadné. Každý z nás má jiné nároky a preference, co by měla umět a k čemu přesně sloužit. Navíc jich existuje velké množství a různé druhy. Využít lze komplexní (Asana, Trello, Microsoft OneNote, Google Keep atd.) ale i jednodušší (Todoist, Evernote, OneNote atd.) či i české projekty jako je např. Freelo.
Tip Přehled 16 nejlepších aplikací pro vedení úkolů včetně popisků najdete na tomto webu. |
Základem všeho je však podmanit si vybranou aplikaci, a především si v ní nastavit požadované vlastnosti a funkce. Nezbytné je vytvořit více než jen jeden seznam úkolů. Začněte tím, že vytvoříte ty nejjednodušší. A potom si je rozdělte například na pracovní, domácí a osobní.
Mít více než jeden seznam vám pomůže se na úkoly soustředit. Díky tomu oddělíte pracovní život od toho soukromého. Například, když jste v práci, nechcete přece být vyrušováni jinými než pracovními úkoly. A naopak, doma zase nechcete dostávat připomínky o pracovních činnostech.
Detaily v úkolech se moc nezdržujte. Na začátek si prostě sedněte a vytvořte seznam toho, na co si vzpomenete. Na důležité si určitě vzpomenete ihned a ty méně podstatné úkoly můžete přidat později. Mezi běžné a nejčastější typy úkolů tak například patří:
- Nákupní seznam
- Až jednou - úkoly, které byste chtěli někdy udělat
- Cokoliv, co byste chtěli dělat o víkendu, ale nechcete, aby vás během týdne rozptylovalo
- Věnovat se dětem
Zapisujte si úkoly co nejrychleji
Hlavním předpokladem je možnost si na seznam přidat nový úkol ihned. To znamená i tehdy, pokud jste u lékaře, nebo jedete v MHD. V tomto jsou velmi dobrými společníky smartphony. Systémy pro úkoly mají ve většině případů také aplikaci pro Android či iOS. Potom ji stačí otevřít a úkol zadat, nebo nadiktovat, případně nafotit. Řada aplikací obsahuje tyto funkce, které velmi pomáhají a oprostí vás od přepisování, nebo zachrání v případě, kdy máte „plné ruce“. Přidáním úkolu, jakmile na ně myslíte, vám umožní zabránit, abyste na ně zapomněli či si je nosili v hlavě do doby, než je někam napíšete.
Tip Pokud má vaše úkolová aplikace nějakou klávesovou zkratku pro přidání nového úkolu, naučte se ji. Pokud má vaše aplikace zkratku pro mobilní telefon, nastavte ji. |
Stanovte si reálné termíny
Termíny jsou sice trochu svazující, na druhou stranu pomáhají úkoly opravdu plnit. Pokud byste si u nich nenastavili termín, potom byste je ani nikdy dokončit nemuseli. Myslete však na to, že termíny musí být splnitelné a reálné. Tedy pokud nastavíte splnění na moc brzy, nebo naopak pozdě, nebudete to fungovat. Termíny vám pomohou stanovit priority.
Na druhou stranu ne každý úkol potřebuje pevný a co nejbližší termín splnění. Přiřazení termínů je účinné ještě z dalšího důvodu. Aplikace vám nejprve ukážou, co vás čeká dnes, zítra a v dalších dnech, bez ohledu na to, v jakém seznamu jsou. Tímto způsobem můžete vidět vše, co máte během vybrané doby udělat, a získat představu o tom, jak by měly dny probíhat. Nebo si udělejte chvilku na přeplánování, pokud máte pocit, že něco nestíháte a můžete to posunout na později.
Denně revidujte své úkoly
Začněte každý den tím, že si projdete svůj seznam pro daný den a vyhodnotíte, zda je to, co máte naplánované reálné splnit. Pokud máte na den naplánováno příliš mnoho úkolů a víte, že se ke všem nedostanete, připravujete se na neúspěch.
Denně maximálně 3 až 5 úkolů
Kolik tak asi denně dokážete splnit úkolů? Záleží na tom, jak náročné budou a jak jste odhodlání je plnit. Většina začínajících uživatelů by se měla zaměřit na tři až pět úkolů. Možná se vám to bude zdát málo, ale i těchto několik málo úkolů může zabrat mnoho času.
Následně sledujte, kolik úkolů každý den splníte – řada aplikací bude toto sledovat za vás – a tak získáte představu o svém maximu. Jakmile znáte své maximum, můžete nastavit nové denní úkoly na rozumný počet. Nepřehánějte to však s nimi. Ambiciózní uživatelé, kteří si nastaví klidně i 15 úkolů denně, většinou skončí tak, že je musí stejně odložit na další den. A to je frustrující a stresující.
Vložte úkoly do svého seznamu úkolů
Důležité je, co si zapíšete do seznamu úkolů. Místo přidávání nových a nových úkolů si tvořte cíle. To znamená ne se naučit francouzsky, ale plynule ovládat francouzštinu. Cíle jsou body na cestě k jejich dosažení. Je mnohem jednodušší zaměňovat je s úkoly, protože cíle jsou konkrétnější a měřitelnější. Příkladem cíle je „být schopen tři minuty mluvit ve francouzštině o mých oblíbených filmech.“
Úkolem potom může být například „naučit se tři nová francouzská slova“ nebo „každý den se budu 30 minut učit francouzsky“.
Sledujte seznam úkolů
Jenom seznam úkolů, který pravidelně kontrolujete, je dobrý seznam. Efektivní seznam vás totiž provede celým dnem, což znamená, že se na něj musíte často dívat. Ideální je otevřít ho každé ráno, a tak se seznámit s tím, co je před vámi. Podívejte se na něj i po obědě, abyste věděli, na co dalšího se po zbytek dne musíte soustředit.
Kromě toho si každý týden zvykněte prohlížet vše, co jste si naplánovali na příští týden, abyste si mohli lépe naplánovat čas a provést úpravy předem. Pokud se v úkolu cítíte ztraceni nebo si od něj potřebujete odpočinout, podívejte se na ten další v pořadí, abyste našli něco menšího a třeba také realističtějšího (méně náročný úkol, který nevyžaduje vysoké soustředění), se kterým se mezitím můžete vypořádat.
Čím více se budete na svůj seznam dívat, tím více mu budete důvěřovat. Čím více mu budete důvěřovat, tím méně si musíte pamatovat, jaké úkoly musíte dělat. Čím méně si musíte pamatovat, tím více uvolňujete mysl, abyste se mohli soustředit na daný úkol.
V rychlosti je síla
Není smyslem trávit mnoho času psaním úkolů a cílů. Proto při jejich definování se naučte psát je ve zkratkách, diktovat je či ukládat formou skici. V aplikacích máte možnost navíc využít systém prioritizace. Pokud vám to pomůže, přiřaďte jim i různé barvy a také klíčová slova. To proto, abyste je snadněji našli – i později.
Ten hřejivý pocit, když nějaký úkol dokončíte a máte možnost k němu v aplikaci přiřadit fajfku – je splněn. Zaškrtnutím položek v seznamu vám dá pocit úspěchu a je klíčovým prvkem organizování. Díky spolehlivému systému úkolů je život jednodušší a méně stresující.
A co vy? Používáte aplikace pro vedení úkolů a případně jaké? Dejte vědět v diskuzi.
