Na první pohled by se mohlo zdát, že prezentování se točí okolo techniky, kolem toho, jak připravíte samotné slajdy v prezentaci a co na ně dáte. Přestože většina lidí stále věří, že prezentace je pouze text nalitý do PowerPointu, opak je pravdou. Zkuste si osvojit některé prověřené triky zkušených matadorů.
Znáte pojem „Death by PowerPoint“? Pokud ne, tak vězte, že jde o označení, kdy přednášející sice připravil prezentaci nabitou fakty a daty, ale čte jeden snímek za druhým a vy ani při nejlepší vůli nedokážete udržet pozornost.
Šablony dostupné v PowerPointu
Nebo se nechal unést možnostmi PowerPointu nebo jiného programu pro přípravu prezentací a střídá jeden efekt za druhým, čímž zcela zastíní vlastní obsah.
Nebudeme předstírat, že příprava dobré prezentace je snadnou záležitostí, většinou trvá několik hodin, zejména pokud to není pro přednášejícího běžná činnost. Základem úspěchu je promyslet ji do detailu, od struktury až po gestikulaci.
Definujte si cíl
Začněte tím, že si stanovíte cíl. Podobně jako cokoli jiného, i prezentace má mít určitou náplň. Vše by tedy mělo začít u identifikace toho, co se snažíme prezentací dosáhnout. Je to přehlídka dat a dalších informací? Nebo spíš sdělení, co má přesvědčit publikum a vést ke konkrétnímu výsledku? Právě u tohoto většina prezentací ztroskotá, tedy na neschopnosti identifikovat body, které nejlépe vedou k cíli. Vždy je nutné postarat se o zábavu, informovanost nebo sdílení dat způsobem, který je snadno srozumitelný. Použijte fakta, čísla a obrázky, abyste podpořili svůj závěr, přičemž mějte pořád na paměti, kde se aktuálně v prezentaci nacházíte a co bude následovat.
Skvělým způsobem, jak toto naplnit, je možnost začít od konce. Jakmile totiž budete vědět, čím chcete prezentaci ukončit, bude snadnější připravit vše na to, jak se k tomuto bodu nejlépe dostat. Následně pokračujte snadným scénářem. Většina prezentací vytvářených v programech typu PowerPoint totiž trpí společnou nectností v podobě snůšky faktů řazených za sebe, bez jakéhokoli rytmu, gradace a závěru. Prezentaci koncipujte jako příběh, na jehož začátku potřebujete zaujmout, a konec vygradujte.
Méně je více
Myslete na to, že prezentace nemusí obsahovat vše. Je to úvod do tématu, který můžete doplnit komentářem při prezentaci. Cokoli v ní zbytečného potom způsobí rozptýlení. Díky tomu se prezentace stává méně vizuálně atraktivní a zajímavou. To platí pro text i obrázky. Ve skutečnosti není nic horšího než série snímků, které prezentující pouze čte. Vždyť posluchači jsou schopni číst. Proto ani nepoužívejte doslovné texty na slajdy a vaše publikum vám poděkuje.
Zvažte písmo
Nevhodné fonty – Papyrus a Comic Sans
Písma typu Papyrus a Comic Sans by měla být trvale zakázána ve všech prezentacích. Možná se to nezdá, ale typ použitého fontu v prezentaci má obrovský vliv na její úspěch. Použité písmo hodně říká o prezentujícím a samotné prezentaci. Proto zvažte výběr čitelnosti před estetikou a vyhněte se sice efektivním, ale rušivým typům písma. Udělají méně než více. Dobrá prezentace vyžaduje dva typy písma: patkové a bezpatkové. Použijte jeden pro nadpisy a druhý pro ostatní text. Používejte jednoduché písmo – Verdana, Helvetica, Arial a dokonce i Times New Roman jsou skvělou volbou. Držte se klasiky a nemůžete toho moc pokazit.
Používejte odrážky
Budete-li používat odrážky, dosáhnete způsobu, kdy se stanou rychlým sdělením, které prezentující používají k rozvinutí myšlenky. Odrážky by totiž měly prezentujícího podporovat – ne říkat vše. Nejlepší snímky mají ve skutečnosti málo textu, nebo žádný text. Jako prezentátor máte za úkol probrat myšlenky, ale to neznamená, že musíte zdůraznit každý bod řeči. Místo používání dlouhých sdělení přemýšlejte nad tím, jak ho rozdělit na tři nebo čtyři odrážky.
Pečlivě zvažte, zda potřebujete použít víc odrážek, zda místo toho nemůžete kombinovat víc témat do jednoho bodu. A pokud nemůžete, pamatujte, že nikdo neomezuje počet snímků, které můžete mít v prezentaci. Vždy je totiž možné rozdělit například dvanáct bodů na tři stránky po čtyřech bodech.
Omezte používání efektů
Animace a přechody mezi slajdy jsou dobrý nápad. Ale nesmí se to s nimi přehnat a měly by se používat rozumně. Tento prvek pomůže oddělit části prezentace a přidává akci prvkům, které to vyžadují. Přidáním přechodu, který například trvá dlouho, než se objeví další snímek, bude na posluchače působit tak, že si budou přát konec prezentace co možná nejdřív. To neznamená, že nemůžete používat animace a přechody, ale musíte pro ně vybrat pouze určitá místa. Nepřidávejte jich mnoho, stačí jich jen několik. A používejte je na místech, kde chcete, aby přidaly na důrazu.
Kde je to možné, text vynechte
Staré dobré moudro hovoří o tom, že jeden obrázek vydá za tisíc slov. Úkolem prezentujícího je popsat obsah prezentace, a ne posluchače nutit hodně číst. V těchto případech může dobře navržený vizuál, například graf, obrázek, ilustrace, skica apod., lépe sdělit informace, které se pokoušíte sdílet.
Správný obrázek přidává vizuální přitažlivost a slouží k rozdělení delších, textově náročných částí prezentace, ale pouze v případě, že používáte vhodné obrázky. Jediný kvalitní obrázek může znamenat rozdíl mezi úspěchem a prohrou. Například pokud prezentujete tabulky, zvažte, zda je spíš nepřevést do grafů. Ty totiž působí mnohem efektivněji a zaujmou.
Myslete barevně
Barvy působí zajímavě. Vyvolávají určité pocity a dodávají prezentaci jako celku vizuální přitažlivost. Studie ukazují, že barvy také zlepšují zájem, porozumění a retenci. Přitom nemusíte být grafik, abyste dobře barvy použili v prezentaci. Hledejte takové, které se vám líbí, a potom najděte způsob, jak je použít v prezentaci.
Barevné palety v Adobe Color
Pro generování správných barevných palet existují služby například Adobe Color nebo Coolors. Poté, co najdete správné schéma, ještě jednou zvažte, zda bude fungovat s vaším sdělením. Pastelové barvy například vyvolávají pocity svobody a světla, takže pravděpodobně nejsou tou nejlepší volbou, když prezentujete čtvrtletní finanční výsledky.
Mějte přitom na paměti, že nemusíte používat každou barvu z palety. Vystačíte si třeba s pouhými dvěma nebo třemi. Navíc kontrast je váš přítel. Tmavé barvy fungují dobře na světlém pozadí a světlé barvy fungují nejlépe na tmavém pozadí.
Podívejte se na celek
Než prezentaci dokončíte, stravte nějaký čas řazením snímků. Kliknutím na čtyři čtverečky v pravé dolní části prezentace se můžete podívat na několik snímků najednou a zvážit, jak fungují všechny dohromady. Třeba tak zjistíte, že prezentujete příliš mnoho textu v několika po sobě jdoucích slajdech. V tom případě přesuňte obrázek mezi ně, a tak rozbijte ubíjející konzistentnost dané pasáže. Pokud obrázek nemáte, nebo vás nenapadá jaký použít, zamyslete se nad tím, zda by nešel použít nějaký graf shrnující předchozí informace.
Šablony jsou, aby sloužily
Když začínáte novou prezentaci, měli byste zvážit, zda nevyužít nějakou z dostupných šablon. Je to velmi dobrá volba, protože ve své podstatě ty propracované, totiž obsahují a dodržují většinu toho, o čem jste si právě přečetli. K dispozici jsou přímo v PowerPointu, ale existuje jich mnohem více.
Placené profesionální šablony
Ty opravdu propracované však obvykle nejsou k dispozici zdarma. Můžete je najít například na Creative Market. A přestože předem připravená šablona z vás neudělá lepšího přednášejícího, zmírní obavy z vytváření vizuálně přitažlivé prezentace. Ale pozor, při jejím používání dbejte na to, abyste ji neupravovali zásadním způsobem. Proto je vhodné vybrat takovou, která bude splňovat potřeby toho, co budete prezentovat.
