Gmail má za sebou dlouhou cestu. Službu provozuje Google už od roku 2004. Není dokonalá a občas na ni její uživatelé reptají, ale na druhou stranu buďme upřímní: s Gmailem dostáváme spoustu „muziky“ za nic.
Pokud práce s e-maily v Gmailu tvoří velkou část vaší pracovní náplně, je pravděpodobné, že jste se službou sžití a používáte ji pravidelně. Určitě využíváte webové rozhraní, možná e-maily spravujete také v poštovním klientovi (Outlook, Thunderbird apod.) či ve smartphonu. Díky synchronizačnímu procesu máte e-maily zkrátka dostupné kdykoliv a kdekoliv, i když jste bez připojení k internetu. Dnes se zaměříme na webové rozhraní, které můžete notně vyladit a přizpůsobit vlastním jedinečným potřebám.
Doručená pošta služby Gmail je vyzbrojena celou řadou nástrojů a filtrů, které když si podmaníte, bude díky nim používání e-mailu ještě efektivnější a produktivnější. Pojďme se na ty nejdůležitější podívat. Jsou zábavné a snadno se používají.
Jak funkce aktivovat Přihlaste se do webového rozhraní Gmailu a vpravo nahoře klikněte na ozubené kolo. Na pravé straně se otevře menu Rychlé nastavení a vy klikněte na první odkaz Zobrazit všechna nastavení. Změny, které zde provedete, nezapomeňte vždy dole tlačítkem „Uložit změny“ nechat uložit.  |
1. Zpožděné odesílání
Gmail tuto funkci označuje v českém překladu jako Vrátit zpět odeslání (v nastavení se nachází na první záložce Obecné). Více by ji však vystihovalo překlad zpožděné odeslání. Funguje tak, že po stisknutí tlačítka pro odeslání e-mailu, máte ještě možnost odesílaný e-mail odvolat – dobu, za kterou to musíte stihnout, lze nastavit na 5, 10, 20 a 30 sekund – to znamená, že po stanovenou dobu e-mail ještě čeká na odeslání. Jakmile čas uplyne, dojde k jeho automatickému odeslání.
Pokud si zpožděné odeslání nastavíte, tak až příště odešlete zprávu, zobrazí se vlevo dole možnost Vrátit zpět. Kliknutím na tuto volbu e-mail zastavíte a můžete upravit nebo zahodit. A k čemu je to dobré? Představte si situaci, kdy zapomenete připojit přílohu, o které v e-mailu píšete (a to se děje často), a uvědomíte si to vzápětí po odeslání e-mailu.
Díky této možnosti už tak nebudete muset posílat „opravné“ e-maily. Druhým případem využití může být situace, kdy si uvědomíte, že po odeslání chcete do e-mailu ještě něco doplnit (dát někoho na kopii, že jste uvedli něco špatně apod.), nebo snad ho vůbec neposílat. Pokud by někomu zpoždění 30 sekund bylo málo, může využít následující vychytávku.
2. Odeslání v přesný čas
I tento tip se totiž týká „kouzlení“ s časem pro odeslání. Tentokrát nejde o nastavení zpoždění, ale o stanovení přesného času odeslání. Představte si situaci, kdy potřebujete něco někomu poslat například ve 12 hodin. Co když nejste zrovna u e-mailu? Nebo nechcete hlídat čas? Potom je tu funkce Naplánovat odeslání.
Díky ní si přesně nastavíte, kdy bude e-mail odeslán. Při vytváření zprávy, tak namísto tlačítka Odeslat klikněte kousek vedle na šipku a zvolte Naplánovat odeslání. Otevře se dialogové okno, kde najdete kalendář. Nastavte čas a e-mail se odešle sám, aniž byste museli ve stanovený čas něco dělat. A kdybyste chtěli mít přehled o takto nastavených e-mailech, najdete je pod štítkem Naplánované ve stromové struktuře vlevo.
3. Vytvořte e-mail, co se sám zničí
Možná pamatujete na film Mission Impossible, ve kterém si agent prostřednictvím zprávy vyslechne svůj tajný úkol a následně automaticky dojde ke zničení této zprávy. Podobně funguje i následující funkce. Pokud znáte Snapchat, tak vám toto nebude cizí – tato služba také vystavuje informace pouze po omezený čas.
Vytvoříte-li tak e-mail a odešlete ho, můžete u něj nastavit, jak dlouho má být v doručené schránce k dispozici. E-mail nepůjde přeposlat, zkopírovat, vložit ho někam, stáhnout nebo vytisknout. Po vytvoření e-mailu klikněte při tvorbě nové zprávy na malé hodiny s ikonou zámku na spodním panelu nástrojů. Otevře se dialogové okno Důvěrný režim.
V menu nastavte platnost zprávy (časový rámec) a volitelně máte možnost zprávu, respektive přístup do ní zabezpečit heslem. To se vytvoří automaticky a odešlete na zadaný mobil prostřednictvím SMS, pokud bude chtít příjemce e-mail otevřít.
4. Klávesové zkratky
Gmail je doslova přeplněný klávesovými zkratkami, díky nimž je práce s e-maily mnohem snazší. Pokud je hojně využíváte k ovládání operačního systému, nebo vybraných aplikací, pak i prostřednictvím webového rozhraní tak můžete začít činit. Sledujte, jak se náhle objeví okno pro psaní e-mailu, když stisknete na klávesnici písmeno „C“ nebo automaticky přejdete do konceptů prostřednictvím kombinace kláves G + D.
Dostupné zkratky najdete zde. Gmail má tedy desítky přizpůsobitelných zkratek, které vám mohou usnadnit život. Aktivaci a deaktivaci funkce najdete v Nastavení, záložka Obecné pod položkou Klávesové zkratky. Pokud byste je chtěli upravit, nebo dokonce vytvořit vlastní, potom v nastavení přejděte na záložku Pokročilá nastavení, do části Vlastní klávesové zkratky.
5. Zautomatizujte si texty
Jestliže se řada vašich e-mailů opakuje, s předpřipravenými texty vám Gmail pomůže oprostit se pořád od rutinní činnosti. Můžete nastavit a rychle importovat předem napsané odpovědi do svých e-mailů. Tato funkce je vítaná většinou pro ty uživatele, kteří posílají stejný e-mail opakovaně různým lidem. Je to vlastně nový línější způsob kopírování a vkládání textů, ale bez obav z náhodného vložení nesprávného jména do oslovení. Dokonce importuje řádky předmětu a všechny přílohy, které jste uložili pomocí e-mailu šablony.
Označením těchto předpřipravených odpovědí budete moci rychle a efektivně najít to, co potřebujete. Chcete-li funkci zapnout, přejděte do Nastavení, zvolte záložku Pokročilá nastavení a v části Šablony funkci aktivujte. Pokud nyní otevřete e-mail, nebo si ho připravíte, tak vpravo dole klikněte na tři tečky a vyberte volbu Šablony - > Uložit koncept jako šablonu -> Uložit jako novou šablonu.
Pojmenujte ji a nyní ji můžete kdykoliv poslat komukoliv. Stačí otevřít nový e-mail, nebo odpovědět na stávající, opět kliknout na ikonu tří teček -> Šablony a vybrat pojmenovanou konkrétní šablonu. A vida, máte méně psaní a více přednastavených odpovědí.
6. Na e-maily již nezapomenete
Jistě máte nějaký způsob, jak nezapomenout na e-maily, které vyžadují reakci nejpozději do nějakého času. Pokud vám nevyhovuje systém hvězdiček, štítků či jiný, potom zkuste tento nový přístup. Jmenuje se Odložit. Pokud otevřete e-mail tak na horní nástrojové liště se nachází ikona hodin. Kliknete-li na ni, otevře se dialogové okno Odložit na. Je jedno, zda si vyberete den, týden, měsíc, nebo snad rok.
Dojde k přesunutí e-mailu a po stanovené době se opět objeví v doručené poště a Gmail navíc zobrazí nepřehlédnutelné připomenutí – vedle něj vpravo. A pozor, kdybyste e-mail potřebovali dříve, nebo se chtěli podívat na to, co vše jste odložili, potom na levé straně ve stromové struktuře hledejte štítek Odložené.
Pokud by toto řešení, jak včas reagovat na konkrétní e-maily nestačilo, tak hned vedle ikony Odložit využijte druhou ikonu s plusem, která slouží k přidání e-mailu do úkolů. To může být účinným způsobem, jak si pamatovat, že máte něco udělat.
7. Zobrazení pošty podle hustoty
Používáte-li svoji poštu pro soukromé účely, respektive nedostáváte hodně e-mailů, potom je vhodné, pokud kliknete na ozubené kolo a v novém okně rychlé nastavení v části Kompaktnost zvolíte volbu Výchozí. E-mail se zobrazí přes více řádků, a to včetně náhledu na přílohu. Pokud jich máte naopak hodně, je nejvhodnější vybrat volbu Vysoká.
Díky této funkcionalitě lze snadno přizpůsobit tzv. hustotu. Květnová aktualizace rozhraní Gmailu navíc přinesla další možnost a to, že nyní můžete doručenou poštu rozdělit na základě zpráv označených hvězdičkou, štítkem důležitá, přečtená a nepřečtená. Pod nastavením hustoty zobrazení si tak hned za tapetou lze vybrat to, co vám přesně vyhovuje. My jsme například nastavili, aby se důležité zprávy zobrazovaly jako první a potom se vše ostatní kategorizuje samostatně.
8. Nevypisujte stále dokola podpis
V případě, že přidáváte k podpisům na konec nějaké sdělení, nebo ho například podepisujete a nechcete vše psát opakovaně, je tu funkce Podpis. V nastavení na záložce Obecné skoro dole v části Podpis klikněte na Vytvořit nový. Zadejte název podpisu a následně se zobrazí editor, do kterého můžete zkopírovat již hotový podpis, nebo si ho vytvořit, a to s použitím formátování textu, nebo vložením obrázku, případně odkazů či dalších prvků.
Níže si následně vyberte, pro jakou e-mailovou adresu to má platit (pokud jich používáte více) a také, zda se má podpis automaticky vkládat jak u nových e-mailů, tak u těch, na které odpovídáte nebo přeposíláte. Poslední možností lze nastavit, že podpis bude umístěn před citovaný text – doporučujeme.
9. Využijte pomocníka mimo kancelář
Pomocník mimo kancelář je v e-mailech strašně dlouho. Pomáhá v případech, kdy nemáte přístup k e-mailům, nebo nechcete mít (z důvodu dovolené apod.) a přitom by odesílatelé měli získat informaci, že se zaslanému sdělení třeba nebudete moci ihned věnovat.
V nastavení opět na záložce Obecné, tentokrát zcela dole máte možnost tuto funkcionalitu zapnout, nastavit od kdy do kdy má platit a také napsat, co se má na přijaté e-maily automaticky odesílat za sdělení – opět lze připojit obrázek či další prvek. Užitečnou funkcí je možnost toto sdělení nechat posílat pouze vybraným lidem, konkrétně těm z vašeho kontaktního listu.
10. Drobnosti, které potěší
Gmail toho umí mnohem více. Podívejme se tak ještě na těchto pět super vychytávek. První se bude hodit v případě, že s Gmailem používáte také Google Kalendář. Potom vás bude bavit následující trik, prostřednictvím kterého si do tohoto kalendáře můžete přidat událost z e-mailu a nemusíte ji tak přepisovat.
Otevřete e-mail a klikněte nahoře v nástrojové liště na tři tečky. Zvolte Vytvořit událost. Otevře se Kalendář a do něj vloží zachycené informace. Vy jen vše zkontrolujte, nebo upravte a uložte. Chcete-li dostat oznámení o přijatém e-mailu, potom v Nastavení na záložce Obecné v části Oznámení na ploše zvolte Zapnout.
Chcete najít velké přílohy v e-mailech, respektive velké e-maily? Potom do řádku pro hledání zpráv zadejte příkaz „size:10MB“ a odešlete ho. Zobrazí se všechny e-maily vetší než 10 MB (číslo můžete podle potřeb měnit). A zkoušeli jste někdy použít pravé tlačítko myši v zobrazení e-mailu? Pokud ne, tak vězte, že tím vyvoláte rychlou nabídku různých funkcí (např. odpovědět, přeposlat, smazat atd.). A pokud jste obdrželi e-mail v cizí řeči, tak pokud ho otevřete tak v horní části by se měla objevit nabídka k jeho překladu do zvoleného jazyka.
