Konec e-mailových záplav. Sedm slavných tipů, jak se neutopit

Zachovávej e-mailový půst. Pět vět stačí. Nepřeposílej řetězové dopisy bližnímu svému. Udržuj svůj inbox prázdný. Vyplňuj předmět. Tak zní některé známé přístupy reagující na denní záplavu e-mailů.

Neutopte se v záplavě e-mailů! | foto: Profimedia.cz

E-mail už dávno není tím úžasným komunikačním prostředkem budoucnosti. Naopak, složka s doručenou poštou je noční můrou - nepřečtených, nezodpovězených a hlavně nevyřízených e-mailů přibývá každým dnem. Říkáte si, že se k nim dostanete, zapřísaháte se přátelům, že "co vám pošlou e-mailem, to vyřídíte"... Ale číslo vedle odkládací složky "NEVYŘÍZENÉ - reagovat OKAMŽITĚ" neklesá, ba naopak. Existuje řešení?

Ano. Respektive existuje mnoho postupů, metod a návyků, které si kladou za úkol naučit vás zacházet s elektronickou poštou efektivně. Podíváme se na sedm slavných přístupu a ukážeme si jejich výhody i nevýhody.

Inbox Zero - mějte prázdno

Jeden z nejznámějších systémů pro prohrabávání e-mailové laviny je "Zero Inbox", z jehož názvu přímo čiší efektivita a radikalita. Český překlad "Prázdná složka s doručenou poštou" už takový šmrnc, pravda, nemá, nicméně je jasné, o co půjde - na konci dne nebudete mít v doručené poště ani jeden e-mail.

Jak toho docílit a přitom nepřijít o výhody, které elektronická pošta nabízí? Merlin Mann, autor tohoto systému pro efektivní e-mailování, by o tomto tématu dokázal mluvit celé hodiny. O Inbox Zero píše také knihu. Jde o velice komplexní systém, ovšem základní myšlenka je jasná: udržujte si prázdný Inbox (složku s doručenou poštou). Pak budete vědět, že cokoli je v Inboxu, vyžaduje vaši pozornost, vše ostatní už je zpracováno. "Proboha, nežijte ve svém Inboxu, pokud se tomu můžete vyhnout!" povzbuzuje nás Mann a ve svých článcích radí, jak na to.

U každého jednotlivého e-mailu se rozhodněte, co s ním udělat:

1. Je to spam? Označte jej jako spam a e-mailový klient se již postará o smazání a zároveň zařazení do protispamového filtru.
2. Je to informace, která by vám mohla být někdy v budoucnu užitečná? Archivujte ji - přesuňte do složky "Archiv" nebo využijte archivaci vašeho e-mailového klienta (např. Gmail). Příklad: číslo objednávky, pozvánka na akci, na kterou nejdete, kolega informující o novém způsobu tisku na multifunkční tiskárně ve třetím patře. K těmto informacím se v případě potřeby dostanete pomocí vyhledávání, není potřeba, aby strašily v Inboxu.
3. Je vyžadována vaše akce či odpověď? Zařaďte takovou zprávu do složky "Vyřídit" nebo "Úkoly". Do této kategorie spadá většina vám určených dopisů.
4. Vyžaduje e-mail vaši akci, nebo akci někoho jiného? Přesměrujte jej příslušné osobě s odpovídající poznámkou a poté zaarchivujte (nejlépe do složky "Delegováno", abyste mohli později příslušného člověka pochválit, jak pěkně to za vás zařídil) nebo podnikněte jiné příslušné kroky, ke kterým e-mail vybízí (zapište si schůzku do kalendáře, propusťte rukojmí apod.) Ale pozor, přesměrování řetězových dopisů se raději obloukem vyhněte.
5. Pokud můžete reagovat během pár minut, případně je povaha e-mailu skutečně bezodkladná, odpovězte ihned.

A to je vše? Zdaleka ne. Nyní musíte svůj mozek přesvědčit, že cokoli, co zůstává v Inboxu, má vysokou prioritu. A že nestačí vidět nulu vedle Inboxu, ale také nulu vedle složky "Vyřídit". Jinak je to vytloukání klínu klínem.

Inbox Zero - shrnutí

Udržujte prázdný inbox a každou zprávu hned při prvním přečtení zařaďte k pozdějšímu nebo okamžitému zpracování.

Výhody: Velmi obecný a univerzální systém, využívá moderních možností vyhledávání i třídění a přitom zachovává to nejlepší z klasické "poštovní schránky", kterou také udržujete prázdnou. Dá se snadno kombinovat s ostatními pomůckami, a navíc si hrdě můžete říkat "Inbox Zero Man/Woman".

Nevýhody: Pečlivé a nekompromisní třídění vyžaduje kázeň, ještě těžší je udržovat prázdnou i složku k vyřízení. Při přístupu k e-mailu z mobilu může být výhodnější nechávat si zprávy v inboxu, jinak se k nim rychle nedostanete.

Prázdný inbox sám o sobě nezajistí, že budete méně zranitelní e-mailovou horečkou. Proto jsou další systémy připraveny podat pomocnou ruku. Už i základní Inbox Zero ovšem zcela jistě nabízí obecně platné postupy, které mohou být ostatními technikami užitečně doplněny. Samostatnou kapitolou je pak systém Getting Things Done, jeho přístup k e-mailu je ale z velké části navázán na celkovou správu času a úkolů.

Udělej to zítra

E-mail stojí kdesi na pomezí mezi dopisem a esemeskou. Je možné psát několikastránkové e-maily a zároveň kratičké vzkazy hodící se spíše pro IM (chatování v reálném čase). Často se nám zdá, že na e-mail bychom měli odpovědět okamžitě. Proč? Protože můžeme. Zatímco u dopisu nikdo neočekává odpověď dříve než do deseti dnů, u e-mailu se zdá týden věčností. Nedávný průzkum (PDF) ukazuje, že 41 % uživatelů má výčitky z nezodpovězených e-mailů.

Podle systému Do It Tomorrow (ano, i zde jde o název korespondující s knihou, tentokrát od Marka Fostera) byste ale měli umět uniknout této pasti okamžitých odpovědí. Důvod je zřejmý - neustálé reagování a odpovídání na padesát e-mailů náhodně přicházejících během dne zabere mnoho času. Logičtější tedy je vyřídit je zároveň. A - pokud zrovna nespěchají - až zítra. Co můžeš udělat zítra, odlož na zítra.

To ale neznamená, že se e-mailu nesmíte celý den věnovat. Odpověď klidně můžete napsat okamžitě. Foster ale upozorňuje na mnoho výhod, které souvisí s opožděnou odpovědí. "Uleželý" e-mail můžete druhý den poopravit o aktuální skutečnosti, reflektovat v něm poslední vývoj situace nebo se jen zkrátka ujistit, že je vše, jak má být. Zároveň nepadáte do zběsilého kruhu okamžitých reakcí, které sice mohou být rychlejší, ale rozhodně ne pohodlnější.

Někteří dokonce navrhují, abyste každý den četli jen e-maily z předchozího dne. Například Heinz Tschabitscher doporučuje následující postup:

1. Nežijte ve svém Inboxu, nekontrolujte si schránku každou minutu, vypněte si automatická upozornění.
2. Odpovídejte pouze na e-maily, které dorazily včera. Vypořádejte se s nimi v několika dávkách nebo najednou, podle toho, co vám více vyhovuje.
3. Postupujte zprávu po zprávě.
4. Pokud zpráva vyžaduje více času, výzkum apod., naplánujte si jej a dejte odesílateli vědět, že na jeho požadavku pracujete a že se ozvete (můžete připojit i konkrétní datum).
5. Pokud to povaha vaší práce vyžaduje, můžete několikrát denně prohlédnout schránku, zda nepřišla zpráva, která do zítřka nepočká.

Postupem času ale takových zpráv bude méně a méně - vaši kolegové i blízcí budou vědět, že pokud vyžadují okamžitou reakci, mohou vám zavolat nebo poslat esemesku.

Udělejte to zítra - shrnutí

Každý den odpovídáte na zprávy z předchozího dne, zprávy dnešní vás zajímají jen ve výjimečných případech.

Výhody: Na první pohled směšný systém má svoje výhody - vaše zprávy budou vznikat bez stresu a projeví se to na nich. Lidé od vás dostanou odpověď do jednoho dne, což je víc, než mohou slíbit ti, co schránku kontrolují dvakrát do minuty. Pokud používáte mobilní telefon pro čtení e-mailů, můžete kdykoli kontrolovat, zda není něco naléhavého, na co je třeba odpovědět ihned.

Nevýhody: Nelze použít vždy a všude. Riskujete, že si rozkmotříte mnoho lidí očekávajících (i když třeba neopodstatněně) reakci na e-mail do několika hodin. U některých povolání je to vyslovený nesmysl.

E-mailový půst - třikrát denně a dost

Variantou předchozího "Udělej to zítra" je poněkud méně radikální a flexibilnější postup: stanovte si tři časy během dne, řekněme 10:00, 13:00 a 16:00, a v tyto věnujte potřebný čas ke zvládnutí nahromaděných e-mailů. Výhody i nevýhody vyplývají z předchozího systému, přičemž obojí je zmírněno tím, že interval neodpovídání je kratší.

Tento postup je někdy doporučován i pro komunikaci v rámci firem, kde by pochopitelně čekání do druhého dne zbytečně brzdilo provoz. Stále ale platí, že pro okamžitou odpověď je telefon svižnější a účinnější.

Kontrola v daný čas - shrnutí

Na e-maily odpovídáte v předem daných intervalech, zprávy vyřizujete postupně a ještě daný den.

Výhody: Uvolníte si ruce pro práci bez neustálých vyrušení, přitom máte stále možnost odpovědět na zprávy do čtyř hodin.

Nevýhody: Pokud nemáte sedavé zaměstnání, mohou vás některé intervaly zastihnout prakticky kdekoli. Pak těžko stíháte udržet tempo. To ale nemusí být nevýhoda.

Obejděte se (zcela) bez e-mailu

Překvapivě radikální a v našich podmínkách pravděpodobně nesmyslný postup zde zmiňujeme jen pro zajímavost. Někteří skutečně považují e-mail za přežitek a navrhují, abychom se jej vzdali ve prospěch flexibilnějších a méně "zahlcených" komunikačních prostředků.

A často to není pláč na špatném hrobě. V mnoha situacích je využití jiných prostředků než e-mailu rychlejší, efektivnější a elegantnější. Známý je případ Luise Suareze z IBM, jehož zkušenosti s opuštěním e-mailu a přechodem na "sociálnější a osobnější způsoby komunikace" jsou veskrze pozitivní: "Posílal jsem komusi nějakou prezentaci a místo e-mailu jsem využil sdílecí službu. Než se nadějete, neznámí lidé vám děkují za to, jak se jim sdílená prezentace hodí a jak ji mohou sami použít." Pokud třeba odpovídáte na některé otázky velmi často, možná je na čase publikovat odpověď na svém blogu nebo ji zařadit do firemních wiki-stránek.

Ačkoli tedy snahu dočista se zbavit e-mailu považujeme za nereálnou (a ona jako taková ani není myšlena), podívejme se na to, kdy je jiný způsob komunikace výhodnější:

• Mobilní telefon, telefon: Kdykoli potřebujete od někoho nějakou informaci okamžitě či se potřebujete závazně dohodnout na konkrétní věci, kdykoli víte, že hovor půjde odbýt pod řekněme dvě minuty, pak je pravděpodobně lepší zavolat. Zvláště v profesi, kde se na rychlost "hraje".
• IM, Skype apod.: Pokud vidíte daného člověka on-line, je pravděpodobně výhodnější zeptat se ho na okamžité otázky přes chat. Zvláště jde-li o maličkost nebo třeba o nějaký odkaz ke zhlédnutí a kontrole.
• Facebook: potřebujete se zeptat skupiny svých přátel na nějakou otázku ne-až-tak-osobního charakteru? Než posílat hromadný e-mail, otázka ve statusu na Facebooku může být případnějším řešením.
• Twitter: upozornit na zajímavost blíže neurčité publikum můžete velmi dobře pomocí Twitteru.
• Blog: má-li vaše poznámka hlavu a patu a přitom nespěchá a baví-li vás psaní, blog může být tím pravým místem - je méně vtíravý než e-mail a nemusíte se omezovat, co se délky, odkazů a příloh týče. Ovšem nemáte jistotu, že daný "post" přečtou lidé, kterým byl určen...
• Wiki, Google Docs: Pokud jsou na to vaši kolegové zvyklí, používejte tyto pokročilé formy spolupráce pro vytváření a vzájemnou kontrolu společných výstupů, je to mnohem rychlejší a přehlednější než posílání jednoho souboru sem a tam spojené s tisícerým zapracováváním úprav.

Jsou desítky dalších případů, kdy e-mailová komunikace spíše zdržuje, než pomáhá, určitě to sami znáte. Než tedy něco řešíme přes e-mail, je dobré zvážit, zda jiná cesta nepovede k cíli rychleji a pohodlněji.

Jde to i Bez E-mailu - shrnutí

Používejte e-mail jen tam, kde je to nejrychlejší a nejpohodlnější cesta k cíli, jinak využijte příhodnější formu komunikace: telefon, SMS, sociální sítě, IM nebo poštovního holuba.

Výhody: Budete mít více času, méně práce, častěji uslyšíte lidský hlas a dozvíte se to, co byste se jinak třeba nedozvěděli.

Nevýhody: Pokud využíváte mnoho různých komunikačních prostředků, může být zpětné dohledávání a archivování problematické. Lidé si také nemusí být jisti, kde vás momentálně zastihnou, mají třeba tendenci fixovat se na poslední kanál, kterým s vámi komunikovali. Rozmáhá se také používání nevhodných nástrojů pro osobní komunikaci (dohadovat si sraz přes Twitter nebo facebookovou zeď je nejen směšné, ale i nebezpečné).

Pět vět a dost

Jednoduchá je jak iniciativa Pět vět, tak i e-maily, které se této jednoduché poučky drží. Základní premisou je sdílená nutnost zachovat množství komunikace na snesitelné úrovni.

"Přistupujme k odpovídání na e-maily, jako by to byly textové zprávy SMS, u nichž je délka odpovědi limitována. Namísto počítání písmen v e-mailech navrhujeme počítat věty," doporučují autoři původního podnětu. Pokud připojíte odkaz na Pět vět do automatického podpisu, nebudou vaše e-maily navíc ani působit nezdvořile. 

Pět vět - shrnutí

Stručnější e-maily jsou rychleji napsané a rychleji přečtené. Pět vět přitom stačí na vyjádření většiny věcí v e-mailech řešených.

Výhody: Úspora času, místa, energie. Protrénujete se ve stručnosti, což může přidat i informační hodnotě a srozumitelnosti zprávy.

Nevýhody: Není vhodné vždy a všude, někdy je zkrátka na místě více zdvořilosti než jindy. V osobní konverzaci může podobná snaha vyvolat až antipatie.

Nezapomeňte na předmět a podpis

Zatímco esemeska nebo dopis se obejdou bez předmětu, u e-mailu je jeho absence velmi neprofesionální. Vyhněte se také nicneříkajícím předmětům jako "ahoj" nebo "tisková zpráva". Předmět má usnadnit orientaci ve zprávách a zvyšuje pravděpodobnost, že bude na váš podnět včas zareagováno. Zvláště pokud někdo posuzuje důležitost zprávy jen podle předmětu, bude záhadnými e-maily s předmětem "Víš, že...?" nebo "(no subject)" frustrován.

Toto se pochopitelně týká především obchodní nebo jinak profesionální korespondence, v soukromém životě je předmět mnohem volnější součástí e-mailu, i když i tam se pro přehlednost hodí.

Do předmětu nepatří ani vaše jméno, ani dnešní datum (ano, i to už jsme zažili), to vše již e-mail obsahuje. Místo toho uveďte dvou- až pětislovný souhrn toho hlavního, co zpráva obsahuje. Neplýtvejte slovy jako "DŮLEŽITÉ" nebo "ODPOVĚZ IHNED", používejte je jen v nezbytných případech. Pokud v rámci firmy posíláte některé zprávy pravidelně, zkuste jim dát něco společného a něco odlišného, konkrétního:

• špatně: "Tento týden v naší kantýně - menu"
• správně: "Menu na 34. týden: italské i české speciality"

Při plánování setkání se do předmětu hodí zdůraznit i datum, a to včetně dne v týdnu.

Podepsání zprávy je samozřejmé, problém může být s tzv. automatickými podpisy. Pětiřádkový byznys podpis působí v rodinné komunikaci směšně až povýšenecky a naopak, odkazy na vaše fotky z dovolené jsou pro vaše klienty možná zajímavé, ale zbytečné. To už raději automatický podpis nepoužívejte.

Předmět a podpis - shrnutí

Každý e-mail, zvláště ten pracovní, opatřete jasným, unikátním předmětem, aby se adresát lépe zorientoval a mohl jen z předmětu určit povahu a důležitost e-mailu. Podpisy generujte automaticky jen tehdy, víte-li, že budete schopni střídat je podle adresáta.

Výhody: Předmět e-mailu usnadní vyhledávání, rychlou orientaci a v době mobilního e-mailu i šanci, že dostanete okamžitou odpověď. Podpis působí profesionálně, je-li správně použit.

Nevýhody: Předmět nenahrazuje esemesku - nemá obsahovat celý obsah zprávy.

Smažte vše

Na závěr jsme si nechali zajímavý, i když skutečně možná trochu přehnaný tip Stevera Robbinse: vrátili jste se z dovolené a našli jste schránku zaplavenou stovkami e-mailů?

1. Na všechny zprávy hromadně odpovězte ve smyslu "Vaše zpráva byla smazána, pokud obsahovala něco důležitého, pošlete mi ji prosím znovu." Samozřejmě poněkud zdvořileji...
2. Všechny zprávy smažte a užívejte si pocit prázdného Inboxu.

Lepší variantou je vytvořit si již před odjezdem zprávu pro e-maily doručené v nepřítomnosti: "Jsem na dovolené. Jakýkoli e-mail, který mi přijde do 1. prosince, bude po mém návratu smazán. Pokud bude váš e-mail aktuální i po tomto datu, pošlete mi jej, až se vrátím. Děkuji."

Přijde vám to radikální? "Lidé to pochopí," uklidňuje Stever, známý jako Get It Done Guy. "Sami mají podobný problém."

Smažte vše - shrnutí

Nahromadí-li se mnoho e-mailů, rozešlete hromadnou odpověď se žádostí o opětovné zaslání v případě přetrvávající aktuálnosti. Všechny zprávy bez přečtení smažte.

Výhody: Získáte prázdný Inbox a pověst nekompromisního manažera.

Nevýhody: Získáte prázdný inbox a pověst nekompromisního manažera.

Žádný z postupů si nedělá nárok na univerzalitu, a pokud náhodou ano, nezbaštěte mu to. E-mailová schránka je podivuhodný produkt moderní společnosti, odrážející často všechny naše on-linové aktivity, firemní záležitosti i osobní život. Obchodník, který slibuje donášku pizzy do 30 minut, nevyužije systém "kontroluj zprávy jednou za dvě hodiny", studentka, která používá e-mail ke sdílení zážitků a fotek s kamarádkami, těžko najde zalíbení v minimalistickém "Pět vět a dost".

Věříme ale, že naše čtenáře budou zajímat i takové přístupy, které sami neuplatní. Ostatně mnoho z nich je možné aplikovat nejen na e-maily, ale na další aspekty komunikace. Na vaše názory a zkušenosti se těšíme v komentářích.

Nebo nám je pro jistotu pošlete e-mailem.