Pondělí 30. ledna 2023, svátek má Robin
  • schránka
  • Přihlásit Můj účet
  • Pondělí 30. ledna 2023 Robin

Jak správně nakupovat software pro firmu?

Shelfware - to je zbytečně zakoupený software, který leží bez využití v krabici a práší se na něj. V každé firmě jej naleznete víc, než byste čekali.

Analytici odhadují, že sedm z deseti firem nemá ponětí o tom, kdo z jejich zaměstnanců vlastně používá nainstalovaný software. Mnohé z těchto firem nemají přehled ani o tom, co jejich softwarové portfolio obsahuje a zda byly zakoupené aplikace vůbec kdy nainstalovány. Často nikdo netuší, že drahý software zůstal zabalený v krabicích, na které se pomalu usazuje prach.
V roce 1999 podle Meta Group vyhodily jen americké firmy z okna 90 miliard dolarů nákupem prostředků, které již vlastnily, nákupem nevhodně zvolených technologií a zbytečnými platbami za vrácený nebo odepsaný hardware a software. O pět let později se problém vůbec nezmenšil. Firma Gartner odhaduje, že u většiny firem existuje typicky 30% rozdíl mezi tím, o čem se domnívá, že je součástí jejího inventáře, a skutečností.
Přesto mnozí vedoucí IT oddělení ani v současnosti stále ještě neshromažďují údaje o využívání softwaru a do svých celkových plánů na správu IT tuto činnost ani nezahrnují. Tudíž firmy stále přeplácejí licence až u 60 % svého softwarového portfolia a na druhé straně nedodržují licenční podmínky u dalších 30 % svých softwarových aktiv. Tato čísla alespoň uvádí společnost Gartner pro americký trh. Není ovšem důvodu se domnívat, že jiné regiony jsou na tom lépe.

Vhodné řešení

Špatná správa IT aktiv není jediným viníkem existence takzvaného shelfwaru, tedy softwaru ležícího bez užitku ve svých krabicích. Ten se může hromadit i v důsledku zrušených nebo odložených projektů, zeštíhlování firem, decentralizovaných nákupů IT, neschopnosti adekvátně školit a následně monitorovat uživatele nebo nakoupit správnou počáteční technologii.
Nabízíme vám čtyři vyzkoušené postupy, směřující k identifikaci a likvidaci zbytečného shelfwaru a k maximálnímu využití stávajícího softwaru:

1. Nakupujte s rozvahou
Nakupovat pouze takový software, který potřebujete, a pouze tehdy, když jste připraveni ho využít. Zní to jako jednoduchá rada, ale nabídky vysokých slev, dosahujících někdy až 50 %, často vedou firmy k nákupu softwaru předem pro účely teprve plánovaných projektů, nebo k pořízení většího počtu licencí, než je aktuální potřeba. Tak se má vytvořit prostor pro budoucí růst. Ani jedna volba není podle expertů dobrá. „Problém je v načasování. Čím více nakupujete, tím lepší zaplatíte cenu, ale také posléze tím více platíte za údržbu,“ říká Scott Nelson, analytik firmy Gartner. Poznamenává, že dodavatelé často zahrnují údržbu do ceníkových, nikoliv snížených cen, a tyto poplatky se pak okamžitě projeví, bez ohledu na to, zda byl software skutečně nainstalován. Nakonec jsou dlouhodobé úspory zanedbatelné. To je jedním z významných důvodů, proč například Jim Jackson, CIO společnosti Polymer Group, nenakupuje zpravidla komplexní softwarové balíky. Namísto toho zjišťuje spolu se svým týmem IT specifické požadavky skupin uživatelů a následně pořizuje běžný software, který 70–-75 % těchto požadavků splňuje. „Takto docílíme okamžitých přínosů plynoucích z implementace daného produktu,“ vysvětluje. „Poté přezkoumáme zbývající požadavky a ve většině případů pořídíme další aplikaci, propojíme ji a dosáhneme naplnění až 90 % původních požadavků. „A výsledek? Nemáme software, který by ležel na policích,“ říká Jackson.

2. Vyčleňte zaměstnance
Zaměstnejte člověka, který se bude starat o software. „Je třeba mít někoho, kdo bude zodpovědný za dohled nad aplikací a nad tím, zda znamená skutečně pro firmu přínos,“ říká Rich Bursek, CIO společnosti Lydian Trust. V jeho firmě nedávno implementovali systém pro IP telefonii od společnosti Cisco, v ceně mnoha milionů dolarů. Bursek najal člověka, který má zajistit, aby zaměstnanci maximálně využívali všechny funkce tohoto systému. Má na starosti také průběžné školení a hledání dalších způsobů integrace nového systému pro IP telefonii do stávajících aplikací. Další zaměstnanec má zajistit nasazení softwaru pro business intelligence a reporting od firmy Crystal Decisions. „Protože tito zaměstnanci mají pocit, že dané aplikace vlastní, často jsou nadšení pro jejich využívání,“ tvrdí Bursek. Nezbytná je také neustálá ostražitost. Téměř dva roky po zavedení nového systému pro call centra a služby zákazníkům v ceně 10 milionů dolarů firma PacifiCorp stále monitoruje, jak uživatelé tento systém využívají, a zajímá se o jejich názory na něj, čímž chce docílit jeho maximálního využití. „Po nasazení systému sledujeme, kdo jej využívá, a ptáme se, zda je nutné další proškolení, udržujeme určité skupiny uživatelů a zjišťujeme, jaké změny by provedli,“ vysvětluje Jann Davis, ředitel systémového vývoje a správy aktiv firmy. Jedním z počátečních cílů systému využitého ve firmě PacifiCorp bylo, aby jejích 325 zaměstnanců v call centrech bylo schopno obsloužit 80 % příchozích hovorů za méně než 20 sekund. To vyžadovalo naprogramování skriptů uzpůsobených druhům hovorů, které dvě firemní call centra běžně vyřizují. „Přesto bylo dodržení pravidla 80/20 problémem, neboť určití členové týmu vyžadovali skripty i pro ty nejneobvyklejší požadavky zákazníků,“ říká Davis. „Musel jsem jim neustále zdůrazňovat, že pro běžnou jízdu člověk přece nepotřebuje ferrari,“ dodává.

Americké firmy vyhodily za jediný rok z okna 90 miliard dolarů nákupem prostředků, které již vlastnily, nákupem nevhodně zvolených technologií a zbytečnými platbami za vrácený nebo odepsaný hardware a software. Jestliže aplikaci v ceně několika set tisíc využívá pouze jedno či dvě oddělení, přesuňte tyto náklady do jejich rozpočtu. Možná pak zjistí, že ji vlastně nepotřebují.

3. Chtějte peníze
Účtujte za využívání softwaru. Jestliže aplikaci v ceně řekněme půl milionu dolarů ročně (licence plus údržba) využívá pouze jedno či dvě oddělení, přesuňte tyto náklady do rozpočtu příslušných oddělení. To alespoň navrhuje Dave Dworkin, produktový manažer firmy Isogon, zabývající se řízením softwarových aktiv a konzultantskou činností. „Podobné druhy aplikací vidíme neustále.“ Říká. „Je pozoruhodné, jak rychle se bez nich potom dané oddělení obejde.“ V pozměněné formě je tento model využíván i v houstonské společnosti BMC Software, kde veškeré nákupy software schvaluje IT, ale platí je jednotlivá oddělení. „Pokud někdo chce novou aplikaci, přijde za IT a požádá o ni, ale oni mu za ni vystaví účet,“ objasňuje CIO firmy Jay Gardner. Dalším přínosem centralizovaných nákupů a striktního modelu řízení IT je mnohem přesnější obrázek o tom, jak je využíván hardwarový a softwarový inventář a celková IT infrastruktura. „Abyste udrželi náklady pod kontrolou, potřebujete dobře rozumět tomu, které aplikace využívají které severy, síťové komponenty a databáze. IT a CIO jsou donuceni se lépe obeznámit s tímto problémem, protože jsou mnohem více zodpovědní za peníze, které utrácejí,“ dodává Gardner. Na druhé straně Bursek z firmy Lydian tvrdí, že i decentralizovaný model nákupů IT může zabránit nadbytečným nákupům softwaru nebo pořizování softwaru, který zůstává nevyužit. U jeho firmy má každá obchodní jednotka vlastní technologickou skupinu a vlastní odpovědnost za zisk a ztráty. „Nechtějí nakupovat nadměrně, protože to má přímý dopad na jejich výsledky.“

4. Netolerujte duplicity
Jednotlivá oddělení ohromné investiční společnosti Vanguard Group, která požadují nový software, směřují své požadavky na takzvaného týmového technika, který má na starosti veškeré akvizice IT. Nejvyšší prioritou týmů je přitom opětovné využívání standardizovaného, již pořízeného softwaru. „Jestliže skupina uživatelů chce ad hoc nástroj pro výkazy, projdeme celofiremní inventář aplikací, a pokud máme standardní nástroj, řekneme jim, o jaký nástroj jde a co je schopen dělat. Jejich úkolem pak je zdůvodnit nahrazení stávajícího softwaru novým. Více softwarových nástrojů a aplikací pro stejný úkol prostě není tolerováno,“ říká John Mercante, ředitel technologických operací společnosti Vanguard. „Proto jsou odpisy softwaru stejně důležité jako jeho nákup,“ zdůrazňuje Mercante. V roce 2002 jeho firma odepsala 87 softwarových produktů, neboť na jejich místo nastoupily lepší nástroje. V roce 2001 to bylo více než 100 aplikací. Firma má také vlastního manažera pro vyřazování softwaru. „Zrušení podpory je pro nás klíčovým měřítkem,“ poznamenává Mercante. „Neustále sledujeme, co jsme zakoupili a co jsme odepsali. Přináší to ohromné přínosy, ale musíte zvládnout monitorování a odpovědnost,“ dodává. Jak začít „Firmy, které zavedou program pro řízení softwarových aktiv, mohou očekávat úspory mezi 8-–30 % celkového rozpočtu na software,“ tvrdí Dave Dworkin, produktový manažer firmy Isogon. Nejlepší na tom je fakt, že velké úspory se nabízejí pohromadě na jednom výhodném místě –- firemním mainframu. „Je lákavé začít s podobným programem na desktopech, protože každý si myslí, že právě tam je největší problém, ale tato oblast nepřináší okamžité úspory,“ říká Dworkin. „Je mnohem výhodnější začít u mainframů, protože víte, kde se nacházejí, a máte správce, kteří jsou schopni se o to postarat.“ Dworkin se také domnívá, že nejvhodnějším okamžikem pro program řízení softwarových aktiv je nástup nového CIO nebo CEO. „Tito lidé nemají ve firmě historii. Jejich úkolem je nastoupit a rychle se rozjet.“ Oproti tomu CIO z řad veteránů se může bránit zavedení agresivního plánu pro řízení softwarových aktiv. „Mnozí z nich to chápou jako snahu, která má definitivně prokázat, že svou práci posledních pět let dělali špatně,“ upřesňuje.

Článek přinášíme ve spolupráci s týdeníkem Computerworld.

Autor:
  • Nejčtenější

„Nadzvukový strategický bombardér“ Mjasiščev M-50 byl falešným strašákem

V roce 1959 vzlétl prototyp vizuálně zajímavého stroje Mjasiščev M-50. Sověti chtěli nadzvukový letoun pro dopravu...

Až dostaneme západní tanky, Rusové budou zase utíkat, říkají vojáci

Exkluzivně V těchto dnech se s napětím očekává rozhodnutí ve věci poskytnutí německých tanků Leopard 2 obráncům Ukrajiny, kteří...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Kapitán letadla měl infarkt. Tragicky havarovalo v poli za Londýnem

Jednu z nejhorších leteckých katastrof zapříčinil infarkt kapitána letadla Trident společnosti British European...

K čemu jsou tobolky, které marsovský rover odhazuje na povrchu Rudé planety

Těsně před vánočním svátky zanechal rover Perseverance na povrchu Marsu malý dárek. Bylo to titanové pouzdro, které...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Robot od OpenAI složil zkoušky na právnické fakultě, může ohrozit tradiční výuku

Chatovací robot neziskové organizace OpenAI úspěšně složil přijímací zkoušky na americkou právnickou fakultu. Dokázal...

Několik lidí se dostalo na dotyk ke klenotům. Hrad je označil za odborníky

Premium Zatímco jiní mrzli v několikahodinových frontách venku před katedrálou svatého Víta, aby z několika metrů spatřili na...

Přání bank je vyslyšeno. Za předčasné splacení hypotéky si lidé připlatí

Premium Pravidla pro předčasné splacení hypotéky se změní. Banky si budou moci účtovat nejen administrativní náklady v...

Fotbal se mění, Slavia také. Trpišovský exkluzivně o trendech i návratu Stancia

Premium Když se ve chvilce volna vyrazil projít po pískovcových útesech a díval se, jak do skal narážejí mořské vlny, hlavou mu...

Chcete YouTube ve vysokém rozlišení? Zaplaťte. Uživatelé zuří

Server YouTube začal testovat novou funkci, která však pobouřila diváky. Je totiž možné, že v budoucnu bude nutné za 4K...

Konec omezování, Musk chce pořádně nafouknout příspěvky na Twitteru

Dosavadní limit počtu znaků na jeden příspěvek na Twitteru by se měl do budoucna zásadně zvýšit. Je to jeden z dalších...

Zlaté, šedé i modré fajfky. Musk chystá pro Twitter „bolestivý“ systém účtů

Nový majitel sociální sítě Twitter zveřejnil novinky v systému ověřených účtů. Nově se mají dělit na několik kategorií....

Šest přehlížených funkcí, které ukazují, jak prohlížeč Edge dospívá

V posledních několika letech se posunul browser Microsoft Edge mílovými kroky vpřed. Se svým největším konkurentem sice...

Přání bank je vyslyšeno. Za předčasné splacení hypotéky si lidé připlatí

Premium Pravidla pro předčasné splacení hypotéky se změní. Banky si budou moci účtovat nejen administrativní náklady v...

Z šestnáctileté dívky se vlivem vzácného onemocnění stala stařenka

Raizel Grace Calago z Filipín se ještě před dvěma lety účastnila soutěže krásy. Dnes ale vypadá jako padesátiletá žena...

Františka Ringo Čecha odvezli do nemocnice, je v ohrožení života

František Ringo Čech (79) byl v neděli večer podle zdrojů CNN Prima NEWS převezen do pražské Nemocnice Na Homolce....

Evu Decastelo mi kdysi vyfoukl Ruppert, měl větší tah na branku, říká Třeštík

Fotograf Tomáš Třeštík vyměnil loni spisovatelku Radku Třeštíkovou, se kterou má dvě děti, za novou partnerku,...

Nahota dospívajících? Film Modrá laguna by dnes neprošel, míní Shieldsová

Brooke Shieldsová zavzpomínala na natáčení slavného snímku z roku 1980 s názvem Modrá laguna. Podle sedmapadesátileté...