Analytici odhadují, že sedm z deseti firem nemá ponětí o tom, kdo z jejich zaměstnanců vlastně používá nainstalovaný software. Mnohé z těchto firem nemají přehled ani o tom, co jejich softwarové portfolio obsahuje a zda byly zakoupené aplikace vůbec kdy nainstalovány. Často nikdo netuší, že drahý software zůstal zabalený v krabicích, na které se pomalu usazuje prach.
V roce 1999 podle Meta Group vyhodily jen americké firmy z okna 90 miliard dolarů nákupem prostředků, které již vlastnily, nákupem nevhodně zvolených technologií a zbytečnými platbami za vrácený nebo odepsaný hardware a software. O pět let později se problém vůbec nezmenšil. Firma Gartner odhaduje, že u většiny firem existuje typicky 30% rozdíl mezi tím, o čem se domnívá, že je součástí jejího inventáře, a skutečností.
Přesto mnozí vedoucí IT oddělení ani v současnosti stále ještě neshromažďují údaje o využívání softwaru a do svých celkových plánů na správu IT tuto činnost ani nezahrnují. Tudíž firmy stále přeplácejí licence až u 60 % svého softwarového portfolia a na druhé straně nedodržují licenční podmínky u dalších 30 % svých softwarových aktiv. Tato čísla alespoň uvádí společnost Gartner pro americký trh. Není ovšem důvodu se domnívat, že jiné regiony jsou na tom lépe.
Vhodné řešení
Špatná správa IT aktiv není jediným viníkem existence takzvaného shelfwaru, tedy softwaru ležícího bez užitku ve svých krabicích. Ten se může hromadit i v důsledku zrušených nebo odložených projektů, zeštíhlování firem, decentralizovaných nákupů IT, neschopnosti adekvátně školit a následně monitorovat uživatele nebo nakoupit správnou počáteční technologii.
Nabízíme vám čtyři vyzkoušené postupy, směřující k identifikaci a likvidaci zbytečného shelfwaru a k maximálnímu využití stávajícího softwaru:
1. Nakupujte s rozvahou
Nakupovat pouze takový software, který potřebujete, a pouze tehdy, když jste připraveni ho využít. Zní to jako jednoduchá rada, ale nabídky vysokých slev, dosahujících někdy až 50 %, často vedou firmy k nákupu softwaru předem pro účely teprve plánovaných projektů, nebo k pořízení většího počtu licencí, než je aktuální potřeba. Tak se má vytvořit prostor pro budoucí růst. Ani jedna volba není podle expertů dobrá. „Problém je v načasování. Čím více nakupujete, tím lepší zaplatíte cenu, ale také posléze tím více platíte za údržbu,“ říká Scott Nelson, analytik firmy Gartner. Poznamenává, že dodavatelé často zahrnují údržbu do ceníkových, nikoliv snížených cen, a tyto poplatky se pak okamžitě projeví, bez ohledu na to, zda byl software skutečně nainstalován. Nakonec jsou dlouhodobé úspory zanedbatelné. To je jedním z významných důvodů, proč například Jim Jackson, CIO společnosti Polymer Group, nenakupuje zpravidla komplexní softwarové balíky. Namísto toho zjišťuje spolu se svým týmem IT specifické požadavky skupin uživatelů a následně pořizuje běžný software, který 70–-75 % těchto požadavků splňuje. „Takto docílíme okamžitých přínosů plynoucích z implementace daného produktu,“ vysvětluje. „Poté přezkoumáme zbývající požadavky a ve většině případů pořídíme další aplikaci, propojíme ji a dosáhneme naplnění až 90 % původních požadavků. „A výsledek? Nemáme software, který by ležel na policích,“ říká Jackson.
2. Vyčleňte zaměstnance
Zaměstnejte člověka, který se bude starat o software. „Je třeba mít někoho, kdo bude zodpovědný za dohled nad aplikací a nad tím, zda znamená skutečně pro firmu přínos,“ říká Rich Bursek, CIO společnosti Lydian Trust. V jeho firmě nedávno implementovali systém pro IP telefonii od společnosti Cisco, v ceně mnoha milionů dolarů. Bursek najal člověka, který má zajistit, aby zaměstnanci maximálně využívali všechny funkce tohoto systému. Má na starosti také průběžné školení a hledání dalších způsobů integrace nového systému pro IP telefonii do stávajících aplikací. Další zaměstnanec má zajistit nasazení softwaru pro business intelligence a reporting od firmy Crystal Decisions. „Protože tito zaměstnanci mají pocit, že dané aplikace vlastní, často jsou nadšení pro jejich využívání,“ tvrdí Bursek. Nezbytná je také neustálá ostražitost. Téměř dva roky po zavedení nového systému pro call centra a služby zákazníkům v ceně 10 milionů dolarů firma PacifiCorp stále monitoruje, jak uživatelé tento systém využívají, a zajímá se o jejich názory na něj, čímž chce docílit jeho maximálního využití. „Po nasazení systému sledujeme, kdo jej využívá, a ptáme se, zda je nutné další proškolení, udržujeme určité skupiny uživatelů a zjišťujeme, jaké změny by provedli,“ vysvětluje Jann Davis, ředitel systémového vývoje a správy aktiv firmy. Jedním z počátečních cílů systému využitého ve firmě PacifiCorp bylo, aby jejích 325 zaměstnanců v call centrech bylo schopno obsloužit 80 % příchozích hovorů za méně než 20 sekund. To vyžadovalo naprogramování skriptů uzpůsobených druhům hovorů, které dvě firemní call centra běžně vyřizují. „Přesto bylo dodržení pravidla 80/20 problémem, neboť určití členové týmu vyžadovali skripty i pro ty nejneobvyklejší požadavky zákazníků,“ říká Davis. „Musel jsem jim neustále zdůrazňovat, že pro běžnou jízdu člověk přece nepotřebuje ferrari,“ dodává.
|
Americké firmy vyhodily za jediný rok z okna 90 miliard dolarů nákupem prostředků, které již vlastnily, nákupem nevhodně zvolených technologií a zbytečnými platbami za vrácený nebo odepsaný hardware a software. Jestliže aplikaci v ceně několika set tisíc využívá pouze jedno či dvě oddělení, přesuňte tyto náklady do jejich rozpočtu. Možná pak zjistí, že ji vlastně nepotřebují. |
Účtujte za využívání softwaru. Jestliže aplikaci v ceně řekněme půl milionu dolarů ročně (licence plus údržba) využívá pouze jedno či dvě oddělení, přesuňte tyto náklady do rozpočtu příslušných oddělení. To alespoň navrhuje Dave Dworkin, produktový manažer firmy Isogon, zabývající se řízením softwarových aktiv a konzultantskou činností. „Podobné druhy aplikací vidíme neustále.“ Říká. „Je pozoruhodné, jak rychle se bez nich potom dané oddělení obejde.“ V pozměněné formě je tento model využíván i v houstonské společnosti BMC Software, kde veškeré nákupy software schvaluje IT, ale platí je jednotlivá oddělení. „Pokud někdo chce novou aplikaci, přijde za IT a požádá o ni, ale oni mu za ni vystaví účet,“ objasňuje CIO firmy Jay Gardner. Dalším přínosem centralizovaných nákupů a striktního modelu řízení IT je mnohem přesnější obrázek o tom, jak je využíván hardwarový a softwarový inventář a celková IT infrastruktura. „Abyste udrželi náklady pod kontrolou, potřebujete dobře rozumět tomu, které aplikace využívají které severy, síťové komponenty a databáze. IT a CIO jsou donuceni se lépe obeznámit s tímto problémem, protože jsou mnohem více zodpovědní za peníze, které utrácejí,“ dodává Gardner. Na druhé straně Bursek z firmy Lydian tvrdí, že i decentralizovaný model nákupů IT může zabránit nadbytečným nákupům softwaru nebo pořizování softwaru, který zůstává nevyužit. U jeho firmy má každá obchodní jednotka vlastní technologickou skupinu a vlastní odpovědnost za zisk a ztráty. „Nechtějí nakupovat nadměrně, protože to má přímý dopad na jejich výsledky.“
4. Netolerujte duplicity
Jednotlivá oddělení ohromné investiční společnosti Vanguard Group, která požadují nový software, směřují své požadavky na takzvaného týmového technika, který má na starosti veškeré akvizice IT. Nejvyšší prioritou týmů je přitom opětovné využívání standardizovaného, již pořízeného softwaru. „Jestliže skupina uživatelů chce ad hoc nástroj pro výkazy, projdeme celofiremní inventář aplikací, a pokud máme standardní nástroj, řekneme jim, o jaký nástroj jde a co je schopen dělat. Jejich úkolem pak je zdůvodnit nahrazení stávajícího softwaru novým. Více softwarových nástrojů a aplikací pro stejný úkol prostě není tolerováno,“ říká John Mercante, ředitel technologických operací společnosti Vanguard. „Proto jsou odpisy softwaru stejně důležité jako jeho nákup,“ zdůrazňuje Mercante. V roce 2002 jeho firma odepsala 87 softwarových produktů, neboť na jejich místo nastoupily lepší nástroje. V roce 2001 to bylo více než 100 aplikací. Firma má také vlastního manažera pro vyřazování softwaru. „Zrušení podpory je pro nás klíčovým měřítkem,“ poznamenává Mercante. „Neustále sledujeme, co jsme zakoupili a co jsme odepsali. Přináší to ohromné přínosy, ale musíte zvládnout monitorování a odpovědnost,“ dodává. Jak začít „Firmy, které zavedou program pro řízení softwarových aktiv, mohou očekávat úspory mezi 8-–30 % celkového rozpočtu na software,“ tvrdí Dave Dworkin, produktový manažer firmy Isogon. Nejlepší na tom je fakt, že velké úspory se nabízejí pohromadě na jednom výhodném místě –- firemním mainframu. „Je lákavé začít s podobným programem na desktopech, protože každý si myslí, že právě tam je největší problém, ale tato oblast nepřináší okamžité úspory,“ říká Dworkin. „Je mnohem výhodnější začít u mainframů, protože víte, kde se nacházejí, a máte správce, kteří jsou schopni se o to postarat.“ Dworkin se také domnívá, že nejvhodnějším okamžikem pro program řízení softwarových aktiv je nástup nového CIO nebo CEO. „Tito lidé nemají ve firmě historii. Jejich úkolem je nastoupit a rychle se rozjet.“ Oproti tomu CIO z řad veteránů se může bránit zavedení agresivního plánu pro řízení softwarových aktiv. „Mnozí z nich to chápou jako snahu, která má definitivně prokázat, že svou práci posledních pět let dělali špatně,“ upřesňuje.
Článek přinášíme ve spolupráci s týdeníkem Computerworld.
