E-mail je ztráta času, tvrdí IT firma. Bez něj to ale zatím nejde

aktualizováno 
Významná mezinárodní IT firma se rozhodla skoncovat s interní elektronickou poštou. Podle jejího ředitele je to překonaná technologie, kterou lze efektivně nahradit speciálními kecálky, sociálními sítěmi nebo osobním setkáním.

Záplava e-maily | foto: Profimedia.cz

Pro komunikaci vně firmy ovšem e-mail nadále chválí. Právě univerzálnost a flexibilita e-mailu zaručuje, že z našich životů hned tak nezmizí.

"Zjistili jsme, že denně dostane každý ve firmě průměrně 100 e-mailů," vzpomíná Thierry Breton, šéf firmy Atos, na počátek cesty k "bezmailovému" pracovišti. "A zjistili jsme, že pouhých patnáct procent z těchto e-mailů k něčemu sloužilo. Zbytek byla jen ztráta času. Také jsme zjistili, že každý týden strávíme patnáct až dvacet hodin psaním a vyřizováním mailů. Tak jsme se rozhodli prozkoumat to podrobněji."

Thierry Breton, CEO společnosti Atos

Thierry Breton, CEO Atosu

Výsledkem bylo předsevzetí firmy Atos z loňského února zbavit se do tří let interních e-mailů. "Zavedli jsme řadu platforem a komunitních sítí, které nám v rámci firmy umožňují zůstat v kontaktu, sdílet nápady a informace," říká Breton. Velká část komunikace také přešla na textovou komunikaci v reálném čase (IM, kecálci) a telefon, v neposlední řadě se pak zaměstnanci tam, kde je to možné, více setkávají tváří v tvář.

Co je na e-mailu tak špatného?

E-mail je návykový jako hrací automaty

Podle doktora Toma Stafforda se závislost na e-mailu podobá závislosti gamblerské: "Automaty i e-mail se vyznačují upevňováním s variabilním intervalem (variable interval reinforcement schedule), díky kterému vznikají silné návyky."

Za prohlédnutí inboxu jsme odměněni (nálezem užitečné zprávy), ale pouze někdy, a zcela nepředvídatelně. Mozek si toto náhodné uspokojení spojí s nutností pravidelně a co nejčastěji kontrolovat schránku.

více o e-mailové závislosti v Guardianu (anglicky)

Problémem e-mailu, ať už v rámci Atosu, v jiné firmě nebo dokonce v malém pracovním týmu, je paradoxně právě jeho univerzálnost. Používá se tedy k řešení různých problémů. Do jedné a té samé schránky si jdete pro instrukce od šéfa, vtipné video od kolegy, stížnost od klienta, shrnutí z nedávné porady, tipy od čtenářů, newslettery, opravy, nápady, reklamy, spam, hromadná upozornění, firemní oběžník, někdy dokonce e-maily, které posíláte sami sobě...

Výsledkem je, že se na e-mailu stáváme tak trochu závislými a řešíme mailem i to, co se dá jinak řešit mnohonásobně efektivněji. Nebereme přitom v úvahu, nakolik může nakouknutí do mailu rozhodit náš tok myšlenek. Podle výzkumníků z Loughborough nám každé nakouknutí do inboxu nebo vyřizování mailů sebere 64 sekund, samozřejmě navíc k času, který e-mailováním strávíme.

Největším zlozvykem je v tomto případě odpovídat na e-mail hned ve chvíli, kdy dorazí. Existují samozřejmě výjimky, ale obecně vzato je snaha vyřídit e-mail co nejdřív právě cestou k nižší efektivitě práce, především kvůli neustálému přerušování.

Konec e-mailových záplav

Několik známých tipů a metod asistujících se záplavou mailů.

  • Udržujte si prázdný inbox
  • Nežijte ve svém inboxu, kontrolujte jej jen několikrát denně
  • Nahraďte e-maily jinou formou komunikace
  • Vyjadřujte se stručně - pět vět stačí
  • Uvádějte předmět mailu a podpis
  • Mažte bez výčitek svědomí

Neefektivitu e-mailu můžeme jednoduše demonstrovat na zcela běžné proceduře, která se v takové či onaké podobě vyskytuje snad v každé firmě: projednání a schválení dokumentu k prezentaci.

  • šéf rozešle svým podřízeným hromadný e-mail s popisem toho, co by měl dokument obsahovat
  • několik oslovených lidí odpoví přímo šéfovi, několik lidí odpoví všem
  • šéf pro jistotu pošle revidovaný seznam požadavků
  • několik lidí se ozve, že se práce ujmou (opět nastává zmatek v tom, komu odpovídat)
  • šéf zmatky uklidní, ustanoví tým, který dokument sestaví
  • v rámci týmu si lidé posílají e-maily o tom, co by měl dokument obsahovat
  • v přílohách si posílají vždy nejnovější verzi dokumentu, aby na ní mohli pracovat a případně jí opravit (občas dojde k tomu, že více lidí opraví stejnou pasáž různě, a je zase co řešit)
  • nakonec si lidé pošlou dokument k závěrečné kotrole
  • poté dokument pošlou šéfovi
  • šéf dokument pročte a e-mailem pošle seznam připomínek...

Zřejmě nemusíme pokračovat, vsadíme se, že jste v tomto značně neefektivním koloběhu desítek i stovek e-mailů poznali když ne sebe, tak alespoň některé své známé.

Jak se dá e-mail nahradit v rámci firmy či týmu?

Možností, jak e-mail nahradit, je mnoho. Klíčem k jejich efektivnosti je často jejich specifičnost. Výše uvedený příklad se zadáním práce si třeba přímo říká o využití interního seznamu úkolů, ke kterému mohou jednotliví účastníci přidávat komentáře (např. Lotus Notes, IBM Connections nebo Basecamp). Následná tvorba dokumentu by pak probíhala mnohem lépe a efektivněji, kdyby všichni pracovali na jedné, v reálném čase sdílené verzi dokumentu. To umožňuje třeba Google Docs nebo on-line verze Microsoft Office.

Velkou část problémů s e-mailem může vyřešit nějaká forma firemní sociální sítě. Sem se mohou umístit zprávy, které jsou více méně určeny všem, ale přitom nikomu konkrétnímu. Do stejné kategorie patří znalostní databáze a intranetové wiki. Představte si například, že nevíte, jak řešit nějaký konkrétní problém v rámci firmy, který ale asi moc lidí nepotká. Co uděláte? Pošlete všem lidem ve firmě e-mail s popisem tohoto problému? Pošlete popis někomu konkrétnímu, aby o něm věděl, pomohl vám a případně varoval ostatní? Pokud máte ve firmě nějakou interní sociální síť, je asi nejlepší "postnout" problém tam. Případné odpovědi získáte formou komentářů od ostatních, a může z nich těžit každý, nejenom vy.

U akutních záležitostí přijde vhod telefon, kecálek, a v neposlední řadě osobní setkání. Textová komunikace s sebou nese tolik nejasností a dvojznačnosti, že vyříkání si celé situace tváří v tvář často zkrátka nahradit nejde.

E-mail jen tak nezmizí

Přes všechny nevýhody e-mailu ale nakonec zůstává univerzalita elektronické pošty její hlavní výhodou a je jakýmsi jednotícím prvkem napříč všemi platformami, firmami, státy, metodami a postupy. Jednoduše řečeno, e-mailovou adresu má každý a každý ví, jak s ní zacházet a co od ní čekat.

Ne každý pracuje s e-maily efektivně. Když ale přijde čas spolupracovat na dalším dokumentu, zvolí každý tým cestu nejmenšího odporu. A dokud nebudou nové metody tak obecně známé, jako je e-mail, budou se prosazovat jen v omezené míře. A ti, kteří je ovládnou, získají konkurenční výhodu. Ovšem jen do té chvíle, než budou muset projít svůj inbox, aby do dokumentu zanesli změny e-mailnuté zákazníkem.

Autor:
 

Nejčtenější

Živého kytaristu už dnes na popové desce neuslyšíte, říká věhlasný zvukař

Allen Sides v pražském poslechovém studiu VOIX

Pracoval na skoro tisícovce alb, postavil osmnáct nahrávacích studií a jeho reprosoustavy hrají i ve studiích George...

Nekupujte náš nový Office 2019, prosí Microsoft. Ukazuje to na dvojčatech

Kampaň Microsoftu s dvojčaty ukazuje rozdíl mezi Office 2019 a Office 365....

Microsoft vytvořil sérii videí, ve kterých ukazuje nevýhody nového produktu. Poněkud překvapivé je, že je to jejich...

Jednosměrná letenka na rudou planetu se odkládá. Mars One krachuje

Ilustrace základny na Marsu, jak si ji představují v organizaci Mars One...

Firma Mars One, která slibovala soukromý let na Mars už v roce 2024, zkrachovala. Plány dostat na Mars lidské obyvatele...

Poslední Hitlerovy narozeniny nestály za nic. Supertanků se nedočkal

3D model stíhače tanků Jagdpanther, přezbrojeného na kanón ráže 128 mm tak, jak...

Na podzim 1944 se třetí říše hroutí a německé zbrojovky se snaží o nemožné. Hledají recept na zázračné zbraně,...

Tančík pro vnuka poručíka Grubera. Němci ho nasadili i proti Tálibánu

Lehké obrněné vozidlo Wiesel s 20mm kanonem

V množině bojových vozidel Bundeswehru nalezneme s trochou štěstí i malé, ale o to více zajímavé tančíky Wiesel. Do...

Další z rubriky

Google věnoval miliony dolarů Wikipedii. Ví, že ji bude potřebovat

Společnost Google věnovala otevřené internetové encyklopedii Wikipedia miliony...

Firma Google věnovala další tři miliony dolarů (přes 67 milionů korun) neziskové organizaci Wikimedia, provozovateli...

Tipy na weby: jak parkovat v Praze nebo převedení textu z obrázku

Ilustrační foto - parkování

Parkování v Praze nemusí být peklem na zemi. Pomůže web ParkujVklidu.cz. Texty z obrázků již nemusíte přepisovat ručně....

Rusko si kvůli válce vyzkouší odpojení od světového internetu

Ilustrační foto - internet

Rusko plánuje operaci, při níž che vyzkoušet, zda se dokáže odstřihnout od světového internetu a zvládne ho provozovat...

Najdete na iDNES.cz