Devět věcí, které můžete dělat s Dropboxem a nevíte to

Populární aplikaci Dropbox řada uživatelů považuje za jednoduchou službu cloudového úložiště, kterou lze použít k synchronizaci, záloze a sdílení souborů. Když se však začnete hlouběji zabývat jejími funkcemi, zjistíte, že je plná překvapení a umí toho víc, než si dokážete představit.

Služba Dropbox debutovala v roce 2008. Společně s Google diskem, OneDrivem od Microsoftu a iCloudem od Apple nabízí datové úložiště pro soubory. Používá k tomu cloud computing. Jestliže ji používáte, potom jste si ji na začátku zcela jistě nastavili a nyní běží autonomně na pozadí PC, případně smartphonu. Proto jste si možná ani nevšimli některých nových nástrojů, které můžete v nejnovějším sestavení služby použít.

1. Vraťte se v čase

Funkci pro verzování, respektive možnost vrátit zpět změny v dokumentu, zná asi každý (je k dispozici i ve Windows) a nabízí ji všechny přední cloudová úložiště. I když se můžete vždy vrátit k předchozím verzím jednotlivých souborů, funkce Dropbox Rewind v případě placené varianty vám umožňuje vrátit zavčas všechny soubory, složky nebo celý váš Dropbox. To se může hodit v případech, kdy došlo k přeuložení něčeho nebo zcela všeho špatnými verzemi či poškozenými. Přihlaste se ke službě přes webové rozhraní a klikněte na All files a poté klikněte na tři tečky vpravo (případně tři tečky vedle libovolné složky) – zobrazí se položka Rewind this folder. Díky ní máte možnost tzv. „přetočit“ složku zpět v čase. Takto lze obnovit vše zpětně max. do 30 dnů (u předplatného v tarifu byznys dokonce do 180 dnů).

2. Převádějte soubory mezi formáty

Dropbox nedávno přidal několik užitečných nástrojů pro převod souborů, ke kterým máte nyní přístup prostřednictvím webového rozhraní. Klikněte (označte) libovolný soubor a dále vpravo klikněte na tři tečky vedle něj a zvolte Save as... Vyberte dostupný nový typ souboru. V případě DOCX tak například PDF, JPG, PNG. V závislosti na typu souboru, se kterým pracujete, se zobrazí vhodné konverzní formáty. Co lze na co převádět, najdete zde https://help.dropbox.com/files-folders/sort-preview/convert-files. Původní soubor se přitom nezmění a zůstane tam, kde byl. Výhodou webové verze je také to, že zobrazuje náhledy vybraných dokumentů.

3. Použijte Dropbox s Office

Když už jsme u dokumentů a jejich formátů, tak existuje malý, ale užitečný způsob, jak lze ve Windows propojit Dropbox a Microsoft Office. Otevřete klienta Dropbox (například z informační části hlavní lišty), klikněte na svůj profilový obrázek vpravo nahoře, poté na položku Preferences a v části General zaškrtněte políčko Show Dropbox as a save location in Microsoft Office a změny uložte kliknutím na OK. Tím jste nastavili to, že své soubory Word, Excel a PowerPoint můžete ukládat do složek Dropboxu – rychleji, snadněji a na méně kliků.

4. Nainstalujte si desktopovou aplikaci

Asi každý, kdo používá Dropbox, má nainstalovaného malého klienta, který se automaticky stará o synchronizaci souborů. Potom je tu možné účet ovládat také prostřednictvím Průzkumníku Windows. Existuje však ještě jedna možnost, jak soubory spravovat, a to desktopová aplikace Dropbox. Nainstalujte si ji a vše od sdílení souborů až po hledání složek bude o něco jednodušší. Zefektivní to manipulaci se soubory a můžete přehledněji nastavit, kdo k nim bude mít přístup.

5. Uzamkněte citlivé soubory

Dropbox (v placené variantě služby) umožňuje v uživatelském účtu nastavit speciální složku úschovny, která je chráněna extra zvoleným kódem (PINem) a ke které nemá přístup nikdo. Dokonce ani případně používané rozšíření třetích stran (připojené aplikace). Chcete-li si toto nastavit, potom se přihlaste do webového rozhraní Dropboxu, klikněte na svůj profilový obrázek (vpravo nahoře), poté v Settings a v části Generals klikněte na tlačítko Set up u položky Vault. Další informace o této funkci, včetně toho, jak se vaše uzamčené soubory zobrazují na mobilních zařízeních a počítačích, naleznete na stránce podpory Dropbox. Takto nastavený trezor je možné sdílet s důvěryhodnou osobou a jeho automatické zamykání je nastaveno na 20 minut po odemčení.

6. Přesuňte složku Dropbox

Pokud jde o umístění složky Dropbox v počítači, nemusíte se spokojit s výchozím umístěním a můžete ji přesunout téměř kamkoli na jinou jednotku či disk. To se může hodit v případech, kdy například nechcete používat systémovou jednotku (je malá apod.). Změnit to lze tak, že otevřete klienta Dropbox z informační části hlavního panelu systému Windows, kliknete na svůj profilový obrázek a zvolíte Preferences. Poté přejděte na kartu Sync, kde najdete možnost tlačítkem Move přesunout složku Dropbox (což může v závislosti na její velikosti nějakou dobu trvat, pokud máte hodně objemných souborů).

7. Sdílejte Dropbox se svou rodinou

Jako většinu digitálních služeb můžete i výhody Dropboxu sdílet se zbytkem své rodiny. Pokud si tak pořídíte placenou verzi, získáte celkem 2 TB cloudového úložiště, které můžete sdílet až se pěti různými lidmi (třeba rodinou), a získáte sdílenou složku Family Room, ke které má přístup každý, kdo je autorizovaný. Další funkce, včetně správy hesel a týmové poznámky (Dropbox Paper), jsou k dispozici pro každého a celý balíček vychází na 20 $ měsíčně.

8. Sbírejte soubory

Máte zaplacené velké úložiště a chcete umožnit známým v něm uchovávat jejich soubory? Potom využijte skvělou funkci File requests. Díky ní vám může kdokoliv poslat požadovaný soubor, ať už má, nebo nemá účet Dropbox. Všechny soubory, které takto shromáždíte, jsou automaticky organizovány do vámi vybrané složky v Dropboxu. Lidé, kteří nahrávají soubory s vaším svolením, nemají přístup k vašemu účtu Dropbox. Soubory nahrané ostatními můžete zobrazit pouze vy, pokud se tedy nerozhodnete je sdílet. Nahrávání funguje tak, že v účtu vlevo kliknete na položku File requests, na pravé straně vyberete volbu New requests, vyplníte název a volitelně popis a ve druhém kroku zadáte e-mailovou adresu toho, komu chcete umožnit sdílet. Jemu potom přijde odkaz, přes který může nahrát soubor.

9. Posílejte soubory

Když už jsme u posílání souborů, lze to také otočit. Místo přijímání budete posílat. Další funkce s názvem Transfer slouží podobně jako česká Úschovna či světová Wetrasnfer. Umožňuje uložit a nasdílet vybrané soubory. Navíc poskytuje i funkcionality jako statistiky, přičemž příjemce, tedy komu pošlete odkaz, nebude opět potřebovat Dropbox účet. Chcete-li službu využít, klikněte ve webovém rozhraní na soubor a vpravo nahoře na tlačítko Share a následně vyberte volbu Send with Transfer, maximální velikost souboru závisí na předplatném, který právě používáte.

A co vy? Které funkce používáte nebo jste si oblíbili? Dejte ostatním vědět v diskusi.