Tento program skutečně čas šetří a čas je dneska možná nejcennější veličina tohoto uspěchaného světa! V tomto jsou PDAčka velmi kouzelná a docela bych doporučil článek přečíst těm různým skeptikům a "zaneprázdněným", kterým v šuplíku hnije firemní PDA, na které oni "nemají čas", protože jsou stále zahrabání v haldě papírů.
Všichni, kdo vedete porady, či se jich alespoň zúčastňujete, čas od času zapochybujete o účelnosti takto vynaloženého času. Copak účastníci - pro ně je to "jen" čas strávený na poradě, ale vy všichni, kteří porady, meetingy, briefingy (či jak se tu vás jmenuje) připravujete, vedete a děláte z nich zápisy, víte, co taková poradička všechno obnáší.
Tento článek pochopitelně není o správných postupech při přípravě a průběhu porady, je ale jasné, že pro úspěch porady je nejdůležitější dobrá příprava, kdy si musíte vyjasnit cíle porady, její program a okruh účastníků, nelze samozřejmě podceňovat místo konání, přípravu prezentačních prostředků apod. Samotný průběh porady je námětem na knihu, a tak jen připomenu, že vyústěním porady by měl být zápis s přehledem úkolů, které z ní vyplynuly (termíny, odpovědné osoby), a základními myšlenkami. Porada bez zápisu a úkolů jako kdyby nebyla.
2Action Meeting je specialista na porady
2ActionMeeting je program, který vám výrazně pomůže s přípravou porady, jejím průběhem a nejeefktivnější je při takřka okamžité tvorbě zápisu z porady! Má PalmOS a desktopovou část, které spolu velmi úzce spolupracují.
Příprava porady
V PalmOS programu si založíte novou poradu a vyplníte základní informace o ní. Naplánujete tedy místo, datum a časový rozsah porady. Je docela dobré si zrovna naplánovat i účastníky porady (můžete je ale kdykoliv editovat a doplňovat později), a to jednoduše výběrem osob z vašeho AddressBooku. Můžete si zapsat i rámcové body programu.
Základní obrazovka má dole tři ikonky pro zobrazení dne, týdne a měsíce (jako diář). Detail porady má jednu řadu ikonek nahoře a podobnou dole. Ta horní slouží jako filtr pro zobrazení a dolní jako NEW tlačítko pro jednotlivé typy položek. Zleva doprava jsou to:
- zobrazit vše (jen horní "filtr")
- poznámka
- kresba
- úkol
- účastník porady
- bod porady
Průběh porady
Průběh pořady si jednoduše zaznamenáváte přímo v Palmu. Upřesníte účastníky a poznamenáváte si jednotlivé body a úkoly, můžete rovněž vkládat různé poznámky, náčrtky, kresbičky, diagramy apod. Když to budete dělat v průběhu porady opravdu poctivě (a je to docela snadné), máte v podstatě zápis hotov...
Po poradě
Přichází největší kouzlo a půvab programu - je po poradě, ve vašem Palmu je položkově hotový zápis. Vy HotSyncujete svůj Palm a v doprovodné desktopové aplikaci se vám následně objeví vaše data z porady. Vy je překontrolujete a uděláte z nich krásný zápis pomocí příkazu "Make Report" - zde můžete zvolit jednu ze šablon (šablony si ale můžete sami upravovat) určující vzhled zápisu, který pak vypadá velmi profi. Přímo z programu můžete zápisy rozeslat emailem účastníkům, či je vytisknout, nebo vyexportovat někam na Intranet v HTML formátu.
Závěr
Výrobcem 2Action Meeting je firma Cyberling Technologies a program stojí 29,95 USD, což za aplikaci tohoto typu a významu opravdu není mnoho. Program můžeme opravdu vřele doporučit všem, kdo zápasí s poradami - díky desktopové části je i dobrým profesionálním řešením.
