Služební telefon nebo notebook dnes řada zaměstnanců používá nejen k práci, ale v určité míře i soukromě. Samozřejmost to ale není. Zákoník práce vychází z toho, že firemní prostředky zaměstnanec bez souhlasu zaměstnavatele pro osobní potřebu používat nesmí. Pokud firma soukromé využití povolí, může zároveň určit jeho rozsah, limity i to, které náklady už půjdou za zaměstnancem.
Souhlas přitom nemusí mít podobu samostatné písemné dohody. „Zákon obecně nevyžaduje, aby byl souhlas se soukromým používáním vždy udělen písemně. Souhlas může být za určitých okolností dán i konkludentně, například dlouhodobou praxí zaměstnavatele,“ říká advokát Miroslav Hnilica ze Spring Walk. A Jana Jáčová, ředitelka UOL Účetnictví doplňuje, že v praxi může být soukromé používání upraveno například interními pravidly firmy.
Ať už ale firma souhlas nastaví jakoukoli formou, oba odborníci doporučují pravidla písemně zachytit. Pomáhá to předejít sporům o to, co je povoleno, kdo hradí případné dodatečné náklady a jak se postupuje při překročení stanovených limitů.
Neomezený tarif mění praxi firem
Právě u mobilních telefonů se ukazuje, že řada zaměstnavatelů běžné soukromé hovory a data vůbec nerozlišuje, pokud jejich využití nezvyšuje firemní účet. Typický je v tomto směru přístup cestovní kanceláře Blue Style. „Stavíme především na důvěře a odpovědnosti zaměstnanců. Nezkoumáme, zda konkrétní hovor, e-mail nebo vyhledávání na internetu souvisí s prací či nikoliv,“ říká Veronika Prousková, Office Manager cestovní kanceláře Blue Style. Soukromé používání mobilu tedy firma vnímá jako přirozenou součást benefitů.
Podobně uvažují také v Trenýrkárna.cz. Podle HR manažerky tohoto e-shopu Stanky Oujezdské totiž nedává smysl rozlišovat pracovní a soukromé hovory ve chvíli, kdy se tím výsledná cena tarifu nijak nemění. Hranice nastává až tehdy, když soukromé používání začne vytvářet dodatečné náklady. Stejnou logiku lze najít i v cestovní společnosti ASIANA, kde se u zaměstnanců se služebním telefonem běžné soukromé používání rovněž toleruje. Firma vyúčtování kontroluje ve čtvrtletních intervalech a řeší až případné výrazné výkyvy. „Separovat soukromé a pracovní hovory je z pohledu provozně-organizačního a ekonomického neefektivní,“ vysvětluje šéfka společnosti Šárka Litvinová.
Ještě volnější přístup mají ve společnosti BC21, která má kromě technologické také gastronomickou „větev“. Základní služby, tedy telefonování, zprávy a data, hradí zaměstnancům ze sta procent a soukromé používání neomezuje finančním limitem. Podle šéfa BC 21 Jiřího Panušky už navíc samotný služební mobil zaměstnanci často ani nevnímají jako skutečný benefit. „Obecně platí, že se zejména z mobilního telefonu a jeho užívání stala komodita, nikoliv benefit. Počítač je pak brán čistě jako pracovní nástroj, nikoliv benefit,“ říká.
Když odejdou zkušení lidé, zmizí s nimi i těžko nahraditelné know-how |
Kdy už účet nejde za firmou
Zlomovým okamžikem jsou další dodatečné náklady – typicky třeba datový roaming mimo EU, zahraniční hovory nebo prémiové služby. Zde je podstatné především to, proč náklad vznikl. „Pokud šlo o pracovní použití – například zaměstnanec byl na pracovní cestě a roaming nebo data potřeboval k práci – jde principiálně o náklad související s výkonem práce a nelze ho jednoduše přenést na zaměstnance jen proto, že byl vysoký,“ upozorňuje Juraj Raninec, jednatel KODAP CL. Jiná situace je tehdy, pokud zvýšený účet vznikl čistě soukromým používáním telefonu.
Firmy se proto často snaží vysokým účtům předejít už samotným nastavením služeb. Například v Air Bank mají datový roaming mimo EU zablokovaný a stejně tak i prémiové služby. Zaměstnanec se služebním telefonem dostává tarif pro využití v rámci EU; pokud náklady překročí cenu tarifu a současně interně stanovený limit, nadlimitní částka je předepsána k úhradě. „Pokud je ale využití pracovně odůvodněné a předem je schválí nadřízený, náklady samozřejmě hradí Air Bank,“ potvrzuje tisková mluvčí Alžběta Honsová.
Podobně postupují v Blue Style. Někteří zaměstnanci cestovní kanceláře jezdí pochopitelně pracovně i mimo EU, proto firma podle destinace předem upravuje tarif nebo aktivuje vhodný roamingový balíček. „Snažíme se tedy podobným situacím spíše předcházet, než je následně řešit,“ uvádí Veronika Prousková. Také v ASIANĚ nastavují datový roaming jen u zaměstnanců, u nichž má opodstatnění z povahy práce, a Premium SMS mají povolené pouze vybrané osoby, typicky vedoucí nebo zaměstnanci, kteří je potřebují k výkonu práce.
Vyšší účet ale ještě není totéž co škoda způsobená zaměstnancem. Ta přichází do hry až tehdy, pokud zaměstnanec poruší své povinnosti nebo nastavená pravidla a firmě tím škodu skutečně způsobí. Advokát Miroslav Hnilica ze Spring Walk upozorňuje, že u škody způsobené nedbalostí může být náhrada nejvýše do 4,5násobku zaměstnancova průměrného měsíčního výdělku. Ani tehdy ale zaměstnavatel nemůže částku bez dalšího jednoduše strhnout ze mzdy; pro srážku musí být splněny zákonné podmínky.
Jízdenka, parkování nebo předplatné? Rozhoduje účel
Podobně je to s platbami přes služební telefon. Není rozhodující, že byla transakce provedena právě přes firemní zařízení, ale k čemu sloužila. Parkování při pracovní cestě je jiná situace než soukromé předplatné aplikace.
„To, že zaměstnavatel dovolí zaměstnanci ze služebního telefonu soukromě zavolat nebo použít internet, ještě automaticky neznamená souhlas s tím, aby přes firemní účet nakupoval aplikace, jízdenky, parkování nebo předplatné,“ upozorňuje Jáčová. U soukromých nákupů považuje za nejčistší, pokud je zaměstnanec uhradí sám.
Firmy to řeší různě. V Blue Style platby tohoto typu přes služební telefon nelze provést vůbec. V BC21 se naopak případné soukromé platby obvykle vypořádají srážkou ze mzdy. V Trenýrkárna.cz je rozhodující účel: pokud jde například o parkování při pracovní cestě, hradí jej firma.
ETF fondy nejsou věda. Jak začít investovat i s pár stovkami měsíčně |
Telefon může být i pro rodinu
Zvýhodněný mobilní tarif nemusí končit u samotného zaměstnance. Některé firmy umožňují využít výhodnější podmínky i jeho blízkým, jinde už ale tento benefit ustupuje do pozadí nebo se vůbec nenabízí.
Poměrně propracovaný systém má 2N Telekomunikace. Zaměstnanec může po skončení zkušební doby získat až čtyři osobní SIM karty, za každý další odpracovaný rok pak jednu navíc, maximálně sedm. „Náklady na tyto osobní SIM karty hradí zaměstnanec prostřednictvím automatické srážky ze mzdy,“ říká Lenka Jírovcová, Chief HR Officer 2N Telekomunikace.
Možnost rozšířit zvýhodněný tarif i na blízké nabízí také Air Bank v rámci O2 Family, kde lze jeden zaměstnanecký kód využít až pro šest SIM karet. Na opačném konci stojí třeba BC21, která podobný benefit dříve nabízela, podle Jiřího Panušky ale postupně přestal mít pro tým hodnotu.
Ani tady přitom nejde jen o samotnou slevu. Důležité je, kdo službu skutečně platí. Jak upozorňuje Jana Jáčová z UOL Účetnictví, pokud firma zaměstnanci pouze otevře cestu ke zvýhodněné nabídce operátora a ten si tarif hradí sám, je situace jiná než ve chvíli, kdy zaměstnavatel část ceny nebo celý soukromý tarif zaplatí. V takovém případě už může zaměstnanci vzniknout zdanitelný nepeněžní příjem.
Notebook – méně o penězích, více o bezpečnosti
U notebooků se téma soukromého používání přesouvá od nákladů hlavně ke kybernetické bezpečnosti. Firmy proto často méně řeší, zda si zaměstnanec otevře soukromý e-mail, a více to, co do zařízení instaluje, kam ukládá data nebo k jakým službám se připojuje.
Přísnější režim má například Air Bank, kde firemní notebooky podléhají centrální správě, bezpečnostním pravidlům a stanovenému softwarovému standardu. Zaměstnanec při převzetí podepisuje předávací protokol a banka používá i software, který dokáže označit instalaci zakázaného programu. Podobně důsledná je Asiana, kde mohou zaměstnanci používat pouze schválené aplikace a nemají právo instalovat vlastní. Soukromé soubory sice ukládat mohou, musí ale projít bezpečnostními kontrolami. „Velmi přísně kontrolujeme security bez ohledu na to, zda-li se jedná o soukromý nebo firemní kontext,“ říká šéfka společnosti Šárka Litvinová.
O něco volněji k běžnému soukromému používání přistupuje Blue Style. Zaměstnanci si mohou na služebním notebooku například otevřít osobní e-mail nebo uložit jednotlivé soukromé soubory, zásahy do systému už ale firma hlídá. Instalace programů či placených služeb je omezená a řeší ji externí IT společnost. „Osvědčilo se nám nastavovat omezení především tam, kde mají skutečný význam pro bezpečnost, správu zařízení nebo firemní náklady, a nevytvářet zbytečná pravidla navíc,“ říká Veronika Prousková.
Podobnou logiku má i Trenýrkárna.cz: běžné soukromé využití notebooku toleruje, ale nechce, aby zaměstnanci instalovali neověřený software nebo používali firemní licence a placené služby pro osobní potřebu. Nejvolnější přístup z oslovených firem má v tomto směru BC21, kde konkrétní pravidla pro soukromé používání notebooku nastavena nejsou. Zaměstnanci jsou ale poučeni o kybernetické a informační bezpečnosti, která tak tvoří základní hranici i tam.
Drsný šéf, který řve a bouchá pěstí? Na to už není nikdo zvědavý, říká headhunterka |
Předem jasná pravidla šetří spory
Ať už jde tedy o služební telefon, nebo notebook, z praxe oslovených firem vyplývá, že není nutné nastavovat podrobná pravidla pro každý soukromý hovor, e-mail či návštěvu internetu. Důležité je ale předem vymezit hranice: zda je soukromé používání vůbec povoleno, co ještě hradí firma, jak se řeší náklady nad rámec tarifu a co už zaměstnanec se služebním zařízením dělat nesmí.
„Z pohledu HR se nám nejvíce osvědčuje jednoduchost a transparentnost. Zaměstnanec by měl předem vědět, co hradí firma, co si případně doplácí sám, jaký standard zařízení odpovídá jeho pozici a co se se zařízením děje při jeho výměně nebo při odchodu ze společnosti,“ říká Lenka Jírovcová.
Právě praxe společnosti 2N Telekomunikace ukazuje, že jasná pravidla nemusí znamenat přísné zákazy. Firma umožňuje určitou míru soukromého používání, zároveň má ale nastavené cenové standardy telefonů, tříletý životní cyklus zařízení nebo možnost, aby si zaměstnanec po schválení nadřízeným doplatil dražší model. U mobilů a některých případů BYOD, tedy používání vlastního zařízení pro pracovní účely, si navíc firma může vyhradit možnost správy zařízení kvůli ochraně firemních dat. Při ztrátě nebo krádeži tak může být z bezpečnostních důvodů nutné zařízení vzdáleně smazat.
