Sekretářka musí být pravou rukou nadřízeného

  10:30aktualizováno  10:30
Profesionální sekretářka - Asistentka mívá v nejedné firmě pověst pravé ruky a diáře svého nadřízeného. Aby své pověsti dostála, musí být nejen dostatečně kvalifikovaná, ale také vyzrálá a ochotná se stále vzdělávat.

Post sekretářky je velmi odpovědná pozice, a to nejen z hlediska vnitřního chodu firmy, ale i z pohledu její prezentace a kultury. Odbornost sekretářky, náplň práce, odpovědnost i kompetence se liší podle zaměření a charakteru firmy, pro kterou pracuje. Například asistentka redakce v nakladatelství zajišťuje organizaci knižního projektu od přijetí rukopisu po vydání, a to včetně komunikace mezi autorem a pracovníky společnosti.

Více motivačních informací na na dané téma najdete v přiloženém článku ZDE

Časem může být přizvána ke spolupráci na počítačovém zpracování knih. V dalším profesním růstu může zvládnout základy typografie, získat základní korektorské dovednosti, podílet se na výstupních kontrolách zakázek zpracovávaných v grafickém studiu. Asistentka nákupního oddělení zase spravuje podklady tohoto oddělení, kompletuje účetní doklady nebo doklady pro vyřizování reklamací. Může také zpracovávat statistiky, podílet se na tvorbě ceníků, komunikovat s dodavateli. Asistentka coby pravá ruka vedoucího musí umět zpracovávat korespondenci, připravit materiály pro jeho jednání, bdít nad běžným provozem firmy a tak dále. Proč by asistentka na sobě měla stále pracovat a vzdělávat se?

Kurz pro všechny sekretářky

Snad každá profesionální sekretářka-asistentka by měla projít kurzem zaměřeným na komunikaci s vnějším světem, plánování i zvládání stresových situací. Existuje řada firem, které tyto výukové kurzy pořádají, obvykle v několika dvou- až třídenních soustředěních v cenových relacích od 4000 do 5000 korun. Výuka může být přitom složena z výkladové a výcvikové části, kdy teorii doplňují praktické příklady řešení konkrétních situací. Má-li kurz asistentku skutečně obohatit o další poznatky, měl by zahrnovat:

* základy verbální a neverbální komunikace, asertivní chování
* efektivní a profesionální telefonování
* plánování času vlastního i času nadřízeného
* sekretářskou agendu a manipulaci s písemnostmi
* zvládání stresu, nácvik relaxačních technik
* pravidla společenské etiky a etikety
* vnější image sekretářky-asistentky
* pravidla společenského chování a protokolu
Možná proto, že pokud zná výborně alespoň jeden světový jazyk psaným i mluveným slovem, ovládá práci na PC, je schopná se přizpůsobovat a zvládat stresové situace, dosáhne během své kariéry na plat v rozmezí 25-30 tisíc korun. Pokud však své znalosti ve firmě může uplatnit. Asistentka bez dobré znalosti jazyka či znalosti práce na PC obvykle pracuje podle délky praxe a míry odpovědnosti za 10 až 15 tisíc korun měsíčně. Ačkoli jsou v různých firmách kladeny na asistentky různé požadavky, shodují se v mnohém: obvykle je požadována uživatelská znalost práce s počítačem (Word, Excel apod.), dobrá znalost českého jazyka (na úrovni střední školy), pečlivost i ve stresových situacích, znalost světového jazyka, psaní na stroji. Již z výše uvedeného je zřejmé, že si vzdělávání asistentky vyžádá profesní růst někdy v odlišných oborech.

Z technické stránky jde o zvládnutí práce na počítači, tedy o počítačové kurzy, které nabízejí například základy práce s Windows (práce s myší, s okny, základní nastavení Windows), základy použití Wordu (práce s textem, se soubory, tabulky, vytvoření formuláře, atd., vyučují se verze Word 97, 2000), základy použití Excelu (práce s tabulkou, základní výpočty, vzorce, funkce, grafy, tisk). Existují kurzy i pro verze Excel 97, 2000 a základy použití internetu (vyhledávání informací, práce s e-mailem). Stačí si vybrat dle potřeby, podobně jako u kurzů jazykových. Zdokonalení každodenních činností sekretářek, asistentek, zlepšení aktivní spolupráce s nadřízenými, která pozitivně ovlivňuje chod firmy a přispívá k vytváření jejího dobrého jména, nabízejí několikadenní kurzy. Ty by měla absolvovat snad každá asistentka, a to bez ohledu na vlastní specializaci. Jde totiž o výuku zaměřenou především na lidský aspekt této profese s vědomím toho, že sekretářka je obvykle první člověk, s nímž komunikuje zákazník, jediný člověk, na kterého se obracejí v různých záležitostech nejen její nadřízení, ale i ostatní pracovníci.

 

Autor:

Daňové přiznání 2019

Do 1. dubna musí podat daňové přiznání osoby samostatně výdělečně činné, ale i zaměstnanci (více zde). Využijte interaktivní formulář pro daňové přiznání za rok 2018.

Nejčtenější

Šila, kojila a spala jen pár hodin. Teď je nejúspěšnějším prodejcem

„Loni se můj obrat přiblížil jednomu milionu. Jsem ráda, že mám tolik věrných...

Na webovém portálu, kde lidé vystavují své ručně vyrobené zboží, je nejúspěšnějším prodejcem. Přestože má na kontě přes...

Spočítáno: Kolik vlastních peněz potřebujete při žádosti o hypotéku

Ilustrační snímek

Pokud uvažujete o koupi bytu na hypotéku, není to levná záležitost. Víte, kolik peněz musíte mít ve vlastních zdrojích?

Osm praktických rad, které vám pomohou zhodnotit úspory

Ilustrační snímek

Máte 100 či 500 tisíc a nevíte, jak s nimi naložit? Péče o majetek je dřina a dělat v tom chyby se nevyplácí....

Koupil nový telefon a zjistil, že je používaný. Reklamaci e-shop zamítl

Ilustrační snímek

Nákup na internetu má své výhody, ale ne vždy. Například když nám prodejce zamítne reklamaci a jeho zdůvodnění je...

Makléř inzeroval byt bez vědomí majitele, aby shrábl tučnou provizi

Ilustrační snímek

Koupit byt do osobního vlastnictví není levná záležitost a vyžaduje to mít i určitou obezřetnost. Zvlášť v případě,...

Další z rubriky

Vyrábějí jedinečné výrobky z kůže. A stačí jim k tomu baťovské stroje

Brašnářství Tlustý

Ivan Petrův je vystudovaný právník a 15 let řídil softwarovou firmu. Před sedmi lety ovšem svět IT opustil a vrhl se do...

Kvíz: Víte, jaké zásadní změny přinese novela zákoníku práce?

Ilustrační snímek

Chystá se novela zákoníku práce. Co nás jako zaměstnance může čekat? Vyzkoušejte náš kvíz a ověřte si své znalosti.

Poradna: Chci požádat o předčasný důchod, můžu pak dále podnikat?

Ilustrační snímek

Odchod do důchodu není povinný, důchodce může i nadále pracovat a kromě výplaty pobírat i penzi. Ale jak je to v...

Elektřina prudce zdražila. Do budoucna lze očekávat další zvyšování ceny

Elektřina prudce zdražila. Do budoucna lze očekávat další zvyšování ceny

Kurzy.cz „Výstavba nových jaderných bloků jde mimo trend evropské energetické politiky. Rozumnější je prodloužit životnost stáva...

Najdete na iDNES.cz