Omyl číslo 1 Nejdůležitější ze všeho je „ušetřit čas“
Někteří lidé si nesprávně představují, že hlavním účelem organizování času by mělo být stíhat úkoly rychleji. Zdá se jim to logické, protože to uvolní čas pro další úkoly.
Může se hoditHledáte novou nebo lepší práci? Aktuální pracovní nabídky najdete na jobDNES.cz. Jděte práci naproti a nestůjte v koutě. Vytvořte si profesionální životopis. Potřebujete radu. Ptejte se v poradně jobDNES.cz. |
Představte si, že byste zázrakem získali dvě hodiny pracovního času navíc. Místo osmi hodin byste mohli pracovat deset. Znamenalo by to, že stihnete více práce? Asi o něco ano. Znamenalo by to však, že stihnete o čtvrtinu více práce? Rozhodně ne. Psychologie není matematika. Musíme brát v úvahu i únavu a pomalejší tempo, pokud víme, že nás čeká ještě hodně práce.
Klíčová otázka zní: Budete díky tomu šťastnější? Spokojenější? Odpadne váš stres z nedostatku času? Velmi pravděpodobně nikoli. Stihnete-li více úkolů, o to více úkolů vám přibude. Každý zaměstnanec ví, že fronta potenciálních aktivit, které může dělat, je nekonečná.
Co s tím: Nikdy nebude hotovo. Není totiž podstatné, kolik toho stihneme, ale zda to, co stihneme, je to nejdůležitější.
Omyl číslo 2 Problém vyřešíte tím, že si vše pečlivě sepíšete
Představte si, že jste majitelem továrny, kterou zaplaví voda. A ta stoupá. Co uděláte? Vytáhnete nekonečný inventář všech věcí a začnete vybírat, co zachránit (tedy postupovat podobně, jak v oblasti úkolů učí některé příručky time managementu)? Asi ne.
Uděláte to, co je nejdůležitější. V první řadě evakuujete zaměstnance, zbude-li čas, posbíráte zásadní data a dokumenty, a máte-li ještě chvíli, zachráníte třeba pár nejcennějších strojů. Postupujete od nejdůležitějšího. Méně důležité začínáte rozlišovat, až když máte postaráno o to důležitější (co zachráním nyní: tento obraz, nebo tuto poličku?). Stejně bychom měli přistupovat k vlastním úkolům. Nevěnovat se (ani v plánování) všem stejně. Rozpoznat to, co je důležité v každodenních pracovních životech, je na rozdíl od záplav těžší. Přesto si musíme uvědomit, že všechny úkoly nemají stejnou hodnotu.
Co s tím: Uměním time managementu je dokázat rozpoznat, co je v danou chvíli skutečně důležité (z hlediska pracovního úspěchu, mého rozvoje, kariérního postupu, ale i spokojenosti, dobrých vztahů s kolegy atd.).
Nelze stanovit jednoduché pravidlo. V jeden okamžik je důležité uklidnit rozčileného zákazníka, ale pokud se budeme věnovat pouze zákazníkům, zapomeneme rozvíjet jinou oblast, za kterou jsme zodpovědní. Důležitost je tedy nutné určovat vzhledem k rovnováze mnoha oblastí: pracovních, psychologických i sociálních. Pokud jsme v jedné z nich udělali už dost, další úkoly v ní jsou už méně důležité, než by byly, pokud bychom ještě nevykonali nic.
Omyl číslo 3 Záchranou je dokonalý časový plán
Dobrý time management rozhodně neznamená vše si po hodinách naplánovat. Vtěsnáte svůj den do pevné struktury, rozepíšete si každý jednotlivý úkol po přesných časech. Co se stane? Přijde nečekaný telefonát. Ukáže se, že úkol je mnohem delší, než jste si naplánovali. Zjistíte, že nemáte sílu či náladu daný úkol řešit. Váš pečlivý plán se začne nebezpečně hroutit.
To samozřejmě neznamená, že nemáme plánovat a úkoly si vybírat jen na základě nálady nebo toho, který „křičí“ nejvíce. Takto sklouzneme do stylu práce, ve kterém jen hasíme požáry. Vybíráme na základě urgence. To, co je urgentní, však velmi často není skutečně důležité. To, co je skutečně důležité, tedy podstatné pro vaše výsledky a vaši spokojenost, se tak neudělá, protože urgentních úkolů je vždycky dost.
Co s tím: Plánujme si jen to nejdůležitější. Rezervujme si dostatek času pro tři až čtyři hlavní úkoly dne. Můžeme si je i napsat do kalendáře ke konkrétním časům podobně jako schůzky. Začněme těmito úkoly a nedělejme nic jiného, dokud nejsou splněny, nebo dokud jsme jim nevěnovali dostatek úsilí. Pro zbytek dne si práci dopředu příliš neplánujme a v těchto momentech řešme urgentní úkoly, krize nebo aktivity, na které máme náladu.
