A nejde o nic jednoduchého. Je třeba se vyznat v zákonu o cestovních náhradách, zákonu o daních z příjmů, důležitá je však i znalost zákoníku práce, zákona o účetnictví a dalších předpisů. Proč? Správné určení výše cestovních náhrad má velký význam pro řádný odvod daně z příjmu.
Zaměstnavatelé, kteří poskytují náhrady přesně podle právních předpisů, předcházejí případným sporům s pracovníky. Pro zaměstnance znamená splacení cestovních náhrad další příjem, který není zatížen odvody. Proto je tak bedlivě sledují. Komu vlastně mohou být cestovní náhrady vypláceny? Zaprvé zaměstnancům v pracovním poměru, založeném na pracovní smlouvě dle zákoníku práce. V této souvislosti je třeba se zmínit o sjednání jedné důležité záležitosti pracovní smlouvy, a to místa výkonu práce. Jeho určení má dopad na to, kdy je zaměstnanec na cestě do místa svého pracoviště a kdy je vyslán na pracovní cestu. Například pokud zaměstnavatel předpokládá, že se bude zaměstnanec v rámci své práce pohybovat po Praze, je vhodné sjednat jako místo výkonu práce celou obec Praha. Nikoliv jen konkrétní adresu.
Při takto sjednaném místě výkonu práce nebude mít zaměstnanec nárok na poskytnutí cestovních náhrad. Platí to i naopak. Pokud bude chtít zaměstnavatel hradit zaměstnanci cestovní náhrady při delších cestách v rámci jedné obce, měl by sjednat jako místo pracoviště konkrétní adresu. Cestovní náhrady lze také vyplácet osobám, které pro zaměstnavatele vykonávají práce na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. Tedy podle dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti. Ale pouze tehdy, je-li to v takové dohodě výslovně uvedeno. Za třetí mohou být cestovní náhrady vypláceny zaměstnancům, kteří konají cesty na základě dohod o vzájemné výměně zaměstnanců, nebo i členům družstev, u nichž je pracovní vztah podmínkou členství v družstvu.
Kromě výše zmíněných osob je z pohledu daňových předpisů možné pohlížet jako na zaměstnance i na další osoby. Jde především o členy statutárních orgánů právnických osob, kterým mohou být poskytovány cestovní náhrady za účast na jednání příslušného statutárního orgánu. Dále je možné vyplatit cestovní náhrady jednatelům a společníkům společností s ručením omezeným, kteří konají práce pro společnost a přitom nejsou zaměstnanci společnosti, členům obecních zastupitelstev, ale i členům a funkcionářům občanských sdružení bez pracovněprávního vztahu k takovému sdružení (funkcionáři sportovních jednot, svazu zahrádkářů a podobně).
