Zákoník práce uvádí, že výběr kandidátů ucházejících se o zaměstnání z hlediska kvalifikace, nezbytných požadavků nebo zvláštních schopností je v působnosti zaměstnavatele (až na výjimky uvedené ve zvláštních právních předpisech). Je tedy na jeho vůli, jakým způsobem povede výběrové řízení a jaké požadavky nebo schopnosti stanoví pro volné pozice.
Přesto je omezen několika základními pravidly. Zaměstnavatel nesmí činit nabídky zaměstnání, které:
- mají diskriminační charakter
- nejsou v souladu s pracovněprávními nebo služebními předpisy
- odporují dobrým mravům
Pak je také povinen zajišťovat rovné zacházení se všemi fyzickými osobami uplatňujícími právo na zaměstnání a zakázána je jakákoliv diskriminace, tedy zacházet s jednou osobou méně příznivě než s jinou ve srovnatelné situaci. A to z důvodu rasy, etnického původu, národnosti, pohlaví, sexuální orientace, věku, zdravotního postižení, náboženského vyznání, víry či světového názoru.
Proč potřebujete vědět, zda chodím do kostela?
Zaměstnavatel smí vyžadovat před vznikem pracovního poměru jen údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy. Nesmí vyžadovat informace, které odporují dobrým mravům a nemůže se ptát ani na národnosti, etnický původ, politické postoje, náboženství, sexuální orientaci...
Pokud už se na něco takového zeptá, může ho uchazeč požádat o vysvětlení, proč požadované osobní údaje potřebuje vědět.
Co dál s osobními údaji?
Jakékoli informace o uchazeči, které zaměstnavatel získává během výběrového řízení, jsou osobními údaji. Za osobní údaje se ale nepovažují jen takzvané identifikační a kontaktní údaje, ale i jakékoli další (popisné) údaje, například barva vlasů, záliby, povolání.
„V praxi se však zaměstnavatelé často snaží získávat na sociálních sítích informace, na které by se při pohovoru nebo v písemném dotazníku nemohli zeptat,“ říká advokátka Klára Valentová z kanceláře Vilímková Dudák & Partners.  |
Pozor ale na citlivé údaje. Ty mezi osobními údaji zaujímají speciální postavení. Zpracování citlivých údajů může mít pro kandidáta závažné důsledky a může vést k porušování základních lidských práv či k diskriminaci. Proto jsou citlivé údaje v zákoně přesně definovány a pro jejich zpracování platí přísnější režim než pro ostatní osobní údaje.
Citlivým údajem jsou:
- informace o národnostním, rasovém anebo etnickém původu
- politické postoje
- členství v odborových organizacích
- náboženství a filozofické přesvědčení
- odsouzení za trestný čin
- zdravotní stav a sexuální život
- genetický údaj
- biometrický údaj, který umožňuje přímou identifikaci nebo autentizaci osoby
Rodné číslo až při nástupu do práce
Zaměstnavatel může získávat před vznikem pracovního poměru tedy jen takové informace o kandidátovi, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy. Zaměstnavatelé však nezřídka již při výběrovém řízení vyžadují od uchazečů celou škálu osobních údajů, včetně rodného čísla, rodinném stavu a počtu dětí, zdravotním stavu.
Tyto údaje však pro samotné výběrové řízení nejsou nezbytné nebo je jejich vyžadování přímo zakázáno zákonem o zaměstnanosti. Některé osobní údaje (například rodné číslo) zaměstnavatel bude zpracovávat pro plnění svých zákonných povinností, ale až po vzniku pracovního poměru. Pokud jde o zdravotní způsobilost, je zaměstnavatel u všech úspěšných uchazečů povinen zajistit, aby se před uzavřením pracovní smlouvy podrobili vstupní lékařské prohlídce.
Osobní údaje může firma získávat nejen od samotných uchazečů, ale také od jiných osob. Jde například o reference od bývalých zaměstnavatelů nebo z veřejných zdrojů.
A co informace ze sociálních sítí?
Zaměstnavatel smí získávat informace o uchazečích tedy i prostřednictvím sociálních sítí, nicméně jen v určitém rozsahu. Může využít informace o školách, které uchazeč vystudoval, společnostech, ve kterých pracoval, o odborných znalostech, komunikačních schopnostech a dalších indikátorech pracovního výkonu uchazeče.
V praxi se však zaměstnavatelé často snaží získávat na sociálních sítích informace, na které by se při pohovoru nebo v písemném dotazníku nemohli zeptat. Sledují fotografie ze soukromého života a komentáře či příspěvky na různých diskuzních fórech.
Takový postup je v rozporu s právními předpisy a může být i diskriminační, pokud je například důvodem nepřijetí uchazeče zjištění, že je muslimem. Lidé se mohou bránit žalobou na ochranu před diskriminací podle antidiskriminačního zákona. Uchazeč také může podat podnět k příslušnému inspektorátu práce nebo úřadu pro ochranu osobních údajů. Zaměstnavateli mohou být uloženy až milionové pokuty.
O diskriminaci nestačí jen mluvit
Na druhou stranu, jestliže zaměstnavatel takto získané informace dále oficiálně nezpracovává, například se v databázi uchazečů informace získané prostřednictvím Facebooku nikde neobjeví, je těžké prokázat, s jakými informacemi personalisté pracovali. Tedy zda jedním ze zdrojů byly i sociální sítě, jak personalisté k informacím ze sociálních sítí přistupovali a zda byly tyto informace hlediskem pro výběr zaměstnanců.
V případě diskriminačních sporů je sice uplatňováno takzvané obrácené důkazní břemeno, což znamená, že zaměstnavatel musí prokazatelně vyvrátit tvrzení zaměstnance, že byl obětí diskriminace, ale zaměstnanec zase musí prokázat skutkové okolnosti, ze kterých usuzuje na diskriminační jednání. Nestačí tedy jen tvrdit, že důvodem nepřijetí do práce byla diskriminace.
V praxi tedy velmi záleží na samotných uchazečích, jakým způsobem chrání své údaje a soukromí na sociálních sítích. Pokud mají své profily se všemi informacemi veřejně přístupné, vystavují se nebezpečí, že jejich údaje budou zpracovány k nelegálním účelům.
Musíte být informováni
Při shromažďování osobních údajů je zaměstnavatel povinen kandidáta informovat o tom, v jakém rozsahu a pro jaký účel budou osobní údaje zpracovány, kdo a jakým způsobem bude údaje zpracovávat a komu mohou být zpřístupněny. Dále musí zaměstnavatel kandidáty poučit o jejich právech.
Pokud se zaměstnavatel rozhodne výběrové řízení neprovádět sám, ale prostřednictvím nebo za asistence agentury práce, bude ta v pozici tzv. zpracovatele, který může provádět buď celé výběrové řízení nebo jen jeho část. Firma musí uzavřít se zpracovatelem písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které je výslovně uvedeno, v jakém rozsahu, za jakým účelem a na jakou dobu se uzavírá, a také musí obsahovat záruky zpracovatele o technickém a organizačním zabezpečení ochrany osobních údajů.
Příklad: Zaměstnavatel uspořádá výběrové řízení na volnou pozici. Zveřejní inzerát s výzvou, aby případní uchazeči zaslali svůj životopis, a zároveň je na webových stránkách zaměstnavatele umístěn dotazník, který mohou uchazeči elektronicky vyplnit.
Po skončení výběrového řízení zaměstnavatel chce nadále zpracovávat osobní údaje některých neúspěšných uchazečů, které by rád oslovil v případě budoucích pracovních příležitostí. Za tímto účelem vytvoří databázi potenciálních kandidátů. Musí ale získat souhlas těchto uchazečů a také oznámit toto zpracování Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Pokud s tím uchazeč souhlasí, musí být informován o tom, pro jaký účel zpracování a k jakým osobním údajům je souhlas dáván a na jaké období. Takový souhlas musí být zaměstnavatel schopen prokázat po celou dobu zpracování, a proto je dobré mít vždy písemný souhlas s podpisem kandidáta.
Zaměstnavatel však také chce vést evidenci odmítnutých uchazečů včetně důvodu jejich nepřijetí. A to kvůli ochraně v případě soudních sporů s těmito uchazeči. V tomto případě nemusí získávat od uchazečů souhlas se zpracováním, protože se jedná o výjimku stanovenou zákonem, kdy zpracování údajů je nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů zaměstnance. Je však nutné splnit informační povinnost vůči těmto uchazečům.
Jestliže by zaměstnavatel pouze provedl výběrové řízení a životopisy nebo dotazníky všech nevyhovujících uchazečů by rovnou skartoval nebo jinak zlikvidoval, musí splnit pouze informační povinnost, například prostřednictvím svých webových stránek.
