Co je to datová schránka? Je to vlastně e-mailová schránka pro komunikaci se státem. „Zásadním rozdílem oproti e-mailu je ale fakt, že u datové schránky dochází k prokazatelnému doručování dokumentů. Jakmile je něco odesláno, je jistota, že to bude doručeno a také za doručené považováno. Je navíc jasné, co, kdo a kdy posílal,“ uvádí advokát Ondřej Preuss a doplňuje: „Na doručení zprávy do datové schránky může být adresát upozorněn zdarma e-mailem, či za drobný poplatek i prostřednictvím SMS zprávy.“
Rozdílem oproti e-mailu je, že přes datové schránky se vlastně neposílají zprávy, ale jen přílohy. K dispozici je tedy pouze hlavička zprávy a možnost přiložit dokument v jednom ze schválených formátů (například pdf či jpeg).
„Datovou schránku stát automaticky, a tedy povinně zřizuje obchodním společnostem a některým dalším podnikatelům, například advokátům, daňovým poradcům. Běžný živnostník či kdokoliv jiný si ji může zřídit na žádost dobrovolně,“ vysvětluje advokát Preuss.
Proč si zřizovat datovou schránku?
„Dříve jsem se často stěhoval a pošta mi dorazila na starou adresu. Ve výsledku to vedlo až k tomu, že jsem se dostal do exekuce, a to kvůli pokutě za jízdu načerno a drobnému nedoplatku na pojištění. Výzvy k zaplacení jsem si totiž nevyzvedl, protože jsem o nich nevěděl,“ uvádí Oskar Němec, který si službu pochvaluje. „Na poštu nemusím a nic neprošvihnu,“ dodává.
„Pro podnikající fyzické osoby může být také určitou nevýhodou povinnost podávat daňové přiznání i další dokumenty pro finanční správu výlučně prostřednictvím datové schránky,“ říká Ondřej Preuss, zakladatel webu Dostupnyadvokat.cz.  |
Datová schránka eliminuje jakoukoli úřední papírovou korespondenci, a člověk tak může s úřady komunikovat výlučně elektronicky. „Pokud si zřídíte datovou schránku, už vás nezaskočí nedoručená obálka s pruhem. Snad jedině chybou úřadu, proti které se lze bránit. Stát pak má totiž povinnost vše posílat jen elektronicky,“ uvádí advokát Ondřej Preuss.
K přístupu do datové schránky může její držitel navíc zmocnit i někoho dalšího, například v rodině, aby za něj vyřizoval úřední korespondenci. Zpráva zaslaná datovou schránkou nevyžaduje ani zaručený elektronický podpis, a je přesto považována za prověřenou. „Pokud tedy například odjedete na půl roku na Bali, můžete bez problémů podat daňové přiznání přes internet,“ vysvětluje Ondřej Preuss.
Přes datovou schránku výpis bodového hodnocení řidiče
Datová schránka je podle něj i klíčem k dalším vymoženostem portálů veřejné správy. Například jde o projekt CzechPOINT@home, který na systém datových schránek napojil několik státních registrů. Můžete si tak stáhnout výpis z rejstříku trestů nebo třeba výpis bodového hodnocení řidiče. Přes „datovku“ se dostanete i k ePortálu České správy sociálního zabezpečení, přes který podávají OSVČ Přehled o příjmech a výdajích.
„Ačkoli lze obecně zřízení datové schránky spíše doporučit, existují i rizika a nevýhody. Platí, že dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem přihlášení. Nepřihlásí-li se však nikdo do datové schránky, považuje se až na výjimky dokument za doručený uplynutím lhůty deseti dnů. Na to je třeba myslet,“ varuje Ondřej Preuss.
Pan Jan si zřídil datovou schránku a pak odjel na cesty. Vypustil to z hlavy a nenastavil si e-mailovou notifikaci. „Poštu mi řádně přebírala sekretářka, takže jsem žil bez starostí,“ vypraví Jan. „Po čase jsem si na datovou schránku vzpomněl a s hrůzou zjistil, že mezitím proběhl soud, který jsem prohrál.“
Pozor, maže se
Další nevýhodou, o které i mnozí podnikatelé často nevědí, je, že datové zprávy se po 90 dnech automaticky mažou. Lze si však přikoupit placenou službu České pošty Datový trezor pro jejich delší uchování, případně je jednoduše stahovat a zálohovat v počítači.
Pro podnikající fyzické osoby může být také určitou nevýhodou povinnost podávat daňové přiznání i další dokumenty pro finanční správu výlučně prostřednictvím datové schránky, pokud si ji dobrovolně zřídili. Za nedodržení této povinnosti a například podání daňového přiznání v písemné formě je udělována automaticky pokuta dva tisíce korun, ve výjimečných případech dokonce 50 tisíc. „Nevýhodou může být i možnost zneužití, ale zatím jsem se nesetkal s žádným případem útoku na zabezpečenou datovou schránku,“ komentuje to Preuss.
Zřídit datovou schránku je jednoduché. Stačí o ni požádat na Czech POINTu, který najdete na vybraných pobočkách České pošty a městských úřadech. S sebou musíte mít průkaz totožnosti a hned na místě je schránka zřízena či obnoven ztracený přístup.
