Středa 28. října 2020, Den vzniku samostatného československého státu
  • schránka
  • Přihlásit Můj účet
  • Středa 28. října 2020 Státní svátek.

Jak v práci správně používat e-mail, aby vaše zprávy nezapadly

E-maily patří ve firmách k hlavním komunikačním kanálům, ale ne vždy se elektronická pošta používá správným způsobem. Jak bezchybně psát zprávy a jak používat pracovní e-mailovou schránku, radí Erik Švarcbach z personálně-poradenské společnosti McROY.

Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

Pracovní versus soukromý e-mail

Firemní e-mail by pracovníci neměli používat k soukromým účelům a naopak. V řadě firem to vyžadují interní pravidla. Nejde jen o profesionální stránku, ale i o to, aby si pracovník neposílal na svou soukromou adresu pracovní poštu nebo dokonce data či firemní soubory.

Nebezpečné může být také zasílání soukromé pošty do firemní schránky. Na firemním serveru se totiž mohou objevit neprověřené soubory a data. Některé firmy zase striktně zakazují používání soukromého e-mailu v pracovní době.

Jaké oslovení zvolit

Především v nadnárodních společnostech mají pro e-mailové zprávy často přednastaveny formulace pro oslovení i rozloučení, aby byla komunikace jednotná. Někdy je součástí marketingu firmy používání neformálního oslovení křestním jménem.

Nepřehlédněte

Pokud firma taková pravidla nemá, záleží na pracovníkovi, jaké oslovení zvolí. V každém případě však nesmí opustit rámec slušnosti. U rozloučení je důležitou součástí podpis s kontaktními údaji. Ty mají být co možná nejpodrobnější, určitě nesmí chybět telefonický kontakt. Ne vše lze totiž vyřídit e-mailem.

Upozornění na dovolenou

Před odjezdem na dovolenou nesmí pracovník zapomenout na aktivaci upozornění na svou nepřítomnost. Jeho přímé okolí možná ví, že je na dovolené, ale další zaměstnanci firmy a samozřejmě i klienti už o tom často nemají tušení. Především v obchodní sféře je to naprostá nutnost.

S neformálností to nepřehánějte

V pracovních e-mailových zprávách není vhodné sklouzávat do přílišné neformálnosti. Nikdy nevíte, kdo všechno nakonec bude zprávu číst, komu bude dále poslána. Také používání emotikonů má své hranice. Rozhodně není vhodné posílat smajlíky nadřízeným nebo nejvyššímu vedení firmy. A to samé platí pro různé rádoby vtipné zprávy, které někteří lidé posílají na všechny možné kontakty. Ty patří vyloženě jen do soukromé e-mailové schránky.

Stále častěji z mobilu

E-maily se napevno zabydlely také v mobilních telefonech, což dále zrychlilo možnosti elektronické komunikace. Zásadní sdělení je však lepší psát z počítače. Pisatel se tak vyhne gramatickým chybám či překlepům. Navíc si zprávu může po sobě přečíst více v klidu kanceláře než při chůzi po rušné ulici. Při psaní zpráv z mobilu mají odesílatelé sklony ke stručnosti. Ani to není vždy na místě.

Kdy se e-mail nehodí

E-mailová komunikace je nástupcem dopisování či faxování. Neměla by proto být náhradou přímé osobní komunikace mezi lidmi ani nástupcem telefonu. Pro mnohé je totiž jednodušší napsat e-mail než absolvovat telefonický hovor nebo osobní setkání. Ne vždy je to v pořádku. E-mail funguje výborně jako potvrzení řečeného, k zaslání tabulky, nabídky, fotodokumentace či smlouvy. Anebo se hodí k zaslání stejného sdělení více příjemcům. Osobní kontakt však nikdy plně nenahradí.

Tip pro všechny, pro které byla jednička z češtiny těžko dosažitelnou metou: Pokud si je někdo vědom svých limitů v psaném textu, měl by raději telefonovat než psát.

Na co si dát také pozor

  • Pozor na přeposílání konverzace dalším adresátům, kterým původní informace nebyly určeny.
  • Stále ještě platí, že některé e-mailové schránky nezvládnou datově objemné přílohy. Hlídejte si proto velikost odesílaných zpráv.
  • Nezapomínejte vyplnit co možná nejkonkrétnější předmět zprávy. V záplavě e-mailů to příjemci usnadní rychlou orientaci.
Autor:
  • Nejčtenější

OSVČ a paušální daň: kdo na této novince vydělá a komu se nevyplatí

Poslaneckou sněmovnou úspěšně prošla paušální daň pro osoby samostatně výdělečně činné. Předloha teď míří do Senátu....

Vyjednával s kmeny v Africe. Perličky z životopisů a 7 rad, co do CV nepatří

Na internetu najdete tisíce návodů, jak správně napsat životopis. My vám dnes poradíme, co už je v životopise navíc a...

Svádí nerovný boj s covidem. Aby udržela svou kavárnu, zastavila byt

Pandemie tvrdě dopadá na mnoho lidí, kteří pracují v oborech, v nichž je proticovidová opatření připravila o zákazníky....

Krize jim umožnila výhodně investovat. Mladá rodina rozhodnutí nelituje

První vlna covidu v březnu a dubnu letošního roku přinesla významný propad cen na finančních trzích. Mnozí z investorů...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Nesnesitelná lehkost home office. Práce z domova není jednoduchá

Na jedné straně svoboda, na té druhé samota. Mnozí, kteří v březnu home office vítali, dnes sahají po antidepresivech....

ANALÝZA: Proč Čína v boji s covidem uspěla a Západ se zmítá v chaosu

Premium Zatímco Západ se potýká s druhou vlnou koronaviru, východoasijské země dokázaly virus porazit. Proč tomu tak je? Nejde...

Jsme rozvedení. Ještě nevím, zda se vrátím k dívčímu jménu, říká Koukalová

Premium Nepochopení, odsouzení. Konec vrcholové sportovní kariéry. Hledání práce. A ještě rozvod. Gabriela Koukalová (30) má za...

Dlouhodobý test Mazdy: karoserie se nám rozpadala před očima

Premium Historie provozu této Mazdy sice dokládá, že prevence se vyplatí, ale některé chyby výrobce se napravit nedají....

  • Další z rubriky

Když nenašla to, co chtěla, naštvala se a začala to vyrábět sama v kuchyni

Marta Kadlecová studovala dvě vysoké školy, ani jednu ale nedokončila. Prý pochopila, že k tomu, co chce dělat, titul...

Vyjednával s kmeny v Africe. Perličky z životopisů a 7 rad, co do CV nepatří

Na internetu najdete tisíce návodů, jak správně napsat životopis. My vám dnes poradíme, co už je v životopise navíc a...

KVÍZ: Vyznáte se v superhrubé mzdě a co by znamenalo její zrušení?

V poslední době je superhrubá mzda důležitým tématem, a to jak z pohledu zaměstnance, tak z pohledu státního rozpočtu....

Nesnesitelná lehkost home office. Práce z domova není jednoduchá

Na jedné straně svoboda, na té druhé samota. Mnozí, kteří v březnu home office vítali, dnes sahají po antidepresivech....

Nepanikařte, ale buďte opatrní. Osm znaků, že jste mohli prodělat covid-19

Druhá vlna koronavirové krize udělala z Česka, které tu první zvládlo celkem dobře, odpadlíka. Snad každý se bojí. Jsem...

Nečekaně zemřel moderátor Prima vařečky Daniel Kopál, bojoval s covidem

Ve věku 49 let zemřel moderátor Daniel Kopál, známý z pořadu o vaření Mňam aneb Prima vařečka. Bojoval s koronavirem....

Česko dál padá do covidové propasti. Má nejvíce případů i úmrtí na světě

Česko se pevně usadilo na špičce světových koronavirových statistik. Již delší dobu jsme mezi zeměmi, které mají...

NASA a vědci objevili na Sahaře a v Sahelu téměř dvě miliardy stromů

Na Sahaře a v oblasti Sahelu roste více stromů, než se předpokládalo. Tvrdí to mezinárodní vědecká studie, na níž se...

Česko je bohatší než Itálie a Španělsko, možná předběhne i Japonsko

Nejnovější data Mezinárodního měnového fondu ukazují, že Česká republika je poprvé ve své novodobé historii bohatší než...