Jak v práci správně používat e-mail, aby vaše zprávy nezapadly

aktualizováno 
E-maily patří ve firmách k hlavním komunikačním kanálům, ale ne vždy se elektronická pošta používá správným způsobem. Jak bezchybně psát zprávy a jak používat pracovní e-mailovou schránku, radí Erik Švarcbach z personálně-poradenské společnosti McROY.

Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

Pracovní versus soukromý e-mail

Firemní e-mail by pracovníci neměli používat k soukromým účelům a naopak. V řadě firem to vyžadují interní pravidla. Nejde jen o profesionální stránku, ale i o to, aby si pracovník neposílal na svou soukromou adresu pracovní poštu nebo dokonce data či firemní soubory.

Nebezpečné může být také zasílání soukromé pošty do firemní schránky. Na firemním serveru se totiž mohou objevit neprověřené soubory a data. Některé firmy zase striktně zakazují používání soukromého e-mailu v pracovní době.

Jaké oslovení zvolit

Především v nadnárodních společnostech mají pro e-mailové zprávy často přednastaveny formulace pro oslovení i rozloučení, aby byla komunikace jednotná. Někdy je součástí marketingu firmy používání neformálního oslovení křestním jménem.

Nepřehlédněte

Pokud firma taková pravidla nemá, záleží na pracovníkovi, jaké oslovení zvolí. V každém případě však nesmí opustit rámec slušnosti. U rozloučení je důležitou součástí podpis s kontaktními údaji. Ty mají být co možná nejpodrobnější, určitě nesmí chybět telefonický kontakt. Ne vše lze totiž vyřídit e-mailem.

Upozornění na dovolenou

Před odjezdem na dovolenou nesmí pracovník zapomenout na aktivaci upozornění na svou nepřítomnost. Jeho přímé okolí možná ví, že je na dovolené, ale další zaměstnanci firmy a samozřejmě i klienti už o tom často nemají tušení. Především v obchodní sféře je to naprostá nutnost.

S neformálností to nepřehánějte

V pracovních e-mailových zprávách není vhodné sklouzávat do přílišné neformálnosti. Nikdy nevíte, kdo všechno nakonec bude zprávu číst, komu bude dále poslána. Také používání emotikonů má své hranice. Rozhodně není vhodné posílat smajlíky nadřízeným nebo nejvyššímu vedení firmy. A to samé platí pro různé rádoby vtipné zprávy, které někteří lidé posílají na všechny možné kontakty. Ty patří vyloženě jen do soukromé e-mailové schránky.

Stále častěji z mobilu

E-maily se napevno zabydlely také v mobilních telefonech, což dále zrychlilo možnosti elektronické komunikace. Zásadní sdělení je však lepší psát z počítače. Pisatel se tak vyhne gramatickým chybám či překlepům. Navíc si zprávu může po sobě přečíst více v klidu kanceláře než při chůzi po rušné ulici. Při psaní zpráv z mobilu mají odesílatelé sklony ke stručnosti. Ani to není vždy na místě.

Kdy se e-mail nehodí

E-mailová komunikace je nástupcem dopisování či faxování. Neměla by proto být náhradou přímé osobní komunikace mezi lidmi ani nástupcem telefonu. Pro mnohé je totiž jednodušší napsat e-mail než absolvovat telefonický hovor nebo osobní setkání. Ne vždy je to v pořádku. E-mail funguje výborně jako potvrzení řečeného, k zaslání tabulky, nabídky, fotodokumentace či smlouvy. Anebo se hodí k zaslání stejného sdělení více příjemcům. Osobní kontakt však nikdy plně nenahradí.

Tip pro všechny, pro které byla jednička z češtiny těžko dosažitelnou metou: Pokud si je někdo vědom svých limitů v psaném textu, měl by raději telefonovat než psát.

Na co si dát také pozor

  • Pozor na přeposílání konverzace dalším adresátům, kterým původní informace nebyly určeny.
  • Stále ještě platí, že některé e-mailové schránky nezvládnou datově objemné přílohy. Hlídejte si proto velikost odesílaných zpráv.
  • Nezapomínejte vyplnit co možná nejkonkrétnější předmět zprávy. V záplavě e-mailů to příjemci usnadní rychlou orientaci.
Autor:

24. - 25. 5. proběhnou volby do Evropského parlamentu v České republice.
Celkem kandiduje 39 uskupení. S výběrem vám může pomoci volební kalkulačka.
Inventura hlasování zjistí, ke kterému současnému poslanci máte nejblíže.

Nejčtenější

Ztratila občanku a nepřevzala si dopis. Přišla tím o dům za miliony

Ilustrační snímek

Dávno už neplatí, že nepřebíráním pošty se vyhneme nepříjemnostem. Naopak. Včasnou reakcí na úřední sdělení můžeme...

Mzdy rostou, někde raketově. Kdo dostal letos přidáno nejvíce

Ilustrační snímek

Lektorkám, jeřábníkům, manažerům hotelů a dalším profesím se od Nového roku zvedají platy o tisíce měsíčně. Zato...

Majetek musí nahlásit notáři sami dědicové. A také uvést jeho hodnotu

ilustrační snímek

Smrt blízkého člověka je asi nejtěžší záležitostí, kterou nám život přináší. Neméně těžké chvíle pak nastávají v...

Kvíz: Zvládli byste to, co vaše děti?

Soutěže se zúčastnilo více než sedmdesát tříd.

Jak jsou na tom s finanční gramotností, to si mohli školáci ověřit v celoevropské soutěži European Money Quiz. V našem...

Komentář: Budeme mít v Česku čtyřdenní pracovní týden?

Ilustrační snímek

O zavedení čtyřdenního pracovního týdne v poslední době slýcháváme stále častěji, a to zejména v souvislosti s rostoucí...

Další z rubriky

Učaroval mu svět tenisek. Dnes jich ročně prodá za půl miliardy

Zakladatelem Footshopu je Peter Hajduček.

Na začátku byl klukovský sen mít vlastní e-shop s teniskami. Zdálo se to lehké, prostě postavit web a prodávat. Už...

Mzdy rostou, někde raketově. Kdo dostal letos přidáno nejvíce

Ilustrační snímek

Lektorkám, jeřábníkům, manažerům hotelů a dalším profesím se od Nového roku zvedají platy o tisíce měsíčně. Zato...

Diplomacii opustil a začal podnikat, aby dostal od života, co chce

Jan Hebnar

Jan Hebnar říká, že lenost má v sobě každý. I on sám. Zvládl ale vystudovat tři vysoké školy, má státnici ze tří jazyků...

Fakta o plánovaném navýšení rodičovského příspěvku

Fakta o plánovaném navýšení rodičovského příspěvku

Kurzy.cz Na podzim rodiče malých dětí do čtyř let dostali veřejný příslib o navýšení rodičovského příspěvku ze současných 220.00...

Najdete na iDNES.cz