Na internetu a v knihách o time managementu lze najít mnoho zaručených rad, jak si dobře zorganizovat čas. Některé jsou ale spíše mýty, které k produktivitě příliš nepomohou. Které ze zaručených rad stojí za pozornost a čím bychom se raději řídit neměli?
1. Mýtus Vše je potřeba dopodrobna naplánovat
Plánování má jistě svoje místo. Krátkodobé cíle potřebujeme k tomu, abychom věděli, co budeme dělat dnes nebo tento týden. Dlouhodobé cíle zase dávají krátkodobým cílům význam. Ale všeho s mírou. Plánování práce od začátku až do konce vytvoří nesmírný objem desítek a stovek pidi-úkolů, v jejichž moři si o produktivitě můžete nechat leda tak zdát.
Pokud vedete skupinu lidí, je pro ně ideální jednoduché krátkodobé zadání typu jeden úkol = jeden člověk = maximálně 2 až 3 podúkoly naplánované dopředu. Od vás se bude očekávat náhled dlouhodobý. Ale opět platí: příliš podrobné dlouhodobé plánování s sebou nese malou pružnost v případě, že je třeba udělat menší odbočku jinam.
2. Mýtus Neodkládejte na zítřek, co můžete udělat dnes
Představa, že všechno stihnete dnes, je nereálná, a pokud se o to chcete snažit, máte zaděláno na takzvané „vyhoření“. Nejprve přidáte jeden úkol, pak další a nakonec zjistíte, že pracujete 14 hodin denně a rodina vás vidí pouze tehdy, když si jdete pro čistou košili.
NepřehlédněteSháníte práci? Na jobDNES.cz naleznete každý den nové nabídky. |
Občas je třeba „zabrat“ a dotáhnout určitý projekt, nabídku, uzavřít obchod, ale potom byste měli zase nabrat tělesné i duševní síly. Manažeři mívají občas tendence se v rámci praktikování tohoto hesla přehlcovat na určité denní či noční hodiny prací, což vede často k jejich vyčerpání a neefektivitě v dalších dnech.
3. Mýtus Pracuj na tom tak dlouho, dokud to nedotáhneš
Cílevědomí lidé by měli umět dotahovat vše do konce. Nebo ne? Zkušení jedinci ale vědí, že občas je třeba něco vzdát, aby zůstali zaměření na to důležité. Na paměti mají takzvaný Paretův princip, známý také jako princip 80/20. Říká, že pětina toho, co děláme, nám přináší 80 % úspěchu. Důležité je tedy najít tu správnou pětinu úkolů.
Pokud něco dlouho odkládáte, vaše podvědomí to zařadí mezi irelevantnosti. Danou věc pak řešíte s nechutí, nezvykle dlouho a ještě ke všemu většinou špatně.
4. Mýtus Produktivita znamená udělat více práce za kratší dobu
Náš den má jen omezený počet hodin, stihneme omezené množství úkolů, schůzek, e-mailů, telefonátů. Průzkumy ukazují, že v klasické podnikové sféře lidé tráví jen 45 % času na svých hlavních úkolech. Téměř 15 % času jim vyplní e-mailová komunikace, dalších zhruba 15 % stráví na užitečných i méně užitečných poradách, 8 % připadá na rušivé vlivy z okolí i od kolegů. A zbytek jsou soukromé telefonáty, brouzdání po internetu.
Produktivní není ten, kdo toho udělá nejvíce, ale ten, kdo dokáže správně volit priority a stihnout to, co je opravdu důležité. A i když to někteří zaměstnavatelé neradi slyší, ti, kteří pravidelně zůstávají v práci dlouho do večera, výkonní a produktivní opravdu nejsou.
5. Mýtus Výkonný člověk zvládá multitasking - více věcí najednou
I když se to často traduje, ani ženy neumějí dělat více věcí najednou tak, aby se na všechny z nich soustředily. Reálně zvládneme multitasking u jednodušších úkolů, efektivní řešení složitějších záležitostí vyžaduje naši nedělenou pozornost. A snaha řešit více úkolů najednou zvyšuje míru stresu, což vede k většímu množství chyb a většinou také potlačení kreativity.
6. Mýtus Nicnedělání škodí, je to forma prokrastinace
Nedělám dost, jsem lenoch. Když přijdu z práce, musím pracovat ještě doma a stihnout resty. Občas se z produktivity stává posedlost. Uvědomte si ale, že pokud si neumíte občas opravdu odpočinout, nemáte pak „z čeho brát“ v době, kdy je třeba zabrat. Navíc jste často unavení, a to se zpětně odrazí na pracovním výkonu.
