Diskuse na chodbách jsou problém. Zlepšete komunikaci ve firmě

aktualizováno 
Co byste změnili ve své firmě? Na tuto otázku 80 % zaměstnanců odpoví, že komunikaci. Jak ji zlepšit, než se začnou kupit výpovědi, radí firmám Jitka Tejnorová z DMC management consulting.

Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

Mezi hlavní příčiny problémů v komunikaci patří:

  1. Nízká úroveň vedoucích pracovníků - manažeři jsou přepracovaní, zaměřeni více na své vlastní úkoly, neumí dostatečně delegovat, nestíhají kontrolovat výsledky práce podřízených, nepředávají včas nebo úplně informace, což ve firmách podporuje tzv. „chodbovou komunikaci“.
  2. Slabá podpora týmové spolupráce - zaměstnanci nejsou součástí důležitých projektů, každý si plní pouze své vlastní úkoly bez znalosti souvislostí a návaznosti na ostatní („to není můj problém“), zaměstnancům chybí přímá zpětná vazba a hledají důvody neúspěchu v práci ostatních.
  3. Chybějící pravidla - nejasné odpovědnosti a pravomoci otevírají dveře k alibismu, vleklým neřešeným problémům a „práci pro práci“.

Jitka Tejnorová

  • Ve společnosti DMC management consulting pracuje od roku 2002, v oblasti lidských zdrojů působí od roku 1994, byla HR manažerkou společnosti PPF a.s. a členkou představenstva Home Credit. 
  • Má střední školu, nástavbové kurzy zaměřené na hlubinnou psychologii, je proškolena na činnost lektorky. 
  • Je certifikovaná v modulu Job instruction a Job relations metodiky TWI a je spoluzakladatelkou metodiky FunnelMind.
Jitka Tejnorová

Všechny tyto faktory silně ovlivňují motivaci zaměstnanců. Pokud se dlouhodobě neřeší, přichází demotivace a výrazné snížení produktivity. Tento stav se vyskytuje opakovaně v každé společnosti, a to bez rozdílu velikosti či zaměření. Přichází nenápadně a mnohdy jej vedení začne vnímat až v okamžiku velkých problémů. Tedy když najednou začnou padat výpovědi na stůl, sníží se kvalita práce a zvýší nespokojenost zákazníků.

Už to není, co bývalo

Právě problém v komunikaci nedávno řešila jedna rodinná firma. Vznikala v kultuře vzájemné sounáležitosti, individuální odpovědnosti a iniciativy. Firemní kultura nesla nadšení lidí pro věc, rychlé řešení problémů, přátelskou atmosféru, ochotu pomoci druhému, vysokou motivaci. Pak se objevily problémy. Firma začala růst. Přirozený chaos už k řízení nestačil a začaly třenice odpovědností a pravomocí. Období, které se ve vývojových fázích týmů nazývá „bouře“.

Zaměstnanci měli pocit, že vše přestává fungovat, začali být nespokojeni s ohodnocením, stěžovali si na špatnou komunikaci a spolupráci, negativně hodnotili snahu nových manažerů o zavedení pravidel a systému. Zaznívala slova jako: „Už to není, co to bývalo. Máme problém v komunikaci.“ Málokdo, si byl ochoten připustit, že je to běžná a nutná fáze vývoje firmy. Jak ji úspěšně zvládnout?

1.Identifikace příčin

Zjistili jsme, že management byl zaměřen více na operativu než na řízení týmů. Pravidla neexistovala. Všichni spolurozhodovali a zajímali se více o odpovědnost ostatních. 

V této fázi je důležité pracovat se všemi odděleními ve společnosti. A většinou platí, že běžní zaměstnanci jsou blíže k řešení než management. Problémem bývá, že společnost není připravena přijmout “pravdu do očí“, snaží se problém zlehčovat nebo nazvat neřešitelným. Ochota připustit si, že dělám něco špatně, je nejčastější bariéra pro změnu. 

2.Cílový stav

Společně s vedením společnosti jsme se dohodli na cíli, tedy na tom, kam chtějí dojít. Pro společný cíl musí být motivováni všichni členové vedení. V tomto případě firma chtěla změnit přístup k zaměstnancům na nejnižší úrovni, zvýšit kvalitu manažerského týmu a zavést HR systémy, tedy péči o zaměstnance. 

V této fázi může být komplikace v podobě individuální nevyzrálosti některých členů vedení, kteří nejsou na změnu fungování společnosti připraveni. Většinou představují třetinu z celého vedení. Vytvářejí bariéry a hledají důvody, proč „to“ nejde. V této fázi je důležité reálně zhodnotit kvalitu manažerského týmu, učinit změny nebo zajistit jejich koučink.

3.Akce

Zajistili jsme manažerům koučink, také rozvojové programy pro všechny úrovně řízení, nabídli jsme projekty zaměřené na standardizaci práce, a pak také nová pravidla. 

I zde může dojít k problémům, a to, že se akce začne posouvat kvůli „důležitějším“ úkolům na pozdější dobu. A tak hrozí, že se celý plán změny v komunikaci bez úspěchu rozplyne. Akce může nabrat nežádoucí směr kvůli chybějící kontrole. Vložená energie nepřináší úspěch a motivace realizačního týmu pro další práci se snižuje. Pokud se nepodaří kvalitně vysvětlit podstatu programu, přichází „švejkovské plnění úkolů“. 

Jak to celé dopadlo? Společnost má akční plán, který je čtvrtletně revidován. Nyní každý ví, co má dělat, jakou má odpovědnost. Po roce firma navýšila obrat, zvýšila se motivace zaměstnanců, snížila se fluktuace a nemocnost. Projekt stále pokračuje, manažeři jsou pravidelně koučováni v manažerských dovednostech.

Autor:

Nejčtenější

Učaroval mu svět tenisek. Dnes jich ročně prodá za půl miliardy

Zakladatelem Footshopu je Peter Hajduček.

Na začátku byl klukovský sen mít vlastní e-shop s teniskami. Zdálo se to lehké, prostě postavit web a prodávat. Už...

Odbornice: Jít do hypotéky bez jediné našetřené koruny není rozumné

Lucie Drásalová, hypoteční a úvěrová analytička Partners

Centrální banka a ministerstvo financí chystají novelu zákona, která má mladým lidem do 36 let zajistit snazší přístup...

Na zakázce se nedohodli, přesto mu firma účtuje tři tisíce

Ilustrační snímek

Nefungující výrobek můžete vyměnit, špatnou práci reklamovat. Co ale dělat v případě, kdy pro vás řemeslník nic...

Češi sice brblají, ale zvyklostem v zahraniční firmě se přizpůsobí

Ilustrační snímek

K Němcům loajální, na Američany usměvavý, se Skandinávci kamarádský. Jaká pravidla a zásady musí český zaměstnanec...

Komentář: Budeme mít v Česku čtyřdenní pracovní týden?

Ilustrační snímek

O zavedení čtyřdenního pracovního týdne v poslední době slýcháváme stále častěji, a to zejména v souvislosti s rostoucí...

Další z rubriky

Co ve firmě udrží dobré zaměstnance a tahouny, aby nedali výpověď

Ilustrační snímek

Boj o zaměstnance ve firmách nepolevuje, a proto personalisté a vedoucí týmů vymýšlejí, jak si své pracovníky udržet....

Daňové úlevy u investičního životního pojištění mají omezené podmínky

Ilustrační foto.

Možnost daňových odpočtů v investičním životním pojištění je jistě pozitivní. Avšak čistě z hlediska dlouhodobého...

Pracovali jste v zahraničí? Možná máte nárok na dvě penze

Ilustrační snímek

Blíží se vám důchodový věk, v přehledu odpracovaných dob vám však pár let chybí. Možná jsou to roky, kdy jste pracovali...

Vzácná desetikoruna z roku 1993: Takhle ji poznáte, stojí až 30 tisíc

Vzácná desetikoruna z roku 1993: Takhle ji poznáte, stojí až 30 tisíc

Kurzy.cz Pokud patříte mezi šťastlivce, kteří ve své peněžence našli neobvyklou desetikorunu, zbystřete. Mince, která se do oběh...

Najdete na iDNES.cz