Pátek 27. listopadu 2020, svátek má Xenie
  • schránka
  • Přihlásit Můj účet
  • Pátek 27. listopadu 2020 Xenie

Deset návyků, kterými můžete zvýšit svou osobní produktivitu

Náš pracovní i mimopracovní čas je omezený. Jak tento čas využijete, záleží na vaší osobní produktivitě. Ta se dá zvýšit, pokud si osvojíte deset osobních návyků. Jak na to, radí psycholog Jan Urban.
ilustrační snímek

ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

Vysoká produktivita je výsledkem řady okolností: silné motivace, přirozeného talentu, vzdělání či tréninku, často však i podpory ostatních či určité dávky štěstí. Svou roli při ní hraje také fyzická zdatnost, zdravé stravování a dostatek spánku. Je však i plodem řady příznivých osobních zvyků.

Najděte si práci odpovídající vašim schopnostem na internetovém pracovním portálu jobDNES.cz

Patří k nim především ty, jež podporují naši motivaci, udržují nás ve svižném osobním tempu a čelí tomu, abychom své úkoly nechávali nedokončené, nebo je dokonce odkládali na neurčito.

Výší své osobní produktivity se lidé liší. Některým je více méně přirozená, jiní se o ni musí snažit. Zpravidla tím, že některé své méně příznivé návyky změní a osvojí si ty, které jejich produktivitu posílí.

Vnitřní motivace

Jedním z klíčových faktorů osobní produktivity je duševní energie, plynoucí z naší vnější i vnitřní motivace. Na rozdíl od té vnější, tedy snahy dosáhnout určité odměny, bývá ta vnitřní většinou spolehlivější. Závisí totiž především na nás a naší snaze vykonat něco smysluplného, například práci, které si vážíme. Často jde o práci, která je pro nás dokladem našich schopností, a zvyšuje naše hodnocení sebe sama.

Jan Urban (1953)

  • Je autorem řady publikací, z článků, které několik let publikoval na iDNES.cz, vznikla jeho nejnovější kniha Vezměte život do svých rukou.
  • Věnuje se personálnímu a manažerskému poradenství a firemnímu vzdělávání.
  • Je absolventem VŠE Praha a Filozofické fakulty UK, obor psychologie práce a řízení.

„Platy některých státních úředníků, především těch vedoucích, u nás patří k...

Když je tato motivace silná, a upíná se k dlouhodobějším cílům, vede nás často i k vykonání věcí, které samy příliš zajímavé nejsou. Někdy i činností svou povahou spíše nudných. Jde však o úkoly přispívající k dosažení osobně významného dlouhodobějšího cíle, na kterém nám záleží.

Pokud takový cíl či dokonce několik cílů máme, stáváme se produktivnější. K jeho vytvoření nám často pomůže, když si takový cíl živě a plasticky představíme, a pokusíme se překonat pochybnosti, které nám našeptávají, že „na něj nemáme“. Tyto pochybnosti lze překonat tak, že si vybavíme, čeho všeho jsme již dosáhli, a které schopnosti nám tak i v budoucnu k dosažení cíle napomohou. Často pomůže i to, když si rozdělíme dlouhodobý cíl na cíle kratší.

Rušivé faktory

Ani silná vnitřní motivace spojená s vrozeným talentem či získanými schopnostmi nemusí však k vysoké produktivitě stačit. Bránit jí mohou zvyky, které nás od důležitých činností a rychlejšího tempa práce odvádějí.

Je jich řada, a často si je neuvědomujeme. Patří k nim třeba sklon nadměrně a zdlouhavě hovořit, mnohdy ve snaze naslouchat sám sobě. Nebo sklon zaměstnávat se činnostmi, které k ničemu podstatnému nevedou. Někdy jde o tzv. zástupné činnosti, jejichž cílem je vzbudit dojem, že jsme plně zaneprázdněni.

Může však jít i o zvyk přecházet, někdy doslova roztěkaně „skákat“, z jedné činnosti na druhou, aniž bychom je dokončili. Našemu mozku totiž „přepnutí“ z jedné činnosti na druhou většinou určitou chvíli trvá, a tím naše produktivita trpí. Obdobným hendikepem je i zvyk vykonávat více věcí najednou. I tento zvyk totiž ve skutečnosti znamená, že dané činnosti vykonáváme střídavě.

Pokud chceme být produktivnější, je vhodnější vykonávat důležité úkoly jeden po druhém, a plně se na ně soustředit. Mimo jiné i proto, abychom zabránili tomu, že některý z nich ponecháme nedokončený.

Častou roli při poklesu naší produktivity hrají i vnitřní i vnější vyrušení, vůči kterým se nedokážeme či dokonce nechceme bránit, a mnohdy je dokonce vítáme. Řadu z nich mají na svědomí informační technologie. Tytéž technologie sice dokážou naši produktivitu podstatně zvýšit, ale mohou působit i rušivě a často se stávají spíše překážkou.

Deset způsobů, jak svou produktivitu zvýšit

Máme-li možnost řídit si svou práci z větší části sami (k čemuž současná doba, rozšiřující práci z domova, citelně přispívá), můžeme svou produktivitu většinou řadou poměrně jednoduchých způsobů zvýšit. Pokud tuto možnost nemáme, například proto, že nás řídí šéf, který má sám se svou produktivitou potíže, měli bychom se zamyslet, zda jej nezměnit. Především proto, abychom jeho zvykům nepodlehli.

K jednoduchým způsobům, jak svou produktivitu zvýšit, patří především následujících deset.

1.Stanovte si termín

Termín, do kdy byste měli svou práci dokončit, zvyšuje disciplínu, a napomáhá stanovit si priority. Všiml si toho již v 50. letech minulého století profesor Parkinson, který konstatoval, že naše práce má sklon vyplňovat veškerý čas, který pro ni máme k dispozici.

Časový termín je třeba stanovit s rozumnou náročností a zároveň realisticky. Pokud nemáte s danou činností příliš zkušeností a nechcete se zbytečně stresovat, stanovte si limit delší. Když jde o činnost zcela novou, pak většinou neuděláte velkou chybu, pokud odhadnutý čas, který na ni budete potřebovat, vynásobíte dvěma.

2.Uvědomte si význam své činnosti

Pro povzbuzení motivace je namístě si připomenout, jakou má daná činnost pro vás i ostatní význam. A to z krátkodobého i dlouhodobějšího hlediska.

Uvědomte si i to, co vás na dané práci baví, co vám přináší, proč je důležitá pro další rozvoj vašich schopností, pro vaši kariéru, i to, jak dobří při vykonávání této činnosti jste.

3.Omezte všechna vyrušení

Když jde o činnost, na které vám skutečně záleží, měli byste omezit všechna vyrušení, která mohou vaši produktivitu snížit. Vypněte aspoň na čas telefon, omezte své pokušení kontrolovat každých pár minut e-mail a nerozptylujme se ani tím, že byste sledovali internet častěji, než je nutné. Pokud je to možné, dejte všem spolupracovníkům najevo, že jste si pro důležitý úkol vyhradili určitý čas, a že se jim rádi budete věnovat později.

Naši snahou by mělo být se na svou činnost skutečně koncentrovat. Každá hodina nerušené a soustředěné práce přináší totiž lepší výsledky než několik hodin práce, kterou častou chvíli z nejrůznějších důvodů přerušujeme.

Neznamená to pochopitelně, že bychom měli pracovat bez přestávky. Neměli by však být příliš dlouhé a měli bychom je věnovat spíše fyzické, než psychické činnosti.

4.Podobné úkoly dělejte ve společném čase

Když je v rámci úkolu potřeba provést například několik telefonátů a napsat několik e-mailů, naplánujete si je na určitý společný čas. Vaše práce tak bude produktivnější.

5.Co řešit na počátku pracovního dne

Činnosti, kterých se obáváte nebo máte sklon je odkládat, vykonejte hned na počátku pracovního dne. 

Získáte tak energii k úspěšnému provedení úkolů dalších, často i náročnějších. Zároveň se zbavíte vědomých či podvědomých pocitů viny, že jste danou práci ještě nevykonali. Tyto pocity vás tak nebudou během dne zbytečně rušit.

6.Využijte váš nejvýkonnější čas

Náročné činnosti si naplánujte tak, abyste je mohli vykonat v čase své nejvyšší denní výkonnosti. Většinou to bývá dopolední čas, zhruba hodina poté, kdy jste začali pracovat, a odpolední čas, následující zhruba hodinu po obědě.

7.Za důležité úkoly se odměňte

Když se pustíte do náročného úkolu, slibte si, že se po jeho dokončení odměníte. Tím zvýšíte svou motivaci. Odměnou může být cokoli, co je pro vás příjemné, například i úkol, na kterém pracujete rádi.

8.Rozdělte si práci na dílčí úkoly

Pokud máte problém zahájit práci na určitém úkolu, rozdělte si jej do několika menších úkolů. A to nejlépe písemně. Na prvním dílčím úkolu začněte hned pracovat. Práci na dalším si pak naplánujte na pozdější dobu a nenuťte se pracovat na něm hned poté, co jste dokončili první dílčí úkol.

9.Denní plánování dělejte v předstihu

Seznam úkolů, které chcete určitý den vykonat, si vytvořte vždy na sklonku předchozího dne. Zabráníte tak situaci, kdy vám na začátku pracovního dne nezbude na denní plán dostatek času. 

Seznam úkolů si pak rozdělte do dvou částí. První by měly tvořit úkoly důležité, na které si vyhraďte určitý blok nerušeného času, druhou pak úkoly, které je třeba vykonat v určitém čase či úkoly s menší prioritou, které lze vykonat v zásadě kdykoli.

10.Pěstujte svou produktivitu

Své produktivitě věnujte trvalou pozornost. Například tím, že si během svého pracovního dne budete opakovaně klást otázky typu: 

  • „Věnuji se skutečně tomu, co má pro mé cíle největší význam?“
  • „Nevěnuji se své současné činnosti jen proto, že mě baví, i když žádný význam nemá?“
  • „Dokážu čelit vyrušením, a to i těm, která jsou pro mě příjemná?“ 
  • „Vyjadřuji se skutečně jasně a stručně a vyžaduji to i od ostatních?“
Autor:
  • Nejčtenější

Komu se vyplatí pracovat na dohodu a jak se to může dotknout penze

Práce na dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti je oblíbená nejen mezi studenty nebo penzisty, ale je...

Kvíz: Velké opáčko z finanční gramotnosti je tady. Troufnete si?

Finanční záležitosti řešíme prakticky každý den, měli bychom tedy znát alespoň základní pojmy. Otestujte se, jak jste...

I přes mnohé překážky se nakonec k vysněné práci dostala. A má úspěch

Od mládí tíhla k umění, doba byla ale taková, že vystudovala ekonomku, podle rodičů byla pro život jistější. Pak se...

K uzavření stavebního spoření je nejvhodnější čas. Zmapovali jsme nabídku

Pokud již stavební spoření máte a platby posíláte jednou ročně, nezapomeňte peníze poslat v termínu. Pro ty, kteří se...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Mnoho firem je v krizi. Jiným ale doba tak trochu nahrála

Těžký propad, nebo raketový růst – takový je letos vývoj u mnoha firem. Podle toho, jestli jsou z oborů zasažených...

Den se zaměstnanci pohřební služby: poslední rozloučení má dnes jiná pravidla

Premium MF DNES rozptyluje mýty o pohřebnictví v době koronaviru. Pohřeb do země možný je, i když se úplně nedoporučuje. O čem...

Jak vydržet v ledové vodě? Finta je jednoduchá, popisují otužilci

Premium Klepat se zimou tak, že si nedokážete zavázat ani tkaničky u bot, a přitom se tomu smát? I to dokáže koupání v ledové...

Miliardář Dědek o Pardubicích, krizi, (ne)fungování extraligy i Jágrovi

Premium Jeho jmění se odhaduje na čtyři miliardy korun, podle magazínu Forbes je 54. nejbohatší Čech. Na přelomu roku se Petr...

  • Další z rubriky

I přes mnohé překážky se nakonec k vysněné práci dostala. A má úspěch

Od mládí tíhla k umění, doba byla ale taková, že vystudovala ekonomku, podle rodičů byla pro život jistější. Pak se...

Je výhodnější ukončit nebo přerušit podnikání? A na který úřad musíte?

Opatření proti šíření koronaviru letos již podruhé uzavřela řadu provozoven a mnozí drobní podnikatelé se tak dostali...

Sedm signálů, podle kterých rozpoznáte šarlatány od odborníků

Premium Dokážete rozpoznat skutečné odborníky, kteří o určité věci něco vědí? Nebo dopřáváte sluchu i těm, kteří se jako...

Mnoho firem je v krizi. Jiným ale doba tak trochu nahrála

Těžký propad, nebo raketový růst – takový je letos vývoj u mnoha firem. Podle toho, jestli jsou z oborů zasažených...

Jsem znechucená, říká Eva Burešová, kterou vyfotili s Forejtem z MasterChefa

Eva Burešová (27) a Přemek Forejt (33) byli společně vyfoceni, jak vycházejí z domu, kde herečka bydlí. Hvězda seriálu...

Ordinace v růžové zahradě za půl roku skončí, co seriál nahradí?

Po více než patnácti letech od okamžiku, kdy padla první klapka, začal tvůrčí tým seriálu Ordinace v růžové zahradě 2...

Příběh Denisy: Manžel mě ignoruje, mám dva milence

S manželem jsme svoji osm let, máme dvě děti. S tím mladším jsem teď doma. Muž je věčně v práci a na nás nemá čas....

Tahák: 20 klávesových zkratek, o nichž jste možná neměli ani potuchy

Uživatelé Windows jistě znají notoricky známé klávesové zkratky jako Alt + F4, Alt + Tab, Windows + E, Windows + C,...

Kapitán je na tahu, bude šach mat, oznámil po líbánkách Pavel své ženě

Psycholožka, terapeut a genetička vybrali na základě testů i DNA mezi více než patnácti sty přihlášenými jednotlivci...