Předmět správného e-mailu je výstižný
Nemusí to být nutně jediné slovo, klidně i několik. Čtenář e-mailu dobře zvládne i základní informaci do sedmi slov. Z předmětu musí být co nejvíce jasné, o čem to je a co se od příjemce chce. Když je tam jenom pouhé "Re“, naznačující odpověď, nebo dokonce žádný předmět, jak to potom bude člověk hledat třeba za pár týdnů, když vyvstane potřeba k určitému konkrétnímu e-mailu se vrátit? Pomalu!
Což nechceme. Bez pečlivé formulace předmětu píšeme tedy jen stálým pracovním partnerům v předem jasných rutinních záležitostech - a to jen takové e-maily, které lze hned po přečtení s klidem odstranit, smazat.
|
Cíle e-mailů jsou nejčastěji těchto tří druhů:
|
Dbejte při psaní, ať je to příjemci jasné
O stručnosti, pravdivosti a srozumitelnosti by snad ani nebylo třeba mluvit, kdyby neexistovalo veliké procento e-mailů, které tyto vlastnosti nemají. Těm špatným e-mailům, které se zde prohřešují, můžeme říkat "zakomplexované e-maily“. Jde tedy spíše o to, že zakomplexovaní jsou jejich pisatelé.
Pište kratší věty
Vzpomeňte, milí čtenáři, na nějakého hlupáka ze svého okolí - není to tak těžké a jde to obdivuhodně rychle. Platí o něm toto: čím je hloupější obecně, tím se snaží svou hloupost a z ní vyplývající komplex zastírat, utajit. Vyvolat ve vás i v jiných pocit, že je naopak chytřejší, až nejchytřejší. A to se projevuje v jeho e-mailech: příliš dlouhá souvětí. Přemíra cizích výrazů. Ne že by každý odborný výraz byl špatný, ale on je prostě nadužívá. Zbytečná nabobtnalost textu e-mailu i příloh. Hlupák chce vyslat světu signál: To jsem si s tím dal práci! Velebte mne, oceňujte, přidejte mi do oddělení lidi a peníze...
Ke špatným e-mailům jsme se vlastně dostali už v předchozích řádcích. Kromě zakomplexovaných existuje další velká kategorie špatných e-mailů: alibistické kopie.
Autor e-mailů s alibistickými kopiemi rozprašuje e-maily všem možným dalším osobám včetně adresáta. Jako by tvrdil: "Já jsem to poslal všem. Já jsem nic nezanedbal...“ No jo, ale zanedbal základní úctu k času příjemců kopií. Uvažoval aspoň vteřinu, zda je vůbec v silách všech těchto příjemců si to přečíst? Uvažoval, že může být jedním z mnoha, kteří toto dělají? Vy uvažujte - a kopiemi šetřete.
Dobrý odesílatel se totiž při psaní chvěje hrůzou, zda v jeho e-mailu není ani jeden odstavec navíc, zbytečný. Dobrý odesílatel by se v noci obracel na posteli a nespal tíží zlého svědomí, že vám příjemcům zbytečně ukradl čas. Z jeho e-mailů to prostě musí být znát. Celé se to jmenuje ohleduplnost.
Zastavte se a nebuďte zmatení
No a konečně je zde kategorie "e-maily uspěchaně chybné a zmatené“. Vyskytují se hlavně v situacích, kdy původním iniciátorem korespondence jste vy - a autor uspěchaně a zmateně odpovídá na váš předchozí e-mail. Činil tak nejspíše v chvatu a letu, hlavu zatíženou mnoha jinými starostmi. Ten jeho spěch a stres se pozná hlavně podle toho, že takzvaně "nepokryje všechny vaše body“. Vy jste po něm chtěli pět věcí. On usoudil, že dvě z nich jsou důležité, a zareagoval. A že ty zbylé jsou nicotné, že prostě nestojí za jeho reakci. Ale třeba to jsou pro vás právě nejdůležitější body. Takže - ztlumíte vztek, přinutíte se ke zdvořilému tónu a urgujete a čas běží.
A proto: reagujte na všechny body toho, kdo vám píše e-mail a kdo v něm něco chce. E-mail je v tomto smyslu komunikace jako každá jiná včetně komunikace osobní z očí do očí. Važte si člověka u cílového počítače - a on si (ve většině případů) bude vážit vás.
