Chyťte svého zloděje času a zatočte s ním!

  10:00aktualizováno  10:00
Snad každý v práci občas podlehne pocitu, že tohle už se prostě nedá stihnout. Zvláště lidé na odpovědných pozicích mají důvod si zoufat ­ jejich čas je i časem druhých. Co dělat pro to, aby se vedoucí pracovník stal pánem svého času?

Záběr zjednoho pracovního dopoledne: manažer sedí před počítačem zabrán do práce. Podřízení u jeho stolu připomínají roj včel sletávajících se ke královně. Netrpělivě podupávají nohou ve frontě na vysvětlení úkolů či vyřešení problémů. Manažer má sotva chvilku, aby zvedal neustále zvonící telefony. Navíc hovory nic neřeší, zbytečně se protahují. I takový pracovník má stejně tolik času jako jiní. Jen s ním neumí správně zacházet.

Jak zkrotit čas i vztahy

K vyrušování návštěvami a telefonáty dochází z prostého důvodu, z potřeby komunikovat. "Dobrý manažer je komunikující manažer. Nemám dobrou zkušenost s manažery v nedobytných pracovnách za neprůstřelnými sekretariáty," říká Luděk Pfeifer ze společnosti manažerského poradenství M. C. Triton. Dodává, že tato komunikace však musí mít řád.

Ředitelka školicí firmy Centrum dohody Alice Hamplová doplňuje, že je třeba, aby si každý určil priority, podle kterých bude na vyrušování reagovat. Pokud chtějí kolegové řešit osobní záležitosti, může je vedoucí pracovník odkázat na jinou dobu. "Nejčastější vyrušování je také často spojeno s neschopností odmítnout," míní Alice Hamplová.

A co řeč těla?

Nejistý nebo plachý vedoucí pracovník mívá sklony spoléhat na neverbální naznačování nezájmu: významné pohledy na hodinky, podupávání nohou a jiné projevy nervozity. Pro vnímavého člověka to jsou velmi nepříjemné signály, necitlivému komunikačnímu partnerovi to nepomůže. Pokračuje v rozhovoru klidně dál. Nejúčinnější je otevřeně říci, že o všem podstatném jsou účastníci jednání už dohodnuti a že jednání je u konce. 

Souvisejici článek, který se věnuje tématu nedostatečné komunikace českých manažerů naleznete ZDE.

Toto vyjádření lze podtrhnout jasným neverbálním projevem, jako je například složení materiálů použitých během jednání, jejich zavření do aktovky, odsunutí židle a podobně. "Můžeme partnera několik minut před vypršením času upozornit, že nám zbývá již jen krátký čas, a je tedy potřeba dohodnout poslední detaily. Právě toto může být psychologicky důležitým momentem, který ne zcela produktivní jednání posune konstruktivním směrem k dohodě," připomíná Alice Hamplová.

Telefonujte úsporně

Čas jsou peníze a v případě telefonátů to každá firma pociťuje na účtech. Proto je dobré zvážit důležitost hovoru. "Když už mám pocit, že hovor nespěje k nějakému závěru, využiji sebemenší pauzy a co nejslušněji skočím tomu druhému do řeči. Snažím se pak převzít iniciativu, vyjasnit, co je cílem telefonátu, a vrátit dotyčného k tématu," říká manažer společnosti Eurotel Ladislav Štěrba. A jedná správně. Časté používání výmluv typu:

"Musím už končit, mám moc práce", "zvoní mi další telefon" a podobně působí nedůvěryhodně, a navíc neprofesionálně. Taktické je o nedostatku času informovat volajícího již na začátku hovoru ­ není pak překvapen, když dotyčný požádá o jeho ukončení. Když si manažer takto vymezí čas na "rušivé elementy", nezbývá mu než se vrhnout na nejdůležitější pracovní úkol (obvykle je to ten, do kterého se mu nechce). Ale už římský básník Quintus Flaccus Horatius pravil: Kdo začal, půl díla vykonal...

Jak získat čas

1. Vyhradit si "svatou hodinku" na klíčová témata denní agendy. Naučit okolí tuto klidnou hodinu respektovat. Je dobré, má-li svůj stálý čas.
2. Vychovat podřízené k samostatnosti a odpovědnosti za čas nadřízeného. Především je naučit rozlišovat důležité od naléhavého.
3. Projevit ochotu jednat o řešeních, nikoliv o problémech.
4. Správný manažer se nechá vyrušit pouze důležitými a neodkladnými záležitostmi.


Autor:

Daňové přiznání 2019

Do 1. dubna musí podat daňové přiznání osoby samostatně výdělečně činné, ale i zaměstnanci (více zde). Využijte interaktivní formulář pro daňové přiznání za rok 2018.

Nejčtenější

Daňové přiznání za rok 2018: využijte chytré interaktivní formuláře

Ilustrační snímek

Vyplnění daňového přiznání není pouze záležitostí živnostníků a podnikatelů, ale často jej podávají i zaměstnanci....

Na dovolené v Rakousku rozbili drahý servis. Naštěstí byli pojištění

Jako je nutné si včas rezervovat zimní dovolenou, je nutné si včas sjednat...

Se dvěma malými syny vyjeli nedávno lyžovat do Rakouska. Před odjezdem se nechali pojistit a udělali dobře. Devadesát...

Vyrábějí jedinečné výrobky z kůže. A stačí jim k tomu baťovské stroje

Brašnářství Tlustý

Ivan Petrův je vystudovaný právník a 15 let řídil softwarovou firmu. Před sedmi lety ovšem svět IT opustil a vrhl se do...

Osm praktických rad, které vám pomohou zhodnotit úspory

Ilustrační snímek

Máte 100 či 500 tisíc a nevíte, jak s nimi naložit? Péče o majetek je dřina a dělat v tom chyby se nevyplácí....

Makléř inzeroval byt bez vědomí majitele, aby shrábl tučnou provizi

Ilustrační snímek

Koupit byt do osobního vlastnictví není levná záležitost a vyžaduje to mít i určitou obezřetnost. Zvlášť v případě,...

Další z rubriky

Znalost cizích řečí přináší lepší práci. Jaké jazyky jsou žádané

Ilustrační snímek

Znalost jakéhokoli cizího jazyka výrazně zvyšuje šance na atraktivní pracovní místo. Jaké jazyky jsou nyní žádané a na...

Stereotyp i častější nemoci. Psycholog radí, kdy je čas změnit práci

Ilustrační snímek

Uvažujete o tom, že změníte práci? Na které otázky byste si měli odpovědět, než se rozhodnete z firmy odejít, poradí...

Vykouřila se vám z hlavy slovíčka, která jste už znali?

I vám se vykouřila většina slovíček cizího jazyka, který jste se kdysi učili, z...

Studovali jste kdysi nějaký cizí jazyk, ale protože jste jej dlouho nepoužívali, máte nyní problém se domluvit. Nic...

BREXIT – Velká Británie na koni ?

BREXIT – Velká Británie na koni ?

Kurzy.cz Podívejme se spolu na Brexit z úhlu, ze kterého je zřejmé, že odchod Velké Británie z EU nemusí pro Spojené království ...

Najdete na iDNES.cz